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Nouvelle fonctionnalité : Gestion du consentement

Extrabat lance sa nouvelle fonctionnalité, la gestion du consentement pour des campagnes emailings plus sûres et conformes au RGPD.

Pour garantir la délivrabilité de vos futures campagnes d’emailing, nous vous recommandons fortement de commencer par lancer une campagne de consentement. Sans cette étape, vous risquez de ne pas obtenir leur accord pour l’envoi de vos communications.

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité de gestion du consentement d’Extrabat, vous pouvez configurer simplement un nouvel expéditeur de campagne emailing comme Mailjet ou Brevo, des articles tutoriels avec vidéo vous expliquent comment faire.

Nouvelle fonctionnalité de gestion du consentement aux campagne emailing

Pourquoi ?

Lorsque vous utilisez Extrabat pour vos campagnes d’emailing, nous assumons à la fois la responsabilité technique et légale en tant qu’expéditeur. Ce service est partagé entre tous les utilisateurs, ce qui implique une responsabilité collective.

Tout usage non conforme, tel que l’envoi massif à des listes d’adresses dont le consentement n’a pas été explicitement donné à l’entreprise, peut entraîner des blocages du système, impactant ainsi l’expérience de l’ensemble de nos utilisateurs.

Comment ça marche ?

Nous allons introduire un nouveau bouton de consentement dans les fiches de contact, permettant de solliciter l’accord des destinataires de manière transparente et conforme à la réglementation.

Seuls les contacts qui auront donné leur consentement recevront vos campagnes d’emailing, assurant ainsi le respect de leurs préférences et des lois en vigueur.

À noter : Vos clients pourront également gérer le consentement directement depuis leur espace client.

Première fois

Dans le cadre de la mise en place de cette nouvelle solution, nous vous recommandons de suivre cette procédure : lancez votre campagne de consentement avant d’envoyer vos prochaines campagnes d’emailing afin de maximiser la portée de vos futurs envois.

Comment ?

Préparation d'un nouveau emailing
Depuis la page création d’un emailing (bulle campagne Mailing > Ajouter), créez votre prochain mailing, renseignez le filtre d’envoi (les destinataires), puis validez.
Chargement de votre liste d'envoi

À noter : le temps de chargement peut prendre quelques minutes.

Après votre validation, la section “RÉCAPITULATIF DE VOTRE LISTE” sera mise à jour pour vous indiquer le nombre de contacts/destinataires disponibles (ayant donné leur consentement) pour vos campagnes d’emailing.

Récapitulatif de votre liste : à qui sera envoyé votre campagne emailing

Vous souhaitez avoir plus de détails sur vos contacts (statut, éligibilité…) ? Cliquez sur “PLUS DE DÉTAILS” situé en-dessous de la barre des destinataires

Préparer une campagne de consentement

Si vous avez des contacts qui n’ont pas encore donné leur accord, cliquez sur le bouton “PRÉPARER UNE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT” pour déclencher une campagne générale de demande de consentement depuis le bouton “ENVOYER VOTRE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT”.

Au quotidien

La gestion se fait depuis 4 endroits différents, chacun étant représenté par l’icône suivante : à la suite de chaque email renseigné.

Gestion du consentement de manière individuelle depuis la fiche client, fournisseur ou répertoire
Individuelle
  • 01 – Fiche client
  • 02 – Fiche répertoire
  • 03 – Fiche fournisseur
Gestion globale du consentement depuis le module emailing

Globale

  • 04 – Création d’une campagne emailing

Exemple fiche client :

Depuis la fiche client, retrouvez l’action pour la gestion du consentement par l’icône suivante : , situé à côté de chaque email renseigné.

Gestion du consentement depuis la fiche client
Cliquez sur l’icône pour ouvrir la gestion de cette adresse email.
Gérer le consentement pour un utilisateur ayant accepté

Consultez l’email renseigné ainsi que son statut :

  • Accepté :
    Le destinataire a donné son consentement pour recevoir les campagnes emailings.

  • Refusé :
    Le destinataire ne consent pas à recevoir les campagnes emailings.

  • En attente :
    Le destinataire a été consulté mais n’a pas encore donné son consentement ou refusé de recevoir les campagnes emailing.

  • Non sollicité :
    Le destinataire n’a pas reçu de demande de consentement pour recevoir les campagnes emailings
Gérer le consentement pour un contact non solicité
Cliquez sur l’icône pour accéder aux actions pour cet email

Les actions disponibles diffèrent en fonction du statut :

  • Demander le consentement :
    Réaliser la demande ou le renouvellement de la demande de consentement depuis cette action.

  • Retirer le consentement :
    Retirer le consentement de cette adresse email depuis cette action.

    ⚠️ Attention, cette action n’est pas réversible depuis cette interface. Seul le destinataire pourra revenir sur cette décision depuis l’espace client.

  • Afficher l’historique :
    Accéder à l’ensemble de l’historique sur la gestion du consentement de cette adresse email depuis cette action.
Historique du consentement

Quand ?

