Kundenblatt - Extrabat - Le Blog

Ein Bild für Startseite des Kundenstammblatts auswählen

Sind alle Eingaben für den Kunden (Adresse, Ansprechpartner, GPS, Telefon, etc.)
erledigt, können Sie ein Bild hinterlegen, welches auf der Startseite mit allen wichtigen
Informationen zum Kunden erscheint.
Dieses kann aus verschiedenen Bilddateien entnommen werden. Es kann zum Beispiel
eine Planskizze, ein Foto des Grundstücks oder ein Teilabschnitt
des Bauprojekts sein.
Um dieses Bild einzufügen klickt man auf die unter dem Begriff „Menü“ angegebene
Startseite. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Informationen zum Kunden.
Rechts im Fenster sieht man einen kleinen Fotoapparat. Wenn ein Bild oder Logo
hinzugefügt werden soll, klickt man diesen an und gelangt auf das „Eingabefeld“.
Hier wählt man „Neues Dokument“ aus. Es wird nach der Datei
gefragt, die verwendet werden soll. Diese auswählen und auf das Feld „Hinzufügen“
klicken. Um Ihr Bild als Favorit auf dem Kundenstammblatt anzuzeigen, muss nur noch der Stern in der Symbolleiste am Ende der Zeile aktiviert werden. Dieser wird dann gelb. Sobald dies geschehen ist, wird das neue Bild angezeigt.

Der Button „Bestätigung“ bei der Anlage neuer Kunden und deren Änderungen

Bei der Anlage eines neuen Kunden, muss man nach der Eingabe der Daten am Ende der Eingabemaske den blauen Button
„Bestätigen“ anklicken. .
Tut man dies nicht, werden die Daten nicht gespeichert, somit müssen alle
Informationen nochmals eingegeben werden.
Gibt es zu dem Kunden Änderungen oder neue Daten die wichtig sind, können diese
in der Rubrik Stammdaten entsprechend aufgerufen und geändert werden. Dazu
tippt man zuerst den Bearbeitungsstift an und geht anschließend auf das Feld
welches geändert werden soll. Dort trägt man die neuen Daten ein und beendet das Ganze
mit dem „Bestätigungs-Button“.
Ab diesem Klick werden die neuen Daten in die Stammdaten des Kunden
übernommen.
Wird dies nicht gemacht und schließt das Feld ohne zu bestätigen bleiben die alten
Daten bestehen und die gemachte Änderung wird nicht übernommen.

Eingabe der GPS-Daten in das Kundenstammblatt zur Orientierung und Geolokalisierung

Wenn Sie auf den Kundendaten die Adresse Ihres Kunden eingegeben haben, ist es
empfehlenswert, das Feld mit den GPS-Daten zu füllen. Sie klicken auf das Feld
und Fügen die Koordinaten zum Kunden passend ein:

1. Geben Sie zuerst die Koordinaten des Breitengrads an (falls möglich in
Dezimalgrad (DG): 41.40338).

2. Als nächstes ist der Längengrad im Textfeld genau wie der oben genannte
Dezimalgrad einzutragen (Beispiel: 2.71334).

3. Nach der Eingabe bitte bestätigen. Ab sofort können Sie auf dem Kundenstammblatt
den Kunden in der Google-Maps Ansicht unterhalb der Adressdaten auf der
Landkarte sehen. Bitte prüfen Sie ob das Eingegebene mit Ihren Daten
übereinstimmt.

4. Änderungen können Sie jederzeit in den Stammdaten vornehmen und
ebenso weitere Standorte für den Kunden hinzufügen.

Seinen Extrabat-SMTP mit Gmail konfigurieren

1) Bitten Sie den Kunden, zu seinem Gmail-Konto zu wechseln

2) Bitten Sie ihn, auf „Konto verwalten“ zu gehen

  • dann oben rechts auf dieses Profilbild klicken.
  • anschließend auf die Schaltfläche „Google-Konto verwalten“ klicken.

