Les différentes façons d’envoyer un devis dans Extrabat

Il y a 4 manières d’envoyer un devis (les autres pièces commerciales également) à ce jour

1) Le plus rapide en un clic sur la fenêtre de confirmation lors de la validation d’un devis avec un texte pré-écrit (paramétrable par vos soins dans Paramètres/Alertes mail). Vous recevez par défaut une copie par mail,

2) Si vous désirez y adjoindre une photo, une pièce commerciale ou une notice, à partir de l’enveloppe située sur la pièce commerciale. Le texte est à taper manuellement car souvent personnalisé,

3) A partir du porte doc du client, dossier Devis, (même méthode précédemment),

4) ou alors à partir de la liste des pièces commerciales en cliquant sur l’enveloppe

 

PS : le point 4 n’est pas conseillé car c’est ici sur ce tableau général que l’on gère le management des devis à savoir la classification avec les pastilles de couleurs (relance 1, en négociation, perdu, etc..), la relance des devis par Sms et la relance par mail type mailing avec une offre commerciale doublé d’une action de relance.

 

Comment sont gérés les paiements différés par chèques

Lorsqu’un client vous paie une facture avec trois chèques, vous enregistrez dans l’onglet Règlements en précisant bien les trois dates à savoir le 30/05/2019, le 30/06/2019 et le 30/07/2019 par exemple (voir exemple ci-dessous avec les deux captures)

Si je désire faire ma remise de chèque en cliquant sur Nouvelle remise en banque, je ne retrouve pas mes trois règlements car ils sont daté à fin Mai, fin Juin et fin Juillet et nous sommes le 22/05/2019 (voir capture ci-dessous)

Par contre, si je clique sur Liste des paiements par chèque différé, je retrouve tous mes chèques.

L’idée de cette fonctionnalité est de ne pas déposer des chèques avant la date demandée par le client.

 

Comment mettre en place la carte de fidélité par points ?

C’est un module à activer à demander à votre assistance.

Vous devez paramétrer dans Outils/ Paramètres /Fidélité client par points sur CA

  1. Le paramétrage des points par famille et sous famille par exemple 1 euro = 1 points,
  2. La création d’un article remise (par exemple remise fidélité 10 euros) correspondant au nombre de points.

Sur la prochaine facture, une fois que le client atteint le nombre de points (ex : 100 pts pour un cadeau offert),  à la validation une popin s’ouvre proposant la réduction ou le cadeau.

Vous cliquez sur la ligne « Remise 100 Points »  une ligne article se rajoute à la facture réduisant le montant de sa facture, puis le nombre de points du client se diminue de 100 points.

PS : sur une facture , le logiciel rappelle toujours le nombre de points que le client possède

 

Comment envoyer sa commande fournisseur via le protocole EDI ?

Le protocole EDI (L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux) a pour but d’accélérer le traitement de votre commande sans erreur car pas de ressaisie et ainsi de pouvoir vous livrer au plus vite.

Si votre partenaire a mis en place ce format d’échange (à ce jour, Dixneuf, CF Group) il vous faut mettre à jour le connecteur EDI :

  • Outils / Paramètres / Fournisseurs / Cliquer sur OUI à Connecteur EDI et rentrer votre code client (fourni par votre fournisseur)

A partir de ce moment là, vous pourrez passer vos commandes fournisseurs par EDI plutôt que par mail pour un traitement plus rapide

Une fois sur la commande fournisseur, il vous faudra cliquer sur le bouton EDI (à droite du bouton Imprimer)

Une fois que vous cliquez dessus, vous avez une fenêtre vous invitant à confirmer votre commande par EDI

Et vous validez.

Le compteur au dessus du picto vous informe sur le nombre de fois que vous avez envoyé votre commande

Comment passer une commande fournisseur de la solution Extrabat vers Pool 360 ?

Je peux :

  • Soit partir de la bulle Gestion commerciale et Panier : Liste des articles à commander
  • Soit copier des lignes d’articles d’une commande client et coller ces mêmes articles dans une commande fournisseur

Lors de la validation de ma commande fournisseur à SCP, je retrouve un bouton 360 à gauche du bouton Valider

Vous cliquez sur le bouton 360 et cela vous propose de copier tous les articles de votre commande

Vous cliquez sur le bouton Copier les articles dans le presse papier et la solution vous propose de vous rendre sur le site Pool 360 afin de coller dans votre prochaine commande

PS : Il vous revient de vous identifier sur le site Pool 360. Si besoin, il vous faut vous rapprocher de votre agence SCP la plus proche afin d’avoir vos identifiants.

Une fois connecté, vous cliquez sur Panier et Commande Express dans la barre des menus

Et vous collez vos articles dans le cadre de droite puis vous cliquez sur Ajouter au panier

Cela les rajoute à votre panier et il ne vous reste plus qu’à finaliser votre commande.

PS : Il est possible à ce jour que vous ayez des codes articles fournisseurs non mis à jour. Un message en rouge s’affichera

Il vous faudra  mettre à jour les codes fournisseurs dans votre base article Extrabat afin que cela ne se reproduise pas la prochaine fois que vous passerez votre commande

Je veux mettre en place le paiement électronique

C’est une option à demander à activer à l’assistance et qui a un coût de 5€ HT par mois. Cela sera rajouté à votre maintenance habituelle.

Nous utilisons la plateforme Paypal car elle est internationalement connue et la création d’un compte Paypal est gratuite (à votre charge les frais bancaires résultant d’un paiement client).

