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Je veux mettre à jour mes coordonnées GPS dans la fiche Extrabat à partir d’Extrabat Today

Lorsque vous créez une fiche, c’est la fonctionnalité Google Maps qui géolocalise l’adresse indiquée sur la fiche client et de temps en temps elle est approximative (car l’adresse c’est centre bourg) voire très approximative.

Lorsque le commercial arrive chez le client, il peut par son application Extrabat Today en profiter pour mettre à jour les bonnes coordonnées GPS, ce qui apportera de la satisfaction et du confort pour tous ceux qui arriveront par la suite.

Comment faire ?

  • Soit en laissant votre doigt appuyé sur l’adresse et un menu contextuel de mise à jour apparaît

Mise à jour coordonnées gps

  • Soit en cliquant sur l’icône sur la carte et un menu contextuel de mise à jour apparaît aussi

Mise à jour coordonnées gps

  • Une fois que vous avez cliqué sur cette information, un menu de confirmation de mise à jour vous demandera une validation

La mise à jour est effective en temps réel

La saisie des temps sur Extrabat Today

Pour rappel, vous pouvez dans vos « Préférences utilisateurs » activer ou non le module de saisie des temps.

Une fois activé, vous retrouvez un icône « Temps » en bas de votre écran.

S’il y a une étoile jaune associé au picto, c’est qu’il y a des interventions passées qui n’ont pas été renseignées au niveau du temps voire du trajet

Ci-après votre écran de saisie des temps voire des trajets

Ecran de saisie des temps

Écran récapitulatif avec montant total des temps de la journée avec les écarts positifs ou négatifs

La saisie des temps côté Extrabat Today synchronise en temps réel les temps côté Extrabat tout comme les rapport d’interventions, les photos et les signatures

Gérer ses paramètres utilisateurs dans l’application Extrabat Today

Préférences utilisateurs Extrabat Today

Sur votre profil, en cliquant en haut à droite sur la roue crantée, vous pouvez :

  • Activer le module ou non de « Saisie des temps »,
  • Activer ou non le module C Fluide,
  • Si vous avez cocher Oui pour le module C Fluide, il faudra demander à C Fluide votre API Token que vous renseignerez dans le champ dédié et nous vous recommandons de cocher « Document visible par le client » ainsi que de « conserver les cookies C Fluide », ce qui vous évitera de saisir systématiquement votre identifiant et mot de passe,
  • Personnaliser votre signature pour le bouton  « Je pars » si vous ne voulez pas signer en votre nom mais plutôt de celui de votre société,
  • Activer par défaut pour les photos prises avec Today, Visible par le client, coordonnées GPS ainsi qu’une résolution type « basse résolution » pour une synchronisation plus rapide dans le porte doc du client,
  • Activer par défaut ou non, les questions métiers de la fiche sanitaire pour le métier Piscine

Tout découvrir sur l’application Extrabat Today (ios et Android)

Cette application est une extension en mobilité de votre solution Extrabat qui accompagne les commerciaux ,les équipes d’installation ainsi que les techniciens afin qu’ils aient accès à tous leurs rendez-vous de la journée, coordonnées postales et téléphoniques et instructions de travail même en déconnecté.

 

Cela leur permet d’être en autonomie et de pouvoir rendre compte en temps réel sans déranger le bureau

  1. Comment la télécharger et ce qu’elle me propose,  c’est ici,
  2. Je veux prévenir de mon retard, c’est ici, 
  3. Je veux mettre à jour mes coordonnées GPS dans la fiche Extrabat, c’est ici
  4. Je veux rentrer mon rapport d’intervention (même en déconnecté), c’est ici
  5. Je veux mettre à jour le statut de mon intervention chantier, Sav ou Services, c’est ici
  6. Je veux prendre une photo de mon intervention, c’est ici
  7. Je veux renommer la photo, l’annoter et la géolocaliser, c’est ici
  8. Je veux remplir mon rapport d’intervention et signer, c’est ici
  9. Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs, c’est ici
  10. Je veux saisir mes temps, c’est ici
  11. Je veux coupler Extrabat Today au logiciel C Fluide, c’est ici

PS : Côté Bureau, il faut activer le widget « Notifications » sur son compte utilisateur afin d’être informé en temps réel des photos et des rapports d’interventions de vos techniciens

Les rapports d’intervention et les signatures sur Extrabat Today

Visualisation du formulaire de pré-diagnostic des rendez-vous SAV et service

Pour chaque intervention planifiée chez un client, désormais les formulaires de pré-diagnostic sont visualisés automatiquement, affichant le rendez-vous SAV ou service et les remarques du client.

Possibilité de répondre et d’envoyer le formulaire d’intervention SAV ou service

Après la visite en clientèle, les formulaires de rapport d’intervention sont mis à disposition, avec commentaires et recommandations du technicien, synchronisés en temps réel avec le bureau via le widget Notifications ( A activer sur votre compte utilisateur)

Ces formulaires proposent un menu déroulant, des cases à cocher, des questions  « oui/non » sur les tâches effectuées et des zones de remplissage de commentaires.