3) In der linken Spalte auf den Link „Sicherheit“ klicken

4) Überprüfen Sie, ob die Authentifizierung in zwei Schritten erfolgt ( „Aktiviert“ mit einem blauen Häkchen). Wenn dies nicht der Fall ist, bitten Sie den Kunden, die Authentifizierung in zwei Schritten zu aktivieren. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheit für Benutzerkonten.

Nach der Konfiguration melden Sie sich in zwei Schritten auf seinem Gmail-Konto an:

  • mit seinem Passwort (etwas, das Ihnen bekannt ist )(Ihr Passwort)
  • ein physischer Gegenstand (Ihr Telefon oder ein Sicherheitsschlüssel)

5) Wenn die zweistufige Authentifizierung aktiviert ist, kehren Sie zur Seite „Sicherheit“ zurück. Dort klicken Sie im zweiten Feld“ Verbindung zu Google „auf „Anwendungskennwörter „. Zur Überprüfung muss dort nochmals das Passwort eingegeben werden.  Sobald die Identifizierung bestätigt wurde, öffnet sich eine Übersichtstabelle mit Anwendungskennwörtern.

6) Erstellen Sie ein neues Passwort:

  • Klicken Sie auf das Feld „Anwendung auswählen“ und wählen Sie  „Messaging“ aus
  • Klicken Sie auf das Feld „Gerät auswählen“ und geben Sie den Namen Extrabat ein
  • Dann klicken Sie auf „GENERATE“

7) Ein Popup wird mit dem Kennwort geöffnet. Sie müssen es ohne Leerzeichen speichern und in eine Textdatei kopieren / einfügen, während Sie es in Extrabat konfigurieren

8) Gehen Sie auf Extrabat

9) Gehen Sie zum Abschnitt SMTP-Konfiguration

10) Wählen Sie das zu konfigurierende Konto aus

11) Geben Sie die folgenden Informationen ein :

Adresse: ssl: //smtp.gmail.com

port : 465

Benutzer: Gmail-Adresse

Passwort: das neue Passwort

Code: utf8

Klicken Sie auf „Bestätigen“ und Fertig 🙂

Warum landen meine Mails im Spam ?

Die Antwort wird etwas technisch ausfallen.

Das Problem ist darauf zurückzuführen, dass die E-Mail in Ihrem Namen vom Extrabat-Server gesendet wird und dass die Konfigurationen Ihrer Domain es unserem Server nicht erlauben, E-Mails zu senden (vom Server blockierte E-Mails).

Sie müssen über Ihren Website-Host eine E-Mail-Adresse @ <Ihre_Domain> .com erstellen. Da die Domain Ihnen gehört, ist dies möglich. Wir können nicht auf öffentliche Server wie Yahoo, Gmail, Hotmail, Orange … zugreifen. Es ist jedoch möglich, Sicherheitsregeln für Ihre  Domain(@ <Ihre_Domain> .com) hinzuzufügen.

Dies wird als SPF-Sicherheit bezeichnet, ein Mechanismus zur Verhinderung von SPAM. Der Manager Ihrer Domain sollte dem DNS die folgende Regel hinzufügen:

„v = spf1 include: _spf.extrabat.com -all“

Dies garantiert nicht, dass die Mail gesendet wird, sollte jedoch die „Zustellbarkeit“ verbessern.

Dies geschieht häufig bei privaten Adressen von Kunden wie @ wanadoo.fr, @ hotmail.fr usw., da diese Anbieter andere Mailserver nicht zulassen.

Darüber hinaus reagieren sie mehr oder weniger empfindlich auf bestimmte verwendete Begriffe (Sonderangebote usw.). Dies ist immer häufiger der Fall.

