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Neue Funktion : Verwaltung der Einverständniserklärungen

Extrabat stellt seine neue Funktion vor: die Einverständniserklärung für sicherere und DSGVO-konforme E-Mailing-Kampagnen.

Wozu?

Wenn Sie Extrabat für Ihre E-Mail-Kampagnen verwenden, übernehmen wir als Absender sowohl die technische als auch die rechtliche Verantwortung. Dieser Service wird von allen Nutzern gemeinsam in Anspruch genommen, was eine kollektive Verantwortung mit sich bringt.

Jede unsachgemäße Nutzung, wie z. B. der Massenversand an Adresslisten, deren Zustimmung dem Unternehmen nicht ausdrücklich erteilt wurde, kann zu Sperrungen des Systems führen, wodurch die Benutzererfahrung aller unserer Anwender beeinträchtigt wird.

Wie funktioniert das?

Wir werden eine neue Schaltfläche für die Zustimmung in die Kontaktformulare einführen, mit der die Empfänger auf transparente und gesetzeskonforme Weise um ihre Zustimmung gebeten werden können.

Nur die Kontakte, die ihre Zustimmung gegeben haben, werden Ihre E-Mail-Kampagnen erhalten, wodurch sichergestellt wird, dass ihre Wünsche und die geltenden Gesetze beachtet werden.

Zu beachten: Ihre Kunden können die Zustimmung auch direkt über ihren Kundenbereich bearbeiten.

Erstmalig

Im Rahmen der Einführung dieser neuen Lösung empfehlen wir Ihnen, wie folgt vorzugehen: Starten Sie Ihre Einwilligungskampagne, bevor Sie Ihre nächsten E-Mail-Kampagnen versenden, um die Reichweite Ihrer zukünftigen Sendungen zu maximieren.

Wie?

Erstellen Sie auf der Seite E-Mailing erstellen (Symbol Mailingkampagne > Hinzufügen) Ihr nächstes Mailing. Füllen Sie den Filter für den Versand (die Empfänger) aus und bestätigen Sie.

Beachten Sie: Die Ladezeit kann einige Minuten dauern.

Nach Ihrer Bestätigung wird der Abschnitt „ZUSAMMENFASSUNG IHRER LISTE“ aktualisiert, um Ihnen die Anzahl der verfügbaren Kontakte/Empfänger (die ihre Zustimmung gegeben haben) für Ihre E-Mail-Kampagnen anzuzeigen.

Möchten Sie mehr Details über Ihre Kontakte erfahren (Status, Berechtigung…)?Klicken Sie auf „MEHR DETAILS“, unterhalb der Empfängerleiste.

Wenn Sie Kontakte haben, die noch nicht zugestimmt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „EINE EINWILLIGUNGSKAMPAGNE VORBEREITEN“, um von der Schaltfläche „IHRE EINWILLIGUNGSKAMPAGNE VERSCHICKEN“ aus eine allgemeine Kampagne zur Einholung von Einwilligungen anzustoßen.

Im alltag

Die Verwaltung erfolgt von vier verschiedenen Orten aus, die jeweils durch das folgende Symbol dargestellt werden: im Anschluss an jede ausgefüllte E-Mail.

Individuell
  • 01 – Kundenstammblatt
  • 02 – Adressverzeichnis
  • 03 – Lieferantenstammblatt
Global
  • 04 – Erstellung einer E-Mailing-Kampagne

Beispiel Kundenstammblatt:

Von der Kundenstammblatt aus finden Sie die Aktion für die Verwaltung der Zustimmung über das folgende Symbol: Dieses Symbol befindet sich neben jeder ausgefüllten E-Mail.
Klicken Sie auf das Symbol, um die Verwaltung dieser E-Mail-Adresse zu öffnen.

Sehen Sie sich die gefüllte E-Mail und ihren Status an:

  • Akzeptiert:
    Le destinataire a donné son consentement pour recevoir les campagnes emailings.

  • Abgelehnt:
    Der Empfänger hat dem Erhalt von E-Mail-Kampagnen nicht zugestimmt.

  • Warten auf Antwort:
    Der Empfänger wurde befragt, hat aber noch nicht seine Zustimmung gegeben oder den Erhalt von E-Mailing-Kampagnen abgelehnt.

  • Nicht angefragt:
    Der Empfänger hat noch keine Einwilligungsanfrage erhalten.

Klicken Sie auf das Symbol , um zu den Aktionen für diese E-Mail zu gelangen.