Ces actions sont réalisables dans l’application même hors-connexion en cas d’absence de réseau mobile.

En temps réel avec le widget Notifications sur la version Bureau

Widget Notifications

Possibilité de faire signer par le client et le technicien le rapport d’intervention SAV ou service

Les champs Signature Client et Signature Technicien, avec horodatage automatique, ont été ajoutés dans l’application, pour éviter les impressions papier et faire gagner du temps aux deux parties. Le tout, toujours synchronisé en temps réel avec l’entreprise, pour un meilleur confort de travail de tous les employés.

PS : La version Android arrivera prochainement

Je veux géolocaliser ma photo et annoter ma photo

Lorsque j’ai cliqué sur le picto Photo et pris ma photo, j’ai quatre actions possibles à partir de l’écran d’après à savoir de haut en bas :

  1. Si je clique sur l’image, j’ouvre l’éditeur qui me permettra de mettre du texte, de souligner avec de la couleur voire de mettre ma signature,
  2. Dans le champ texte de l’image, je peux la renommer si besoin,
  3. Avec le bouton Coordonnées GPS, je peux désactiver les coordonnées,
  4. Avec Envoyer, je valide mes modifications précédentes ou retour si je veux changer de photo

 

 

Je veux changer le statut de mon intervention (Sav ou Services) dans Extrabat Today

Lorsque vous cliquez sur le crayon afin de saisir votre rapport d’intervention, vous pouvez mettre à jour le statut de votre intervention à savoir :

  • Intervention en cours,
  • Retour atelier,
  • Intervention terminée à facturer,
  • ou tout autre statut que vous auriez paramétrer

Une fois validé, si vous revenez sur l’écran principal de votre intervention, celui-ci s’est mis à jour automatiquement

La version Android sera opérationnelle fin Mars, début Avril

A venir : la signature sur l’application

 

Je veux prévenir de mon retard via l’application Extrabat Today

L’application vous permet  (sur IOS version à jour et sur Android) de prévenir votre client d’un éventuel retard.

Au moment que vous désirez (à l’heure ou en retard), vous pouvez notifier d’un Sms ou mail votre arrivée à votre prospect ou client

Une fois que vous avez cliqué sur JE PARS…

Confirmation par sms

 

Confirmation par mail

 

PS : Pour voir la version, il vous suffit de cliquer sur Profil et Se déconnecter (la version est affichée en bas à droite version 1.2 build45).

Si vous ne voyez pas le bouton « Je pars », cela est le fait que la fiche ne soit pas géolocalisée dans Extrabat ou que vous n’ayez pas activé la localisation dans votre smartphone (Réglages / Extrabat Today / Position)

Je veux prendre une photo avec Extrabat Today

Sur la carte, une fois que vous cliquez sur votre rendez-vous, celui-ci affiche le détail du rendez-vous ainsi que le pictogramme Photo en haut à droite de l’écran (à gauche du crayon qui permet de saisir un rapport d’intervention)

Vous cliquez sur le picto Photo et il vous propose plusieurs choix

Une fois votre photo prise ou sélectionnée via la bibliothèque, vous avez en bas à droite un code couleur jaune de téléchargement ( qui disparaîtra une fois le téléchargement vers le porte doc du client effectué)

La photo prise est automatiquement téléchargée dans le logiciel Extrabat dans le dossier « Photos » du porte doc du client

Je veux faire la liaison d’Extrabat Piscines avec mon logiciel d’analyse de l’eau (Ocediciel, Actisoft, Test’o)

  • Il vous faut demander en premier lieu à activer le module d’analyse de l’eau (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit),
  • Une fois ce paramétrage  effectué, vous retrouverez sur l’interface de votre logiciel Ocediciel, Actisoft, Test’o, un bouton « Se connecter avec Extrabat », (exemple Actisoft)
  • Interfacage avec Ocediciel
  • Vous rentrez votre identifiant et mot de passe API Extrabat,
    1. Les identifiants de connexion sont disponibles depuis Extrabat, à l’emplacement suivant : « Paramètres » / « Magasin » / « Coordonnées et infos générales ».

    , ce qui vous permettra de retrouver votre moteur de recherche afin d’appeler la fiche du client concerné,

  • Cela remplira des champs définis automatiquement (nom, prénom, type de traitement, cubage bassin, taille, etc..),
  • Une fois que votre solution aura fait son rapport d’analyse, il vous proposera de l’envoyer dans Extrabat via le porte doc du client en créant un sous dossier Ocediciel, Actisoft, Test’o
  • Votre client le retrouvera automatiquement via son espace client

PS : si vous ne voyez pas le bouton « Se connecter avec Extrabat », il vous faut vous rapprocher de votre fournisseur voire faire la mise à jour du programme

Associer la domotique Klereo à Extrabat

En premier, il vous faut associer Klereo à Extrabat en allant dans Paramètres / Klereo

Vous saisissez votre identifiant et mot de passe Klereo (à demander à Kléreo)

Il ne vous reste plus qu’une fois sur la fiche du client d’associer sa piscine afin de récupérer les informations de sa piscine

 

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