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Synchronisation avec Outlook

Extrabat n’est pas prévu pour fonctionner avec Outlook, le protocole de synchronisation (Caldav) est différent.

Certain de nos clients ont malgré tout réussi en installant le logiciel :

https://sourceforge.net/projects/outlookcaldavsynchronizer/

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Avoir accès à ses rendez-vous sans avoir accès à Extrabat

Il est indispensable de faire la synchronisation

– pour Apple, cliquez ici,

– pour Android, cliquez ici,

puis ne pas oublier d’activer

1) Alertes par défaut,

2) Evénements,

3) 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendez-vous avec le nom du client, son adresse, ses téléphones ainsi que son e-mail.

 

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Prendre un rendez-vous commercial

YOUTUBE_minPrendreRDVComClient

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Mettre un raccourci sur son écran d’accueil sur smartphone ou tablette Apple

Vous ouvrez l’application et vous allez sur votre agenda.

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Une fois sur celui-ci, vous cliquez en haut à droite sur l’icône Rectangle avec une flèche vers le haut et vous cliquez sur le + sur l’écran d’accueil

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Cela vous crée un raccourci sur votre écran d’accueil.

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Mettre un raccourci sur sa tablette ou smartphone Android

Vous allez dans l’application et vous cliquez sur votre icône Agenda.

Une fois sur votre Agenda, vous cliquez en haut à droite sur les trois points verticaux et vous sélectionnez Page

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Puis vous cliquez sur Ajouter à l’écran d’accueil

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Votre raccourci Agenda est crée.

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NB : Pour les techniciens, nous vous conseillons de mettre aussi un raccourci Message (Écrire un message), ce qui leur fera gagner du temps pour des envois de message à plusieurs personnes (technicien, administratif, commercial, conducteur de travaux, gérant) avec la fiche client relié et historisation de tous les messages sur la fiche contact.

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Comment donner les droits à un utilisateur à mon agenda (consulter et/ou Modifier)

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Une plannification plus rapide

Depuis le planning, planifiez vos chantier d’un simple clic !

  1. Vous cliquez sur la case de la tâche à planifier (ex. Pose liner)
  2. Vous cliquez sur « Nouveau RDV »
  3. Cliquez/Déplacez le RDV sur l’agenda du technicien concerné

planning_popinPour plus de lisibilité, nous avons également enlevé le 0 et le 1 qui étaient présents dans les cases du planning.

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Créer une alarme pour les rendez-vous (commercial, sav, services, planning)

Depuis l’agenda, lors de la création ou la modification d’un RDV, vous pouvez maintenant programmer une ou plusieurs alarmes.

Elles seront synchronisées avec votre smartphone ou votre tablette, et Extrabat vous enverra un e-mail à l’heure de l’alarme.

Vous pouvez également programmer des alarmes pour les interventions planning, les SAV ou les Services, via l’icône clock_black.

Ci-après une capture globale :

capture alarme

 

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Associer un rendez-vous à plusieurs utilisateurs et sur plusieurs jours

Lorsque vous cliquez sur la bulle Agenda   agenda    afin de fixer un rendez-vous via l’onglet planning, Sav ou services, vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs utilisateurs (en cliquant sur les noms) et de prolonger les dates. agenda

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Je ne peux pas modifier l’ agenda

Quand vous êtes sur l’agenda,       agenda
à gauche vous avez la liste des utilisateurs il faut que le nom soit en gras afin de  pouvoir mettre un rendez-vous ou le modifier.
NB : Le fait de cocher l’utilisateur ne suffit pas, cela sert à sélectionner plusieurs agendas afin de les mettre soit côte à côte en vue multi-utilisateurs ou soit de les superposer en vue semaine ou hebdomadaire

 

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