Tipps - Extrabat

Der Shortcut „F3“ um einen Artikel aufzurufen

Wenn Sie sich auf einem Verkaufsdokument befinden (Kostenvoranschlag, Bestellung, Rechnung), können Sie den Artikel, auf dem Sie sich befinden, durch Anklicken der Taste F3 aufrufen.

PS: Auf einem Mac ist diese Schaltfläche vordefiniert.

Wenn Sie möchten, dass die Tasten in der oberen Reihe Ihrer Tastatur als Standardfunktionstasten fungieren, ohne dass Sie die Fn-Taste verwenden müssen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie Systemeinstellungen aus dem Apple-Menü.
Klicken Sie auf Tastatur.
Klicken Sie auf die Registerkarte Tastatur, wenn sie nicht ausgewählt ist.
Wählen Sie „F1, F2 usw. als Standardfunktionstasten verwenden“.
Wenn diese Option aktiviert ist, verhalten sich die Tasten in der oberen Reihe der Tastatur wie Standardfunktionstasten (F1 bis F12). Um die durch ein Symbol dargestellte Funktionalität zu aktivieren, halten Sie die Fn-Taste gedrückt, während Sie die entsprechende Taste drücken.

Der Button „Bestätigung“ bei der Anlage neuer Kunden und deren Änderungen

Bei der Anlage eines neuen Kunden, muss man nach der Eingabe der Daten am Ende der Eingabemaske den blauen Button
„Bestätigen“ anklicken. .
Tut man dies nicht, werden die Daten nicht gespeichert, somit müssen alle
Informationen nochmals eingegeben werden.
Gibt es zu dem Kunden Änderungen oder neue Daten die wichtig sind, können diese
in der Rubrik Stammdaten entsprechend aufgerufen und geändert werden. Dazu
tippt man zuerst den Bearbeitungsstift an und geht anschließend auf das Feld
welches geändert werden soll. Dort trägt man die neuen Daten ein und beendet das Ganze
mit dem „Bestätigungs-Button“.
Ab diesem Klick werden die neuen Daten in die Stammdaten des Kunden
übernommen.
Wird dies nicht gemacht und schließt das Feld ohne zu bestätigen bleiben die alten
Daten bestehen und die gemachte Änderung wird nicht übernommen.

Verschieben von Zeilen mit der „Aufzug“-Funktion

Es ist möglich in verschiedenen Umgebungen wie Kontenplänen,
Angeboten und Auftragsbestätigungen, etc. die Platzierung einzelner Positionen
durch Verschieben der Zeilen zu ändern.

Dazu platziert man die Maus auf dem Quadrat (Aufzug) am Anfang der Zeile und verschiebt
diese an die gewünschte Stelle in der Liste.

Dies ist überall dort möglich, wo ein solches Quadrat am Anfang einer Zeile steht.
Diese kann dann beliebig nach oben und unten verschoben werden.

Viele Aktionen laufen über Ankreuzfelder:

In einem Verkausdokument, z.B. einem Angebot:

Duplizieren Sie eine Zeile oder löschen Sie sie,
Kopieren Sie sie, um sie in ein anderes Angebot, eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung einzufügen,
Markieren Sie den Artikel als Option (sein Betrag wird z.B. nicht in den Gesamtbetrag des Angebots einbezogen),
Ändern Sie den Mehrwertsteuersatz einer Zeile oder aller Zeilen,
Wenden Sie einen Koeffizienten auf den Einkaufspreis an, wenn Sie den empfohlenen Verkaufspreis nicht berücksichtigen möchten,
Wenden Sie einen Koeffizienten auf den Verkaufspreis an, wenn Sie eine Reservemarge benötigen,
Aktualisieren Sie die Verkaufspreise, wenn Sie ein altes Angebot kopieren, welches mehr als ein Jahr alt ist,
Wandeln Sie das Angebot in eine Bestellung, einen Lieferschein oder sogar eine Rechnung um,