  1. Vous ouvrez un compte Paypal en cliquant ici
  2. Une fois votre compte crée, vous entre votre identifiant Paypal dans Extrabat (la procédure c’est par là)
  3. Vous trouverez à ce moment là un bouton Paypal en bas de chaque pièce commerciale
  4. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre de demande de paiement s’affiche (par défaut, on demande le montant total du devis ou de la commande)
  5. Votre client reçoit un mail comme ceci et il clique sur le lien « Effectuer le règlement de … » afin de payer
  6.  
  7. Si votre client a un compte Paypal, il rentre son identifiant et son mot de passe sinon il rentre ses coordonnées bancaires de carte bleue

PS : N’oubliez pas de créer un mode de règlement Paypal dans Paramètres et Modes de règlement afin de les associer

De la facturation de la commande jusqu’à la gestion de la préparation du kit (sortie du stock)

Cet article gère la procédure entre deux services qui doivent fonctionner ensemble à savoir :

  • L’administration des ventes qui va facturer sans faire de sortie de stock et
  • le dépôt qui va gérer la livraison avec la sortie de stock sans affecter la commande initiale

Pour l’administration des ventes, cocher à « non » concernant la  sous commande

1. Planifier un rendez-vous à partir du planning en cliquant sur  Livraison (ou autre)

2. Affecter le rendez-vous à la personne qui va faire la préparation

 

3. Pour la gestion du dépôt, cliquez sur le bon de travaux (bien vérifier la référence de la commande et de l’affaire)

 

4. Sélectionnez les articles de votre livraison ainsi que leurs quantités

 

5. Le bon de livraison est crée et n’affecte pas la commande initiale

 

PS : vous pouvez de manière exceptionnelle sortir des articles qui n’étaient pas prévus dans la commande en cliquant sur le bouton + Ajouter un article

Rechercher un article

Vous tapez dans le moteur de recherche par exemple *radiat

Et vous trouvez tous les articles dont le mot radiat est présent comme par exemple accessoires fixation radiateur

Si je désire ne trouver que les articles qui commencent par radiat, il faut que je clique sur mes préférences utilisateurs afin de sélectionner le filtre « commence par le terme recherché «

Une fois ce réglage effectué, vous constaterez le résultat ci-après

 

Bon de travaux

A partir du moment où vous avez calé une tâche planning à un intervenant, il peut en fin de journée saisir son bon de travaux (de son consommé réel)

Une fois cliqué sur le bon de travaux, il se retrouve sur un écran qui lui rappelle ce qui a déjà été consommé à travers des jauges de couleurs différentes (orange, vert et rouge)

Il clique sur les articles qu’il a consommé dans la journée et il peut rajouter des articles si besoin (qui n’était pas prévu dans la commande)

La jauge rouge informe l’intervenant qu’il a dépassé ce qui était prévu dans la commande client

Une fois validé, cela crée un BL à 0 qui effectue la sortie de stock.

PS : Important, dans la gestion des sous commandes côté facturation, il faut bien cliquer sur le bouton Non afin de ne pas faire la sortie des stocks (une deuxième fois)

Créer un Bon de livraison sans prix

Vous pouvez créer via le Module Modèle de document (dans Paramètres/ Module modèle de document) des pièces commerciales sans prix.

Pour se faire, il vous faut activer le fait de  » Ne pas afficher le tableau des Totaux sur la pièce commerciale (permet de faire un modèle sans prix par ex.) »

Cela par exemple de réaliser un BL sans prix ou tout autre pièce commerciale

Comment cela se passe t-il lors de la mise à jour d’un catalogue fournisseur

  • Vous devez vous activer le widget Mise à jour des prix Catalogue Fournisseurs à partir de votre compte utilisateur (Paramètres / Utilisateurs),

  • Vous le retrouvez sur votre page d’accueil

  • Vous cliquez sur Voir le détail,

  • Vous mettez en adéquation le nom du catalogue fournisseur avec le votre qui a été créé dans Extrabat (dans notre exemple le catalogue Fluidra est en phase avec Astral qui est l’ancien nom)

Puis vous avez plusieurs actions à votre disposition à savoir :

  • Forcer le nouveau prix d’achat et le nouveau prix de vente (calculé via votre coefficient de prix de vente),
  • Forcer le prix d’achat sans changer le prix de vente ( ce qui va baisser votre coefficient),
  • Mettre à jour en masse ou ligne à ligne,

PS : ne jamais changer le code article du fournisseur car c’est avec celui-ci que nous vous indiquons le changement de tarif de votre fournisseur

 

La signature électronique

1 – Vous devez souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre chargé de clientèle et une fois vos codes d’accès reçu, renseigner  dans Paramètres / Configuration de la signature électronique  votre identifiant ainsi que votre clé d’authentification.

Ce paramétrage pourra aussi vous laisser le choix d’activer la signature électronique sur les pièces commerciales que vous désirez (devis, commande, bon de livraison, facture) ainsi que les pièces en PDF stockés dans le porte doc.

2 – Lorsque vous êtes sur un devis par exemple, sous le montant TTC, vous avez le bouton « Signature électronique «.

Vous saisissez le mail ainsi que le numéro de portable de la personne qui validera définitivement le devis. Le fait de demander son numéro de portable permet d’identifier de manière formelle la personne qui valide.

3 – Votre client reçoit un email et il clique sur le bouton « Télécharger le document », il vérifie et valide le devis en demandant son code SMS

Une fois qu’il reçoit son code Sms, il le rentre et cela validera définitivement le devis. Le devis est signé électroniquement avec un sceau d’authentification.

4 – Dans le devis, sous le bouton Signature électronique, vous retrouvez un historique de ou des signatures avec le pdf joint.

 

5 – Vous le retrouvez aussi dans le porte doc du client sous le dossier « Signature électronique »

Dans votre compte utilisateurs, dans la catégorie « Widget à afficher sur la page d’accueil », vous pouvez activer le widget Signature électronique sur votre page d’accueil qui vous informera en temps réel de toutes les signatures électroniques reçues ce jour.

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