La fonctionnalité sera disponible courant décembre 2023 pour tous nos utilisateurs disposant du module campagne emailing.

Quelles alternatives ?

Pour ceux qui souhaitent une gestion plus autonome, il sera possible de connecter son compte MyExtrabat à des services d’emailing externes tels que Mailjet ou Brevo.

FAQ

Le « consentement de mailing » fait référence à l’autorisation explicite donnée par un individu pour recevoir des courriers électroniques promotionnels ou informatifs de la part d’une entreprise ou d’une organisation. Cela garantit que les emails ne sont envoyés qu’aux personnes qui ont donné leur accord préalable.
Votre client peut retirer son consentement en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Retirer le consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.
Pour que votre client puisse recevoir nos emailings, il peut donner son consentement en acceptant l’email de demande de consentement ou en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Donner son consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.
Oui, vous pouvez toujours importer des listes de contacts email. Cependant, il est important de noter que seuls les emails qui sont déjà enregistrés dans votre Extrabat seront utilisés lors de vos campagnes.
Certaines adresses email sont marquées comme externes à votre magasin, car elles ne sont pas encore enregistrées dans votre Extrabat. La gestion du consentement ne s’applique qu’aux emails présents dans votre Extrabat, afin de prévenir les abus et de garantir que seuls les contacts légitimes déjà établis avec votre magasin peuvent être sollicités pour des actions telles que les demandes de consentement.

Alerte en cas d’ajout ou suppression de RIB

Chez Extrabat, la sécurité de vos informations bancaires est une priorité absolue.

Face à une récente tentative d’attaque ciblant les informations bancaires (RIB) de nos utilisateurs, nous avons pris des mesures immédiates pour renforcer la sécurité de vos comptes. Bien que les mots de passe n’aient pas été directement compromis, les attaquants exploitent les mots de passe faibles pour accéder aux comptes.

Nouvelle fonctionnalité d'alerte pour votre RIB

Pour assurer la protection de vos informations bancaires, nous avons mis en place une alerte automatique pour toute modification ou ajout de votre document RIB.

Cette fonctionnalité est essentielle pour vous informer immédiatement de toute activité suspecte.

Qui sera alerté en cas d'ajout modification du RIB ?

L’alerte sera envoyée via email et SMS à l’administrateur et au contact principal renseigné sur l’entité de votre compte MyExtrabat.

Le contact principal est celui que vous avez indiqué dans Paramètres > Coordonnées et Infos Générales.

Si les champs Email et Téléphone ne sont pas encore renseignées ou obsolètes, nous vous invitons fortement à les mettre à jour. 

Modifiez l'adresse email dans Paramètres > Coordonnées et Infos Générales > Champ Email

Traçabilité des modifications

Prochainement, chaque alerte inclura également l’information sur l’identité de l’utilisateur du compte MyExtrabat à l’origine de l’action (modification ou ajout de RIB).

Cette mesure vise à augmenter la transparence et à vous aider à mieux suivre les activités de modification sur votre compte.

En cas d'attaque ou de suspicion d'attaque

Que faire si vous avez subi ou suspectez une cyber-attaque en cours ? Voici la marche à suivre :

  • 🔑 Changez immédiatement votre mot de passe : Utilisez le générateur de mots de passe de la CNIL pour créer un mot de passe solide et unique.
  • 🛡️ Contactez votre assurance : Informez-les de l’incident pour une éventuelle couverture de préjudice.
  • 🚔 Portez plainte : Signalez l’incident aux autorités.
  • 📞 Informez-nous : Contactez notre support au 09 87 87 69 20 pour assistance.

Pour plus de détails, apprenez à identifier une cyberattaque et appliquer les mesures de base pour protéger son entreprise en cas d’attaque informatique.

Les astuces Extrabat : gagner du temps !

Extrabat_Gagnerdutemps

Gagner du temps dans l'utilisation de votre outil Extrabat

Découvrez les 9 astuces incontournables pour économiser un temps précieux dans la gestion de votre entreprise avec Extrabat.

  1. Choisir le statut (prospect, client, etc) lors de la création d’une fiche sinon NC (Non Communiqué)

  2. Affinez votre base d’articles et vos nomenclatures

  3. Renseigner le titre à un devis

  4. Maîtriser les raccourcis du moteur de recherche *, **, //

  5. Maîtriser le raccourci F3 dans une pièce commerciale

  6. Optimiser votre stockage, à l’aide du paramétrage sur Extrabat Today et Extradoc en cochant la case “Mettre les photos en basse résolution”« 

  7. Demandez aux commerciaux de mettre à jour les coordonnées GPS précises des futurs clients pour les interventions à venir

  8. Configurez votre navigateur (Firefox, Chrome) pour ouvrir automatiquement les PDF dans un nouvel onglet.

  9. Organisez sa barre personnelle de favoris afin d’y ajouter vos raccourcis essentiels (myextrabat.com / page statistique / page widget)

Nouvelle obligation de l’URSSAF : Renseignement du numéro SAP de l’intervenant

enseignement du numéro SAP de l'intervenant
Page coordoonées & informations générales

À partir de septembre 2023, la transmission du numéro de l'intervenant (SAP) devient obligatoire. 

