Dossier client - Page 3 sur 4 - Extrabat - Le Blog

Catégorie :Dossier client

Comment fusionner deux fiches clients ?

  1. Tout d’abord, choisir la fiche client que vous ne voulez plus (celle qui a le moins d’informations voire le moins de pièces commerciales) et lui affecter le statut Corbeille (elle disparaitra à ce moment là du moteur de recherche et de la gestion commerciale)

PS : Vous pourrez la retrouver si besoin en cliquant sur la bulle Gestion clients et Corbeille.

Corbeille

Si vous voulez récupérer des pièces commerciales sur celle qui est en corbeille

  1. Cliquez dans la bulle Gestion clients et Cliquez sur Corbeille (CTRL F afin de rechercher plus rapidement dans la liste Corbeille)
  2. Cliquez sur le porte doc du client concerné
  3. Téléchargez les pièces commerciales ou documents et enregistrez les sur votre bureau,
  4. Puis allez dans le dossier de votre client et importez les pièces que vous avez enregistré sur votre bureau

fusion fichiers

 

 

 

Comment afficher une question complémentaire sur ma page d’accueil ?

Vous pouvez créer des questions complémentaires qui se remplissent via la fiche contact.
Il est possible par rapport à toutes ces questions que vous désiriez en afficher une ou plusieurs sur votre page d’accueil.
Pour cela, il vous suffit lors de la création ou mise à jour de cette question de cliquer sur le bouton « Afficher sur la page d’accueil du client  »

Afficher sur ma page d'accueil

Comment changer votre mot de passe

En premier, vous devez avoir le droit de Paramétrer les comptes utilisateurs puis vous cliquez sur Outils –> Paramétres –> Utilisateurs.

Une fois que vous avez cliqué sur le nom de l’utilisateur, vous pouvez changer le mot de passe (sous la signature)

changer le mot de passe

PS : nous vous conseillons de mettre dans votre nouveau mot de passe, une majuscule, un caractère numérique et un caractère spécial comme @!€

Attribuer une action à un collaborateur

Sur la fiche client, vous cliquez dans le menu à gauche « Actions »

Vous sélectionnez :

– la date à laquelle vous voulez être alerté,
– le type d’action,
– partager cette action (afin d’informer un collègue) et/ou
– attribuer cette action à un collaborateur

action

Une fois que vous cliquez sur votre sélection (partager ou attribuer), il vous suffit de sélectionner les utilisateurs concernés.

utilisateur

Comment bloquer la gestion commerciale pour un client (indépendant de l’encours)

Pour cela, il faut se rendre sur la fiche client onglet « Contact », cliquer sur Modifier puis sur Oui/Non du champ « Bloquer la gestion commerciale » puis Valider. Dans le champ texte à côté du champ Oui/Non, vous pouvez saisir la raison pour laquelle le client n’a plus accès à la gestion commerciale.

capture-du-2016-10-28-12-17-21

Une fois bloqué, si vous désirez faire un devis ou une facture, ce message apparaitra.

capture

Amélioration affichage sav et services sur la page d’accueil

Afin d’avoir toutes les informations du SAV et services d’un client sans avoir à cliquer, l’affichage a été amélioré.
Maintenant vous pouvez via les Préférences utilisateurs (roue crantée en haut à droite et à gauche du bouton Déconnexion)

choisir l’affichage qui vous convient le mieux en sélectionnant les filtres à savoir :

– Afficher les sav archivés,

– Afficher les observations en infos bulles en passant la souris sur l’intitulé du sav

Mon email revient « not delivery » alors que l’adresse mail est bonne et fonctionne sous une autre messagerie

Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :
mail-non-remis
Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :
- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : 
 "include:_spf.extrabat.com"

Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.

Gérer les doublons dans les bases clients et prospects

Lorsque vous tapez dans le moteur de recherche ( par exemple Paviere Robert et que vous avez deux fiches à son nom), il faut en mettre une des deux en Corbeille.

Pour ce faire, vous cliquez dans le menu à gauche sur Fiche Contact et vous modifiez le statut en sélectionnant Corbeille.

Modifier le statut

Si vous retapez dans le moteur de recherche, vous n’aurez qu’un seul Paviere robert.

PS : si un jour, vous désirez réactiver une fiche qui se trouve dans la corbeille, vous pourrez les retrouver en cliquant sur la bulle Client et Corbeille. Il vous suffira à ce moment là de rechanger le statut.

Corbeille

Paramètrer une action (relance client, invitation à un salon, à faire, etc..)

Vous cliquez sur la bulle « Paramètres »

Vous sélectionnez le choix Actions action

Et dans le menu à gauche, vous cliquez sur Ajouter et vous créez une action par exemple « A relancer » et vous Validez.

Une fois cette action crée, vous la rappelez en cliquant dessus et vous paramétrez les réponses possibles en cliquant sur « Ajouter une réponse » puis vous validez à nouveau.

Réponse

Comment effectuer une relance facture client ?

Découvrez comment effectuer une relance facture client dans Extrabat, assurant ainsi une gestion optimale de vos créances et une communication fluide avec vos clients.

⬇️ Suivez les étapes pour effectuer une relance :

  • 🔎 Visualiser vos relances, soit depuis les Widgets, soit depuis la section « Gestion Commerciale »
  • Accédez au module « € » ou « Gestion Commerciale »
  • Dans la section « Suivi des clients », sélectionnez « Relance factures clients »
  • Choisissez le type de relance que vous souhaitez effectuer
  • Sélectionnez le client que vous souhaitez relancer
  • Commentez la relance pour en informer vos collaborateurs
  • Procédez à la relance en cliquant sur R1, R2, R3 ou MED

💡 Astuce : Pour gagner du temps, envoyez vos relances R1 directement par mail en l’activant depuis la page « Gestion des relances » (accessible via « Paramètres, Gestion des relances »).

  • Imprimez la relance pour garder une trace physique avec 2 options :
    • Option 1️⃣ : Imprimez et envoyez votre relance par courrier (n’oubliez pas de commenter la relance pour informer vos collaborateurs de la situation.
    • Option 2️⃣ : envoyez votre relance par mail via myextrabat. Pour cela :
      • Recherchez votre client
      • Accédez à « Porte doc », puis « Relances »
      • Cliquez sur « Envoyer un email » pour transmettre la relance

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion des relances efficace, renforçant la réactivité et la précision de vos suivis financiers.

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