Unsere Empfehlungen:

Setzen Sie in den Einstellungen jedes Benutzers (Zahnradsymbol rechts neben dem Avatar) das Feld auf „JA“, um eine Empfangsbestätigung vom Nachrichtenempfänger anzufordern

Überprüfen Sie für jedes Benutzerprofil, ob auch eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, falls in den Einstellungen dieses Benutzers das Feld „Kopie per E-Mail erhalten”, auf „JA“ gesetzt ist.

Führen Sie einen Test mit 5 Kunden durch: Wenn Sie ein Angebot senden, rufen Sie den Kunden an, um sicherzustellen, dass er das Angebot erhalten hat.

 

Wenn dies dennoch nicht zufriedenstellend funktioniert, können Sie „Extrabat“ -E-Mails von Ihrer professionellen E-Mail-Adresse aus senden.

Dazu müssen Sie die Assistenz bitten, das Modul „SMTP Configurator“ zu aktivieren.

Sie möchten E-Mails aus Extrabat senden, aber Ihre persönliche E-Mail-Adresse dafür benutzen

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht mehr vom Extrabat-Server, sondern von Ihrer professionellen E-Mail-Adresse aus senden möchten, können Sie durch die Assistenz das Modul „SMTP-Konfiguration” aktivieren lassen.

Nach der Aktivierung finden Sie in Ihren Einstellungen (Extras und Einstellungen) ein SMTP-Konfigurations-Menü.

Sie müssen nur noch:

  • Im linken Menü auf Hinzufügen klicken,
  • Einen Benutzer auswählen,
  • Die nötigen Felder ausfüllen und  einen Zustellbarkeitstest durchführen.

 

PS: Führen Sie den Zustellbarkeitstest korrekt durch

Bezüglich der  Pflichtfelder müssen Sie sich mit der Person in Verbindung setzen, die Ihre Postfächer erstellt hat.

Wenn Sie dies beispielsweise selbst mit Google (Google Mail) oder Yahoo gemacht haben, überprüfen Sie bitte Ihre Einstellungen.

 

Ich möchte ein Foto mit Extrabat Today aufnehmen

Sobald Sie auf Ihren Termin klicken, werden auf der Karte die Details des Termins, sowie der Fotobutton oben rechts auf dem Bildschirm angezeigt (links neben dem Bleistift, mit dem Sie einen Einsatzericht eingeben können).

Wenn Sie auf den Fotobutton klicken, werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten vorgeschlagen.

Sobald Ihr Foto aufgenommen oder über die Bibliothek ausgewählt wurde, finden Sie unten rechts einen gelben Download-Code (dieser verschwindet, sobald der Download in die Dokumentenmappe des Kunden erfolgt ist).

Das aufgenommene Foto wird automatisch in die Extrabat-Software im Ordner „Fotos“ der Dokumentenmappe des Kunden heruntergeladen

Sie möchten Ihre Benutzereinstellungen anpassen

Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad (rechts neben dem Avatar).

Sie können anpassen:

  • das Aussehen der Software ( Hintergrundfarbe, Icons),
  • Ihre Suchmaschine (enthält den Suchbegriff, beginnt mit dem Suchbegriff usw.)
  • die Rechte bezüglich Ihres Terminkalenders (wer kann konsultieren, wer kann ändern
  • den Zeitpunkt, zu dem Sie über Termine benachrichtigt werden möchten
  • die Synchronisation Ihres Terminkalenders (mit IPhone und Android)
  • die Einstellungen Ihrer Planung (Kopfzeile feststellen, Schrift ausrichten, etc…)
  • die Benutzereinstellungen bezüglich der kaufmännischen Verwaltung
  • Aktivieren oder deaktivieren der Zeilennummern eines Verkaufsdokuments
  • Ihre Benutzerpräferenzen bei der Erstellung eines neuen Kundenkontos
  • Ihre Einstellungen zur Anzeige des Dashboards 
  • Ihre Einstellungen zum Versand des Dashboards per Mail (täglich, wöchentlich oder monatlich)

 

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