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Créer un modèle de document sur mesure (devis, facture, etc..)

L’objectif est de pouvoir créer des documents (devis, commandes, factures) en conformité avec la loi et personnalisable avec du contenu afin de mettre en valeur votre entreprise.

 

Le module « Module Modèle de document/Générateur modèle de document » que vous pouvez trouver via :
  puis bulle   Paramètres.

Vous permet d’avoir la main sur un certain nombre de paramètres, afin de pouvoir mettre en place vos propres modèles d’impressions.

Vous pouvez donc, via ce module, vous créer (ou modifier) des modèles personnalisés se rapprochant de ce que vous souhaitez obtenir comme résultat (ajout de document, modification de texte, mentions légales…).

Les nouveaux modèles créés à partir de cette interface se retrouvent dans la liste des modèles d’impressions sur la page d’édition de vos pièces commerciales.

A noter que ce module permet de répondre aux principales demandes et comporte les éléments nécessaires afin d’être en conformité avec la législation.

Si ce module n’est pas activé sur votre dossier, vous pouvez en faire la demande via l’assistance Extrabat (cela est gratuit).

Liste des fonctionnalités du générateur de documents :

  • Création illimitée de modèles,
  • Plus de 26 colonnes à disposition,
  • Calcul automatique des acomptes,
  • Calcul automatique de la date de validité,
  • Champ signature,
  • Tableau récapitulatif de situation avec toutes les factures,
  • Possibilité d’associer des PDF (présentation d’entreprise, attestation de tva simplifiée, garantie décennale, etc..) avant et/ou après le chiffrage

Je veux affecter une pièce commerciale ( devis,commande, bon de livraison, facture, avoir) à un autre client

Dans le moteur de recherche, tapez **et le nom du client afin d’appeler le devis recherché puis cliquez sur l’icône « Affecter à un autre client »

Nommez le client à qui vous voulez affecter cette facture et validez.

Voici la facture au nom du nouveau client.

Validez et enregistrez le règlement de ce nouveau client si c’est une facture.

Attention à ne pas oublier l’ancien règlement

PS : Si vous ne trouvez pas l’icône « Affecter à un autre client », c’est que la facture est lettrée (ou exportée en comptabilité).

Dans le premier cas, pensez à la délettrer et ré affecter les règlements et dans le second, il vous faut faire un avoir et créer à nouveau une nouvelle facture.

Je veux regrouper plusieurs commandes ou bons de livraison en une seule facture

Sur votre fiche client, cliquez sur Liste des pièces ou sur la gestion commerciale (en cliquant sur liste des pièces). Attention à la plage de dates.

Choisissez les commandes à regrouper en une seule facture en cochant les cases au bout à droite.

Puis choisissez dans le menu déroulant en bas, le mode de transformation.

Vous avez ainsi vos 2 commandes regroupées.

Pensez à valider votre facture.

Lettrer ou payer une facture avec un avoir

Une facture et un avoir ont été faits pour un même client.

Dans la fiche de ce client, cliquez sur « Règlements et lettrage » > « Ecritures non lettrées »

Puis cliquez sur le montant du règlement du côté de la colonne Facture, il va s’afficher en gras et faites de même du côté de la colonne  Règlement.

« Validez le lettrage » apparaîtra en bas de la page, vous n’avez plus qu’à cliquer dessus et votre facture sera lettrée avec votre avoir.

Je veux supprimer une facture

Suite à la loi du 01 01 2018 sur l’inaltérabilité et l’historisation des données, nous ne pouvons plus supprimer de factures.

Les 3 choses que vous pouvez faire, c’est :

– Changer des articles ou les enlever.

– Affecter la pièce commerciale à un autre client.

– Faire un avoir et lettrer votre facture avec cet avoir.

Dupliquer un devis, une commande ou une facture ?

Afin de dupliquer une pièce commerciale (devis, commande ou facture), positionnez-vous sur votre pièce et cliquer sur l’icône « Dupliquer » comme ci-dessous.

Une fenêtre va s’ouvrir et  vous choisissez le type de pièce commerciale que vous souhaitez dupliquer ainsi que le nom du client.

Créer une affaire et y associer des pièces commerciales (Commande, BL, Bon de réception, Facture, Avoirs)

Depuis la fiche client => Menu sur la gauche « Gestion Commerciale => Liste des affaires.

  1. Créer une affaire
  2. Cliquer/Déplacer les pièces commerciales dans l’affaire concernée.

Ranger les affaires

PS : Vous pouvez clôturer une affaire en cliquant sur le cadenas ou Modifier son nom en cliquant sur le crayon.

Comment créer un nouvel exercice comptable ?

Découvrez comment créer un nouvel exercice comptable dans Extrabat, assurant ainsi une gestion financière structurée et adaptée à chaque période fiscale.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un nouvel exercice comptable :

  • Commencez par cliquer sur le + du menu puis sur le module « Paramètres
  • Dirigez-vous vers la section « Gest. Com. » et sélectionnez « Exercices comptables »
  • Cliquez sur « Ajouter un exercice » dans le menu latéral à gauche
  • Remplissez soigneusement tous les champs nécessaires pour définir l’exercice (libellé, date de début d’exercice et date de fin d’exercice)
  • ✅ Validez pour enregistrer l’exercice
  • Une fois l’exercice créé, cliquez dessus pour le sélectionner
  • Renseignez les objectifs CA mensuels
  • Indiquez également le seuil de rentabilité mensuel
  • ✅ Validez pour finaliser la création de votre exercice comptable

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Maintenant que vous savez comment créer un nouvel exercice comptable dans Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise.

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Sachez vous servir des  » étoiles « 

Dans la barre de Recherche, si vous tapez directement :

* et le nom d’un article, cela vous donne directement son prix de vente public et si vous cliquez sur le nom de l’article, cela vous permet de la mettre à jour,

** et le nom d’un client, cela vous permet d’avoir toutes les pièces commerciales que vous avez faites pour ce client ( devis, commande, facture, avoir) et sur celle des factures vous avez le montant sous différentes couleurs ( vert pour payé, orange pour partiellement payé et noir pour non payé),

Dans un devis , si vous tapez directement :

*** dans un devis, cela va chercher les différentes nomenclatures que vous avez crées (Paramètres — Gestion Commerciale — Nomenclature dynamique).

 

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