Catégorie : Astuces

Faîtes le test « Avez-vous les bons réflexes Extrabat ? »

1 – Ne pas passer par le moteur de recherche pour créer un client mais par la bulle client et Ajouter un client,
2 – Ne pas faire **et le nom du client dans le moteur de recherche afin de voir toutes les pièces commerciales,
3 – Garder plusieurs fournisseurs alors qu’on peut les fusionner, Cliquer ici pour voir comment

4 – Garder des civilités en doublon alors que je peux les fusionner Cliquer ici pour voir comment

5 – Garder des statuts (client, suspect, prospect, etc..) alors que je peux les fusionner, Cliquer ici pour voir comment

6 – Ne pas mettre à jour ses articles avec avec la bonne famille et le bon plan comptable, Cliquer ici pour voir comment

7 – Ne pas synchroniser son agenda avec son smartphone sous Apple, Par ici, sous Android, Par là

8 – Ne pas rattacher des notices techniques et/ou commerciales à un article, Cliquer ici pour voir comment

9 – Ne pas jeter un oeil à quelques exports (CA par Journal, CA par origine de contact, export commercial, clients perdus/gagnés),

10 – Ne pas se servir du module SMS (rappel d’un rendez-vous un jour avant, relance des devis par SMS, campagne SMS)

PS : Si vous pensez que vous pouvez améliorer votre degré d’utilisation de notre outil, nous pouvons sur simple demande via votre assistance,  vous réaliser un audit d’utilisation.

A la suite de ce document de travail, nous pourrons vous proposer un accompagnement soit par nos formations gratuites du vendredi, soit par une formation type Tour de France ou sur votre site à votre convenance.

Comment se créer une base article à partir des catalogues fournisseurs

Sur un devis, vous pouvez récupérer des articles de la base article Catalogue fournisseur mise à votre disposition à savoir :

  • Vous cliquez sur Ajouter un article et vous tapez la référence de votre article par exemple w1245er,
  • S’il ne trouve pas l’article dans votre base vous propose alors deux choix, soit de Créer un nouvel article soit de Rechercher dans les catalogues fournisseurs,
  • vous cliquez sur « Lancer la recherche » et s’il le trouve,
  • il vous propose de l’importer avec la possibilité de le mettre à jour (familles, sous familles, prix d’achat, plan comptable) ou non,
  • En réalisant cette action, cet article se trouve maintenant dans la base article de votre gestion commerciale.

Cela vous permet d’avoir une base articles créée au fil de l’eau sans avoir à importer des centaines d’articles au préalable

PS : Je vous conseille lors de la création de l’article d’informer la personne responsable pour la mise à jour de l’article ou alors de créer un plan comptable d’attente par exemple 707900 Articles à classer, ce qui permettra à la personne responsable de retrouver et de mettre à jour les articles rapidement

Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

La réponse va être un peu technique,

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible. On ne peut intervenir sur les serveurs de type personnel comme Yahoo, Gmail, Hotmail, Orange… mais il est par contre possible de rajouter des règles de sécurité sur votre nom de domaine (@<votre_nom_de_domaine>.com).

C’est ce qu’on appelle une sécurité SPF, un mécanisme fait pour prévenir les SPAM, Il faudrait que le gestionnaire de votre nom de domaine ajoute la règle suivante dans les DNS de votre nom de domaine :

"v=spf1 include:_spf.extrabat.com -all"

Cela ne garantie pas l’expédition du mail, mais devrait améliorer la « déliverabilité ».

Cela arrive souvent avec des adresses non professionnelles des clients comme @wanadoo.fr, @hotmail.fr, etc… car ces fournisseurs d’accès n’autorisent pas d’autres serveurs d’envoi de mails.

De plus, ils sont aussi de plus ou moins sensibles à certains termes utilisés (offres exceptionnelles…); en effet, le niveau d’intolérance a augmenté.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel.

Pour cela, il faudra demander à l’assistance d’activer le module « Configurateur SMTP »

Plus d’information sur ce module ici

 

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Forcer la synchronisation de mes rendez-vous à venir

Si vous vous rendez compte que vous perdez la synchronisation « Agenda » entre votre smartphone et votre agenda Extrabat, vous avez la possibilité de forcer la synchronisation à nouveau. Cela vous permettra de récupérer les rendez-vous qui n’auraient pas été synchronisés correctement.

Pour ce faire, vous cliquez sur :

  • la roue crantée (préférences utilisateurs) en haut à droite. La roue crantée se situe à droite de votre avatar et au dessus de votre nom d’utilisateur,
  • et vous cliquez sur le bouton Synchroniser maintenant au niveau du menu Agenda

Renommer un ouvrage

Sur une fiche client, on peut définir un ouvrage par exemple :

  • une piscine pour un piscinier,
  • un poêle à pellets pour un cheministe,
  • un aménagement paysager pour un paysagiste,
  • une chaudière pour un plombier,
  • un projet graphique pour une société de communication, etc..

Maintenant, vous pouvez précisément renommer cet ouvrage si vous désirez apporter une information complémentaire en cliquant sur l’ouvrage et Modifier

ce qui vous permettra lors de l’ouverture de la fiche client de visualiser rapidement les différents projets du client

Mettre un article en option

Sur une pièce commerciale (devis, commande, facture, etc..) :

Vous cochez la case à cocher de l’article à mettre en option voire plusieurs articles,

Pour la sélection, vous sélectionnez Créer une option,

PS : l’article en option n’est pas repris dans le calcul total du devis ou de la commande mais l’article et sa valeur seront présents.

Vous pouvez aussi si besoin Cliquer/Déplacer des lignes d’articles à l’intérieur de l’option afin d’en rajouter ou en enlever

PS : Bien expliquer à votre client (car il y a des personnes qui vous expliquent qu’ils n’avaient pas compris cela) que le ou les articles en option ne sont pas compris dans l’offre du devis et donc son total 🙂

Créer un article texte sans prix ni quantité

Si vous désirez créer des titres ou des sous titres, il vous suffit de créer des articles type txt.

Il vous suffit d’ajouter un article et d’écrire txt_ puis le code que vous désirez afin de créer un paragraphe, un chapitre ou un titre

Lors de l’impression du devis ou facture, la colonne quantité, unité ou total ne seront pas reprises

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