Die verfügbaren Aktionen unterscheiden sich je nach Status :

  • Einwilligung beantragen:
    Führen Sie die Beantragung oder Erneuerung der Einwilligung von dieser Aktion aus durch.

  • Die Einwilligung zurückziehen:
    Die Einwilligung für diese E-Mail-Adresse von dieser Aktion aus zurückziehen.

    ⚠️Vorsicht, diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Nur der Empfänger kann diese Entscheidung aus dem Kundenbereich heraus rückgängig machen.

  • Verlauf anzeigen:
    Auf den gesamten Verlauf der Verwaltung der Einwilligungdieser E-Mail-Adresse von dieser Aktion aus zugreifen.

Wann?

Die Funktion wird im Laufe des Monats Dezember 2023 für alle unsere Nutzer, die über das Modul E-Mail-Kampagne verfügen, verfügbar sein.

Welche Alternativen gibt es?

Für diejenigen, die eine autonomere Verwaltung wünschen, wird es möglich sein, ihr MyExtrabat-Konto über API mit externen E-Mail-Diensten wie Mailjet oder Brevo zu verbinden.

FAQ

Die „Mailing-Einwilligung“ bezieht sich auf die ausdrückliche Erlaubnis einer Person, Werbe- oder Informations-E-Mails von einem Unternehmen oder einer Organisation zu erhalten. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails nur an Personen gesendet werden, die ihre vorherige Einwilligung gegeben haben.
Ihr Kunde kann seine Einwilligung widerrufen, indem er von seinem Kundenbereich aus auf sein Profil zugreift und die Option „Einwilligung widerrufen“ nutzt, die im Abschnitt zur Verwaltung der Einwilligung verfügbar ist.

Damit Ihr Kunde unsere E-Mailings erhalten kann, kann er seine Einwilligung erteilen, indem er die E-Mail mit der Bitte um Einwilligung akzeptiert oder indem er von seinem Kundenbereich aus auf sein Profil zugreift und die im Abschnitt zur Verwaltung der Einwilligung verfügbare Option „Einwilligung erteilen“ nutzt.

Ja, Sie können weiterhin E-Mail-Kontaktlisten importieren. Beachten Sie jedoch, dass nur die E-Mails, die bereits in Ihrem Extrabat gespeichert sind, in Ihren Kampagnen verwendet werden.

Einige E-Mail-Adressen werden als extern markiert, da sie noch nicht in Ihrem Extrabat registriert sind. Das Einwilligungsmanagement gilt nur für E-Mails, die in Ihrem Extrabat vorhanden sind, um Missbrauch vorzubeugen und sicherzustellen, dass nur legitime Kontakte, die bereits mit Ihrem Geschäft in Verbindung stehen, für Aktionen wie z. B. Einwilligungsanfragen kontaktiert werden können.

Warnung beim Hinzufügen oder Ändern einer Bankverbindung

Bei Extrabat ist die Sicherheit Ihrer Bankverbindung von höchster Priorität.

“Angesichts eines kürzlich erfolgten Angriffsversuchs, der auf die Bankdaten unserer Nutzer abzielte, haben wir umgehend Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit Ihrer Konten zu erhöhen. Obwohl die Passwörter nicht direkt kompromittiert wurden, nutzen die Angreifer schwache Passwörter aus, um auf die Konten zuzugreifen.

Neue Warnfunktion für Ihre Bankverbindung

Um den Schutz Ihrer Bankverbindung zu gewährleisten, haben wir eine automatische Warnung für jedes Ändern oder Hinzufügen Ihrer Bankverbindung(en) eingerichtet.

Diese Funktion ist wichtig, um Sie sofort über jegliche verdächtigen Aktivitäten zu informieren.

Die Warnung wird per E-Mail und SMS an den Administrator und den Hauptkontakt gesendet, der in dem MyExtrabat-Konto Ihrer Firma angegeben ist.


Der Hauptkontakt ist der, den Sie unter “Einstellungen > Kontaktdaten und Allgemeine Infos” angegeben haben.

Falls diese Adresse noch nicht hinterlegt ist, bitten wir Sie, dies umgehend zu tun.

Nachverfolgbarkeit der Änderungen

In Kürze wird jede Warnung auch Informationen über die Identität des MyExtrabat-Kontonutzers enthalten, der die Aktion (Ändern oder Hinzufügen der bankverbindung) durchgeführt hat.

Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Transparenz zu erhöhen und Ihnen zu helfen, die Aktivitäten auf Ihrem Konto besser zu verfolgen.

Im Falle eines Angriffs oder Verdachts auf einen Angriff

Was tun, wenn Sie Opfer eines Cyber-Angriffs geworden sind oder einen solchen vermuten? Hier ist die Vorgehensweise:

  • 🔑 Ändern Sie sofort Ihr Passwort: Verwenden Sie einen Passwortgenerator, um ein starkes und einzigartiges Passwort zu erstellen.
  • 🛡️ Kontaktieren Sie Ihre Versicherung: Informieren Sie sie über den Vorfall für eine mögliche Schadensdeckung.
  • 🚔 Erstatten Sie Anzeige: Melden Sie den Vorfall den Behörden.
  • 📞 Informieren Sie uns: Kontaktieren Sie unseren Support unter 0 69 96 21 76 40.

Wie kann man Dokumenten, die Lieferanten betreffen, eine Standardadresse zuordnen?

Seite "Kontaktdaten und allgemeine infos"

 

Eine für Händlernetzwerke entwickelte Funktion

Um den besonderen Anforderungen von Händlernetzwerken gerecht zu werden, ist es ab jetzt möglich allen die Lieferanten betreffenden Belegen (z.B. Bestellungen) eine bestimmte Rechnungsadresse zuzuweisen.

Den spezifischen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht werden

Diese Rechnungsadresse wird automatisch auf allen Lieferantenbelegen übernommen.
 

Wie kann man den Lieferantenbelegen eine Standard-Rechnungsadresse zuweisen?

  1. Klicken Sie in den Einstellungen (Zahnradsymbol) auf „Kontaktdaten und allgemeine Infos„.

  2. Klicken Sie auf „Adressen“.

  3. Legen Sie zuerst die Hauptanschrift Ihres Unternehmens fest. Diese wird auf allen kaufmännischen Belegen, die Kunden betreffen, übernommen (Angebote, Rechnungen…).

  4. Legen Sie danach unter „LIEFERANT“ die Standardadresse Ihres Lieferanten fest.

  5. Ihre Adressen sind nun definiert.
 

💡 Tipp

Sie können beim Erstellen eines Beleges in der Maske jederzeit eine andere Adresse auswählen.

Ein Layout duplizieren

Sie können das Layout eines Verkaufsdokuments duplizieren indem Sie auf Plus und dann auf das Symbol für die Einstellungen  klicken.

Öffnen Sie nun das Dokumentenvorlage Modul.

Um das gewünschte Layout zu kopieren, klicken Sie auf das Symbol mit den grünen Pfeilen.

Eine Rechnungsliste ausdrucken oder exportieren

Um eine Rechnungsliste auszudrucken, bzw. zu exportieren, klicken Sie auf und danach auf das Modul Exporte .

In der Rubrik „Kaufmännische Verwaltung“ wählen Sie „Eine Rechnungsliste ausdrucken“.

Hier können Sie nun entscheiden, ob Sie eine komprimierte ZIP-Datei mit je einem PDF per Rechnung oder ein zusammenhängendes PDF mit allen Rechnungen exportieren, bzw. drucken möchten.

 

Ein Bild für Startseite des Kundenstammblatts auswählen

Sind alle Eingaben für den Kunden (Adresse, Ansprechpartner, GPS, Telefon, etc.)
erledigt, können Sie ein Bild hinterlegen, welches auf der Startseite mit allen wichtigen
Informationen zum Kunden erscheint.
Dieses kann aus verschiedenen Bilddateien entnommen werden. Es kann zum Beispiel
eine Planskizze, ein Foto des Grundstücks oder ein Teilabschnitt
des Bauprojekts sein.
Um dieses Bild einzufügen klickt man auf die unter dem Begriff „Menü“ angegebene
Startseite. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Informationen zum Kunden.
Rechts im Fenster sieht man einen kleinen Fotoapparat. Wenn ein Bild oder Logo
hinzugefügt werden soll, klickt man diesen an und gelangt auf das „Eingabefeld“.
Hier wählt man „Neues Dokument“ aus. Es wird nach der Datei
gefragt, die verwendet werden soll. Diese auswählen und auf das Feld „Hinzufügen“
klicken. Um Ihr Bild als Favorit auf dem Kundenstammblatt anzuzeigen, muss nur noch der Stern in der Symbolleiste am Ende der Zeile aktiviert werden. Dieser wird dann gelb. Sobald dies geschehen ist, wird das neue Bild angezeigt.