In einem Lieferantenbeleg, z.B. einer Bestellung :

Wandeln Sie das Dokument in einen Wareneingangsschein oder eine Eingangsrechnung um,
Kopieren Sie eine Zeile oder fügen Sie sie ein,
Löschen Sie eine Zeile

In der Liste der Verkaufsdokumente :

Wählen Sie z. B. aus der Liste der Lieferscheine mehrere Lieferscheine aus, um sie in eine Rechnung zu verwandeln,

In der Mahnungsliste :

Markieren Sie die Rechnungen, die Sie in eine Zahlungserinnerung oder erste, zweite oder dritte Mahnung umwandeln möchten,

In der Liste der Bankeinzahlungen :

Wählen Sie die Bar- oder Kreditkartenzahlungen des Tages aus,

In der Bibliothek oder der Dokumentenmappe des Kunden :

Können Sie die Ordner neu anordnen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neu anordnen“ klicken,
Können Sie die Ordner neu anordnen, indem Sie auf „Verschieben“ klicken

Wie funktionieren Tags und wozu sind sie nützlich?

Ein Tag (oder Bezeichnung, Marker, Label) ist ein Schlüsselwort (signifikant), das ein Merkmal des Dokuments beschreibt und eine einfache Gruppierung von Informationen ermöglicht, die die gleichen Schlüsselwörter enthalten.

Sie speichern z.B. ein Foto in der Dokumentenmappe Ihres Kunden und weisen ihm ein „Tag“ zu, z.B. „Slideshow“ (durch Klicken auf den Stift)
Sobald Sie dies für etwa zehn Kunden getan haben, geben Sie in die Suchmaschine mit dem Filter Tags, das Wort „Slideshow“ ein, und Sie werden sofort alle Fotos finden, die das Wort Slideshow als Tag enthalten.

Sie klicken auf die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur und Sie erhalten eine zusammenfassende Tabelle.

Sie klicken auf das Lupensymbol des Dokuments und können sich die Fotos nacheinander anzeigen lassen.

PS: Sie können auch Tags auch mit Dokumenten aus der Bibliothek erstellen

Die bisher am häufigsten verwendeten Beispiele:

„Graphik“ für Graphikdaten wie Logos, Fußzeile, Kopfzeile, usw..

„Vorher/Nachher“ für Bilder vor und nach Fertigstellung einer Baustelle

„E-Mailing“ für die Bilder, die in die E-Mailings genutzt werden

„Nacht“ für Nachtaufnahmen, etc.

Warum landen meine Mails im Spam ?

Die Antwort wird etwas technisch ausfallen.

Das Problem ist darauf zurückzuführen, dass die E-Mail in Ihrem Namen vom Extrabat-Server gesendet wird und dass die Konfigurationen Ihrer Domain es unserem Server nicht erlauben, E-Mails zu senden (vom Server blockierte E-Mails).

Sie müssen über Ihren Website-Host eine E-Mail-Adresse @ <Ihre_Domain> .com erstellen. Da die Domain Ihnen gehört, ist dies möglich. Wir können nicht auf öffentliche Server wie Yahoo, Gmail, Hotmail, Orange … zugreifen. Es ist jedoch möglich, Sicherheitsregeln für Ihre Domain(@ <Ihre_Domain> .com) hinzuzufügen.

Dies wird als SPF-Sicherheit bezeichnet, ein Mechanismus zur Verhinderung von SPAM. Der Manager Ihrer Domain sollte dem DNS die folgende Regel hinzufügen:

„v = spf1 include: _spf.extrabat.com -all“

Dies garantiert nicht, dass die Mail gesendet wird, sollte jedoch die „Zustellbarkeit“ verbessern.

Dies geschieht häufig bei privaten Adressen von Kunden wie @ wanadoo.fr, @ hotmail.fr usw., da diese Anbieter andere Mailserver nicht zulassen.

