Je veux faire la liaison d’Extrabat Piscines avec mon logiciel d’analyse de l’eau (Ocediciel, Actisoft, Test’o)

  • Il vous faut demander en premier lieu à activer le module d’analyse de l’eau (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit),
  • Une fois ce paramétrage  effectué, vous retrouverez sur l’interface de votre logiciel Ocediciel, Actisoft, Test’o, un bouton « Se connecter avec Extrabat »,
  • Vous rentrez votre identifiant et mot de passe Extrabat, ce qui vous permettra de retrouver votre moteur de recherche afin d’appeler la fiche du client concerné,
  • Cela remplira des champs définis automatiquement (nom, prénom, type de traitement, cubage bassin, taille, etc..),
  • Une fois que votre solution aura fait son rapport d’analyse, il vous proposera de l’envoyer dans Extrabat via le porte doc du client en créant un sous dossier Ocediciel, Actisoft, Test’o
  • Votre client le retrouvera automatiquement via son espace client

Créer une fiche client ou prospect

Vous saisissez dans le moteur de recherche le nom du prospect ou du client, par exemple Massard.

Si le moteur de recherche ne le trouve pas, il vous propose de créer une fiche

PS : Dans vos préférences utilisateurs, vous pouvez affiner votre moteur de recherche par exemple « contient le terme recherché ou commence par le terme recherché »

Comment le code client ou code comptable se crée

Un code client se crée à partir du moment :

  • vous transformez un devis en commande ou facture,
  • vous créez directement une pièce commerciale commande, bl, facture, avoir).

Si un code client existe déjà dans la fiche contact, le logiciel n’en créera pas un autre.

PS : Bien vérifier dans Paramètres / Export comptable que la case à cocher soit bien sûr Oui pour l’information ci-après

Nouvelle fonctionnalité du modèle courrier

Vous pouvez importer un modèle Word .docx ou OpenOffice .odt à partir de Outils –> Paramètres –> Modèles de courriers –> Ajouter

Vous chargez un modèle de courrier

Et ils se retrouvent dans la liste de vos courriers

Vous cliquez sur votre modèle afin d’y annoter les marqueurs à savoir :

 

  • les marqueurs ont le même nom qu’avant, mais ne peuvent plus être sélectionnés par l’interface : il faut les écrire dans le document.
  • Les marqueurs doivent s’écrire entre crochets avec data. devant, et sans les accolades. Par exemple [data.nom_prenom_client]

 

Bonjour [data.nom_prenom_client]

Avec l’éditeur Extrabat, vous avez des marqueurs prêts à l’emploi du style

Recevoir son tableau de bord par mail

Dans Préférences Utilisateurs (roue crantée en haut à droite à côté du bouton déconnexion), vous allez tout en bas et vous cliquez sur « Accéder au formulaire » dans la rubrique Recevoir le tableau de bord par e-mail.

Vous cochez sur les éléments que vous désirez recevoir ainsi que sa périodicité et vous validez.

Je veux créer des questions complémentaires

Afin de créer une ou plusieurs questions complémentaires, il vous suffit de cliquer sur « Outils » –> Paramètres –> Client et Questions complémentaires.

Sur le menu à gauche, cliquez sur Ajouter et notez votre question, le type de champ concernant la réponse (texte, liste déroulante, case à cocher, etc..) et si vous souhaitez la voir s’afficher sur la page d’accueil de votre client, il vous suffit de cocher OUI sur la ligne correspondante.

PS : Je vous conseille de sélectionner Menu déroulant + texte car c’est le plus souple d’utilisation ou case à cocher multiple car le plus visuel et le plus facile à cliquer sur smartphone, tablette.

Vous pourrez aussi si besoin faire un export des questions complémentaires afin de faire vivre ce module

Créer un modèle de courrier

Vous cliquez sur Outils, Paramètres et Modèles de courriers.

sans-titre

Dans le menu à gauche, vous cliquez sur Ajouter un modèle ou vous cliquez sur le bouton Dupliquer afin de vous servir d’une base existante.

sans-titre

Si vous choisissez Ajouter un modèle, vous créez votre en-tête et pied de page (Utilisez l’image des montagnes afin d’aller chercher votre logo par exemple),

sans-titre
Puis votre texte en y incluant des marqueurs qui sont à votre disposition (Date du jour, nom du client, adresse client, suivi par, etc..).


N’oubliez pas de valider 🙂

Une fois que votre modèle est crée, vous pouvez le tester en allant sur un dossier client et en cliquant sur le menu de gauche « Courriers » et Ajouter.
Vous sélectionnez votre modèle et vous le générez.

Vous pouvez faire signer votre client en appuyant sur le bouton Signer en bas de celui-ci.


Par défaut, il sera enregistré dans le porte doc dossier Courriers et vous pourrez l’envoyer par mail automatiquement en cliquant sur l’enveloppe mail au bout à droite.

Comment supprimer un prospect, client

Dans Extrabat, on ne peut pas supprimer un client seulement le mettre en corbeille, ce qui permet de le faire disparaître du moteur de recherche et de pouvoir lui faire un devis, commande, facture.

Vous cliquez dans le menu à gauche sur Fiche Contact et vous modifiez son statut par exemple de prospect à Corbeille.

PS : si un jour, vous désirez réactiver ce prospect, vous pourrez le retrouver en cliquant sur la bulle gestion clients et Corbeille (pour mémoire CTRL F pour retrouver une fiche)

Corbeille

 

Comment fusionner deux fiches clients ?

  1. Tout d’abord, choisir la fiche client que vous ne voulez plus (celle qui a le moins d’informations voire le moins de pièces commerciales) et lui affecter le statut Corbeille (elle disparaitra à ce moment là du moteur de recherche et de la gestion commerciale)

PS : Vous pourrez la retrouver si besoin en cliquant sur la bulle Gestion clients et Corbeille.

Corbeille

Si vous voulez récupérer des pièces commerciales sur celle qui est en corbeille

  1. Cliquez dans la bulle Gestion clients et Cliquez sur Corbeille (CTRL F afin de rechercher plus rapidement dans la liste Corbeille)
  2. Cliquez sur le porte doc du client concerné
  3. Téléchargez les pièces commerciales ou documents et enregistrez les sur votre bureau,
  4. Puis allez dans le dossier de votre client et importez les pièces que vous avez enregistré sur votre bureau

fusion fichiers

 

 

 

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