Die Hintergrundfarben ändern

Um Ihr Benutzerkonto in Extrabat  zu personalisieren, können Sie auf das
Feld Einstellungen gehen. Dort gibt es eine Palette an Farben, die für die Gestaltung
des Banners vorgesehen sind.
Ebenso können Sie auf dieser Fläche die Farbe des Hintergrundes nach Ihrem individuellen
Geschmack einstellen.

Diese Farbvarianten können Sie von Ihren Benutzerpräferenzen aus aktivieren:

=> Symbol „Benutzerpräferenzen“ (kleines Zahnrad oben rechts)

=> Hauptfarbe

=> Hintergrundfarbe

Wenn Sie auf die Startseite zurückkehren, erscheint die gewählte Farbkombination.

Eine Artikeldatenbank auf Basis von Lieferantenkatalogen erstellen

Um ein Angebot zu erstellen, können Sie Artikel aus der Ihnen zur Verfügung stehenden Artikelbasis des Lieferantenkatalogs abrufen :

Sie klicken auf Artikel hinzufügen und geben die Referenz Ihres Artikels ein.

Wenn das Programm den Artikel nicht in Ihrer Datenbank findet, bietet es Ihnen zwei Möglichkeiten an, entweder einen neuen Artikel zu erstellen oder in Lieferantenkatalogen zu suchen.

Klicken Sie auf „Suche starten“ und wenn die Suchmaschine den Artikel findet, schlägt sie Ihnen vor, ihn zu importieren.

Durch diese Aktion befindet sich dieser Artikel nun im Artikelstamm Ihrer Datenbank.

So können Sie eine Artikeldatenbank im laufenden Betrieb erstellen, ohne vorher Hunderte von Artikeln importieren zu müssen.

Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung löschen

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie dann auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke. Das Dokument wird somit gelöscht.

Bitte beachten Sie: Ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung kann nur gelöscht werden, wenn das Dokument noch nicht umgewandelt wurde.

Ein neues Widget „Benachrichtigungen“

Dieses Widget ist mit der Anwendung Extrabat Today verknüpft und ruft folgende Informationen in Echtzeit ab:

Die Interventionsberichte Ihrer Techniker,
Fotos von Baustellen, sowie Kommentare,
Den Status der Baustelle mit den drei Farben Grün, Orange, Rot

Dadurch wird vermieden, das Journal eines jeden Technikers aufzurufen, um herauszufinden, was er getan hat…

Dieses Widget kann von Ihren Benutzereinstellungen aus aktiviert werden:

Icon „Einstellungen“

=> Standort => Benutzer

Ich möchte mittels der Extrabat Today-App über meine Verspätung informieren

Mit der Anwendung können Sie (unter der aktualisierten IOS-Version und unter Android) Ihren Kunden über eine mögliche Verspätung informieren.

Zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt (zum Termin oder später) können Sie Ihren Interessenten oder Kunden per SMS oder E-Mail benachrichtigen.

Nachdem Sie auf „ABFAHRT“ geklickt haben, erhält der Kunde eine Benachrichtigung per SMS oder per E-Mail.

 

PS: Um die Version anzuzeigen, klicken Sie einfach auf Profil und Abmelden (die Version wird unten rechts als Version 1.2 Build45 angezeigt).

Wenn Sie die Schaltfläche „ABFAHRT“ nicht sehen, liegt es daran, dass die Datei nicht in Extrabat geolokalisiert ist oder dass Sie die Geolokalisierung nicht auf Ihrem Smartphone aktiviert haben (Einstellungen / Extrabat heute / Position).

 

Ich möchte ein Foto mit Extrabat Today aufnehmen

Sobald Sie auf Ihren Termin klicken, werden auf der Karte die Details des Termins, sowie der Fotobutton oben rechts auf dem Bildschirm angezeigt (links neben dem Bleistift, mit dem Sie einen Einsatzericht eingeben können).

Wenn Sie auf den Fotobutton klicken, werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten vorgeschlagen.

Sobald Ihr Foto aufgenommen oder über die Bibliothek ausgewählt wurde, finden Sie unten rechts einen gelben Download-Code (dieser verschwindet, sobald der Download in die Dokumentenmappe des Kunden erfolgt ist).

Das aufgenommene Foto wird automatisch in die Extrabat-Software im Ordner „Fotos“ der Dokumentenmappe des Kunden heruntergeladen

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