Darüber hinaus reagieren sie mehr oder weniger empfindlich auf bestimmte verwendete Begriffe (Sonderangebote usw.). Dies ist immer häufiger der Fall.

Unsere Empfehlungen:

Setzen Sie in den Einstellungen jedes Benutzers (Zahnradsymbol rechts neben dem Avatar) das Feld auf „JA“, um eine Empfangsbestätigung vom Nachrichtenempfänger anzufordern

Überprüfen Sie für jedes Benutzerprofil, ob auch eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, falls in den Einstellungen dieses Benutzers das Feld „Kopie per E-Mail erhalten”, auf „JA“ gesetzt ist.

Führen Sie einen Test mit 5 Kunden durch: Wenn Sie ein Angebot senden, rufen Sie den Kunden an, um sicherzustellen, dass er das Angebot erhalten hat.

Wenn dies dennoch nicht zufriedenstellend funktioniert, können Sie „Extrabat“ -E-Mails von Ihrer professionellen E-Mail-Adresse aus senden.

Dazu müssen Sie die Assistenz bitten, das Modul „SMTP Configurator“ zu aktivieren.

Sie möchten Ihre Benutzereinstellungen anpassen

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (rechts neben dem Avatar).

Sie können anpassen:

das Aussehen der Software ( Hintergrundfarbe, Icons),
Ihre Suchmaschine (enthält den Suchbegriff, beginnt mit dem Suchbegriff usw.)
die Rechte bezüglich Ihres Terminkalenders (wer kann konsultieren, wer kann ändern
den Zeitpunkt, zu dem Sie über Termine benachrichtigt werden möchten
die Synchronisation Ihres Terminkalenders (mit IPhone und Android)
die Einstellungen Ihrer Planung (Kopfzeile feststellen, Schrift ausrichten, etc…)
die Benutzereinstellungen bezüglich der kaufmännischen Verwaltung
Aktivieren oder deaktivieren der Zeilennummern eines Verkaufsdokuments
Ihre Benutzerpräferenzen bei der Erstellung eines neuen Kundenkontos
Ihre Einstellungen zur Anzeige des Dashboards
Ihre Einstellungen zum Versand des Dashboards per Mail (täglich, wöchentlich oder monatlich)

Die wichtigsten Shortcuts der Suchmaschine

1) Um alle Geschäftsdokumente (Kostenvoranschläge, Rechnungen, Gutschriften, etc…) eines Kunden zu suchen:

**Name des Kunden

Der Farbcode für die Rechnung (grün für bezahlt, orange für teilweise bezahlt und schwarz für Zahlung noch ausstehend)

2) Um einen Artikel zu suchen und seinen Verkaufspreis und den Lagerbestand herauszufinden

*Artikel-Code (oder Wortlaut)

Präzisere Filterung :

Wenn Sie z.B. einen Artikel „Badu-Filtrationspumpe“ dreiphasig suchen, können Sie die Suchmaschine *badu+tri eingeben (*, um nur in der Artikeldatenbank zu suchen und „+“, damit alle Bezeichnungen durchsucht werden, die den Begriff badu und tri enthalten).

Es erscheint ein Farbcode (grün oder schwarz). Wenn die Farbe grün ist, bedeutet dies, dass der Artikel vor weniger als einem Jahr aktualisiert wurde.

3) Um die Bauabschnitte eines Kundenauftrags zu suchen:

//Name des Kunden

4) Suche nach Adresse durch Eingabe der Stadt, der Postleitzahl oder des Straßennamens

5) Suche nach Seriennummer

6) Suche nach Kundenkonto, nach technischem Leiter,

7) Um nach Titeln für Angebote oder Rechnungen zu suchen,

8) Um in Ihrem Server Space zu suchen,

9) Um in Ihren Tags zu suchen,

8) Um Ihre Dokumente zu durchsuchen,

Kurz gesagt, die Shortcuts sind Ihr bester Freund 🙂