Suite à une récente et importante mise à jour concernant les prestations soumises via l’API : l’URSSAF rendra obligatoire le renseignement du numéro SAP de l’intervenant pour chaque prestation effectuée. Cette mesure entrera en vigueur dès septembre 2023

L’URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) a pris cette décision dans le cadre de ses efforts continus pour renforcer la traçabilité et la transparence des prestations déclarées, tout en simplifiant les procédures administratives pour les entreprises et les travailleurs indépendants.

 

Qu’est-ce que le numéro SAP de l’intervenant ?

Le numéro SAP (Service d’Aide à la Personne) est un identifiant unique attribué à chaque intervenant lors de son inscription à NOVA, qu’il s’agisse d’un prestataire de services à la personne. Ce numéro permet de faciliter la gestion des déclarations et des cotisations sociales liées aux prestations de services effectuées. 

 

Comment se conformer à cette nouvelle obligation ?

Afin de pouvoir répondre à cette nouvelle obligation, un nouveau champ de saisie a été réalisé sur votre logiciel. Suivez-les instructions pour vous conformer à cette obligation  : 

  1. Rendez-vous sur la page : Coordonnées & Infos générales
  2. Aller à la section “Informations légales”.
  3. Renseigner votre numéro SAP/NOVA au format SAPXXXXXXXXX (9 chiffres) dans le champ de saisie « Numéro SAP ».
  4. Valider
  5. Votre numéro SAP est désormais renseigné ! 


Comment créer un tiers payant.

-Il vous faut demander en premier lieu à activer le module « Tiers payant » (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit).

-Une fois ce parametrage effectué, il vous faut créer vos « tiers payant » ex « Prime CEE » depuis le  puis la bulle   => Fournisseurs.

Sur la fiche de ce fournisseur, vous aurez la possibilité de saisir les mentions légales et/ou le montant pris en charge par ce tiers-payant (afficher à l’impression).

Sur vos pièces commerciales, vous pouvez maintenant »‘ajouter un tiers payant ».

 

Vous avez 2 possibilités, sortir l’impression destinée à votre client et également le document destiné à votre tiers payant.

 

 

 

Comment realiser une facture en autoliqudation ?

-Dans un premier temps, il vous faut créer un taux de TVA à 0% depuis la bulle => Gest.com. => Taux de TVA

 

-Puis créer un modèle « Autoliquidation » depuis le « générateur modèle de document » (dans bulle « paramètres » =>Module Modèle de document/Générateur modèle de document).

Vous aurez la possibilité d’y inclure les informations légales.

Depuis les paramètres de ce modèle, vous pourrez supprimer la colonne TVA.

-Une fois créé, il vous suffira de choisir ce modèle dans la liste des modèles d’impression disponibles lorsque vous souhaiterez imprimer une facture en autoliquidation.

Comment bloquer les sorties de stock depuis le module diviser en sous-commandes.

Pour bloquer la sortie de stock de vos produits depuis le module diviser en sous-commandes, il vous faut désactiver la sortie de stock de votre sous-commande par l’engrenage.

 

Vous pourrez contrôler rapidement la sortie ou non des produits par le code couleur.

Bleu lorsque la sortie de stock est validée.

Gris lorsque la sortie de stock n’est pas validée.

 

 

Comment gérer un stock alerte.

Depuis la fiche article, mettez votre article à « oui » pour la tenue de stock et renseignez votre stock alerte.

Activer sur votre compte utilisateur le widget « Stock alerte ».

(Via le + puis la bulle « paramètres »  => magasin => utilisateurs).

 

Lorsque le seuil d’alerte de l’article est atteint, vous serez alerté par ce widget « Stock alerte » depuis votre page d’accueil.

Depuis ce widget, mettez les articles en « A commander ».

Et pour finir, passez votre commande fournisseur depuis le « Panier : Liste des articles à commander »

Tutorial plage de date

Voici la nouvelle méthode pour retrouver les pièces commerciales d’un client suivant une plage de date précise ou depuis le début :

 

Un nouveau widget « Notifications »

Ce widget est liè à l’application Extrabat Today et récupère en temps réel :

  • Les rapports d’intervention de vos techniciens,
  • Les photos des interventions ainsi que des commentaires,
  • L’état global de l’intervention avec trois couleurs de pastilles (Vert, Orange, rouge)

Cela évite d’aller dans chaque agenda des techniciens afin de savoir ce qu’il a réalisé

widget notifications

 

Ce widget est à activer depuis  les comptes utilisateurs :

Bulle « paramètres »

=> magasin => utilisateurs

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