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Je veux créer des questions complémentaires

Afin de créer une ou plusieurs questions complémentaires, il vous suffit de cliquer sur « Outils » –> Paramètres –> Client et Questions complémentaires.

Sur le menu à gauche, cliquez sur Ajouter et notez votre question, le type de champ concernant la réponse (texte, liste déroulante, case à cocher, etc..) et si vous souhaitez la voir s’afficher sur la page d’accueil de votre client, il vous suffit de cocher OUI sur la ligne correspondante.

PS : Je vous conseille de sélectionner Menu déroulant + texte car c’est le plus souple d’utilisation ou case à cocher multiple car le plus visuel et le plus facile à cliquer sur smartphone, tablette.

Vous pourrez aussi si besoin faire un export des questions complémentaires afin de faire vivre ce module

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Créer un modèle de courrier

Vous cliquez sur Outils, Paramètres et Modèles de courriers.

sans-titre

Dans le menu à gauche, vous cliquez sur Ajouter un modèle ou vous cliquez sur le bouton Dupliquer afin de vous servir d’une base existante.

sans-titre

Si vous choisissez Ajouter un modèle, vous créez votre en-tête et pied de page (Utilisez l’image des montagnes afin d’aller chercher votre logo par exemple),

sans-titre
Puis votre texte en y incluant des marqueurs qui sont à votre disposition (Date du jour, nom du client, adresse client, suivi par, etc..).


N’oubliez pas de valider 🙂

Une fois que votre modèle est crée, vous pouvez le tester en allant sur un dossier client et en cliquant sur le menu de gauche « Courriers » et Ajouter.
Vous sélectionnez votre modèle et vous le générez.

Vous pouvez faire signer votre client en appuyant sur le bouton Signer en bas de celui-ci.


Par défaut, il sera enregistré dans le porte doc dossier Courriers et vous pourrez l’envoyer par mail automatiquement en cliquant sur l’enveloppe mail au bout à droite.

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Comment supprimer un prospect, client

Dans Extrabat, on ne peut pas supprimer un client seulement le mettre en corbeille, ce qui permet de le faire disparaître du moteur de recherche et de pouvoir lui faire un devis, commande, facture.

Vous cliquez dans le menu à gauche sur Fiche Contact et vous modifiez son statut par exemple de prospect à Corbeille.

PS : si un jour, vous désirez réactiver ce prospect, vous pourrez le retrouver en cliquant sur la bulle gestion clients et Corbeille (pour mémoire CTRL F pour retrouver une fiche)

Corbeille

 

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Comment créer une nouvelle saison

Vous cliquez sur Outils –> Paramètres –> Couleurs

Vous cliquez sur Ajouter et choisissez la couleur désirée.

Avec l’ascenseur, vous mettez la nouvelle saison en premier.

 

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Comment supprimer un ouvrage ?

Afin de pouvoir supprimer un ouvrage, il faut qu’il n’y ait aucun article, aucune tâche planning, aucun sav et aucun service.

Une fois le ménage fait, vous aurez une croix à côté de l’ouvrage qui vous permettra de le supprimer.

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Comment fusionner deux fiches clients ?

  1. Tout d’abord, choisir la fiche client que vous ne voulez plus (celle qui a le moins d’informations voire le moins de pièces commerciales) et lui affecter le statut Corbeille (elle disparaitra à ce moment là du moteur de recherche et de la gestion commerciale)

PS : Vous pourrez la retrouver si besoin en cliquant sur la bulle Gestion clients et Corbeille.

Corbeille

Si vous voulez récupérer des pièces commerciales sur celle qui est en corbeille

  1. Cliquez dans la bulle Gestion clients et Cliquez sur Corbeille (CTRL F afin de rechercher plus rapidement dans la liste Corbeille)
  2. Cliquez sur le porte doc du client concerné
  3. Téléchargez les pièces commerciales ou documents et enregistrez les sur votre bureau,
  4. Puis allez dans le dossier de votre client et importez les pièces que vous avez enregistré sur votre bureau

fusion fichiers

 

 

 

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Comment afficher une question complémentaire sur ma page d’accueil ?

Vous pouvez créer des questions complémentaires qui se remplissent via la fiche contact.
Il est possible par rapport à toutes ces questions que vous désiriez en afficher une ou plusieurs sur votre page d’accueil.
Pour cela, il vous suffit lors de la création ou mise à jour de cette question de cliquer sur le bouton « Afficher sur la page d’accueil du client  »

Afficher sur ma page d'accueil

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Comment envoyer plusieurs documents (devis, notices, factures, photos) par mail

Lorsque vous envoyez un document par mail via Extrabat, vous pouvez y joindre une pièce jointe via :

  • le logo image (deux petites montagnes),
  • le porte doc du client (les deux petits bonhommes comme la bulle gestion client),
  • l’image insérer (le picto du trombone) qui permet d’aller chercher une image ou un document dans votre ordinateur.

Voir la vidéo ci-dessous

Envoyer plusieurs documents

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Comment changer votre mot de passe

En premier, vous devez avoir le droit de Paramétrer les comptes utilisateurs puis vous cliquez sur Outils –> Paramétres –> Utilisateurs.

Une fois que vous avez cliqué sur le nom de l’utilisateur, vous pouvez changer le mot de passe (sous la signature)

changer le mot de passe

PS : nous vous conseillons de mettre dans votre nouveau mot de passe, une majuscule, un caractère numérique et un caractère spécial comme @!€

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Attribuer une action à un collaborateur

Sur la fiche client, vous cliquez dans le menu à gauche « Actions »

Vous sélectionnez :

– la date à laquelle vous voulez être alerté,
– le type d’action,
– partager cette action (afin d’informer un collègue) et/ou
– attribuer cette action à un collaborateur

action

Une fois que vous cliquez sur votre sélection (partager ou attribuer), il vous suffit de sélectionner les utilisateurs concernés.

utilisateur

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