Gestion commerciale - Extrabat - Le Blog

Mettre à jour ses tarifs d’articles via la fonction d’Export/Import

Mettre à jour ses tarifs d’achat et de vente ainsi que les libellés via un fichier csv
  •  Aller dans paramètres -> Mise à jour des articles à partir d’un fichier csv
Mettre à jour ses tarifs et ses libellés via un fichier csv
  •  Créer ou transformer votre fichier Excel en .csv de manière a n’avoir que 5 colonnes (ni plus, ni moins, en respectant exactement l’ordre des colonnes)
/!\ Attention : Une colonne prix vide mettra votre prix à 0 /!\
En pièce jointe la matrice de ce fichier. Ci-joint un lien pour convertir un xls en csv
  • Importer ce fichier via le bouton « Parcourir »
  • Une fenêtre va apparaitre pour vous notifier que tout se fera en tâche de fond
  • Vous allez recevoir un mail avec 2 fichiers :
* Le premier fichier contiendra tous les articles qui ont été mis à jour avec les anciens/nouveaux libellés/prix achat/prix vente
* Le deuxième fichier contiendra les erreurs (les articles qui ne sont pas présent dans votre dossier Extrabat ou les lignes qui ont un problème de tarifs)

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte ci-dessous dans Paramètres et Alertes mail

Un exemple :

………………………..
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1  = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,

3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

  • Aller sur la liste de vos devis et cliquez au bout à droite sur le picto SMS,

Liste des devis à relancer

  • Si le client répond et tape 1 (pastille verte), tape 2 (pastille orange), tape 3 (pastille rouge), cela mettra à jour la pastille SMS et vous recevrez un mail qui vous informe de rappeler ce client en fonction de sa réponse

Réponse à la relance des devis par sms

  • Un exemple du mail que vous recevez

PS : l’adresse mail qui reçoit le sms est l’adresse mail qui est renseignée dans Informations et coordonnées générales

Beaucoup d’actions passent par la case à cocher afin de :

Dans une pièce commerciale par exemple un devis client, vous pouvez :

  • Dupliquer la ligne ou la supprimer,
  • La copier afin de la coller dans un autre devis, commande ou facture,
  • Mettre l’article en Option (son montant ne sera pas repris dans le montant total du devis par exemple),
  • Modifier le taux de Tva d’une ligne ou de toutes les lignes,
  • Appliquer un coefficient sur le prix d’achat si je ne veux pas prendre en compte le prix de vente public conseillé,
  • Appliquer un coefficient sur le prix de vente si j’ai besoin d’une marge de réserve,
  • Mettre à jour les prix de vente si je duplique un vieux devis qui date de plus d’un an,
  • Transformer en commande, en bon de livraison voire en facture

Dans une pièce fournisseur par exemple une commande fournisseur, vous pouvez :

  • Transformer en bon de réception ou en facture d’achat,
  • Copier ou coller la ligne,
  • Supprimer la ligne

Dans la liste des pièces commerciales, vous pouvez :

  • Par exemple, dans la liste des BL, sélectionner plusieurs BL afin de les transformer en une seule facture,

Dans la liste des relances clients, vous pouvez :

  • Sélectionner les factures que vous voulez relancer en R1, R2, R3 ou mise en demeure,

Dans la liste des remises en banque, vous pouvez :

  • Sélectionner les chèques que vous allez déposer en banque ou les cartes bleues de la journée,

Dans la bibliothèque ou le porte doc du client, vous pouvez :

  • En cliquant sur le bouton Réorganisation, vous pouvez réorganiser les dossiers en cliquer Déplacer

 

Comment importer des articles d’un catalogue fournisseur ?

  • Il faudra demander à l’assistance la mise à disposition du catalogue fournisseur concerné,
  • Une fois le catalogue affecté, il vous faudra aller sur Paramètres et Import d’un catalogue fournisseur,
  • Vous avez le choix soit de passer par le moteur de recherche afin de rechercher un article précis, soit de choisir une famille voire une sous famille pour un import massif,
  • Vous sélectionnez les articles un par un ou alors Tous via la case à cocher (pour information, le v Vert à côté de la case à cocher vous informe que cet article a déjà été importé dans votre base articles de votre gestion commerciale),
  • Vous cliquez sur étape suivante, puis vous sélectionnez votre plan comptable (si vous ne le connaissez pas, je vous conseille de le mettre dans un compte par exemple 707900 Articles à classer),
  • vous sélectionnez votre pourcentage de remise d’achat afin que l’outil calcule votre prix d’achat et étape suivante,
  • Les articles ont bien été importés

PS : Vous pouvez aussi importer des articles via la gestion commerciale dans un devis par exemple en cliquant ici

Les bonnes pratiques avant de faire son inventaire de fin d’exercice

  • Regarder si tous les produits arrivés dans le dépôt sont bien réceptionnées « Gestion commerciale et Liste des pièces Fournisseurs » (à verifier s’il ne reste pas des commandes fournisseurs en attente de réception alors que l’article se trouve dans votre dépôt),

 

  • Vérifier les stocks réservés (Export des stocks réservés) et les mettre à jour si besoin,
  • Mettre à jour aussi les stocks négatifs (Export et Stock, peut être en profiter pour se poser la question si c’est une bonne pratique d’accepter la notion de stock négatif),

  • Réaliser son inventaire à la bonne date par exemple le 31 Août pour un exercice au 1er Septembre afin de le clôturer au plus vite,
  • Exporter en csv (Export et Articles) le libellé de l’article ou son code barre (inventaire par douchette code barres),
  • Rajouter à ce fichier une colonne Quantité afin de rentrer les quantités de votre inventaire,
  • Compter ou scanner les articles (attention à vérifier si votre douchette ainsi que son programme supporte le fait de doucher plusieurs fois le même article et donc de les additionner),
  • Importer maintenant côté Extrabat, (Gestion commerciale et Inventaire) les nouvelles quantités à partir du bouton « Import d’inventaire »

 

NB : Faire le contrôle sur deux articles en cliquant sur « Consulter les mouvements de stock d’un article »  et vous pouvez aussi consulter  « Les différences d’inventaire »

 

 

Comment se créer une base article à partir des catalogues fournisseurs

Sur un devis, vous pouvez récupérer des articles de la base article Catalogue fournisseur mise à votre disposition à savoir :

  • Vous cliquez sur Ajouter un article et vous tapez la référence de votre article par exemple w1245er,
  • S’il ne trouve pas l’article dans votre base vous propose alors deux choix, soit de Créer un nouvel article soit de Rechercher dans les catalogues fournisseurs,
  • vous cliquez sur « Lancer la recherche » et s’il le trouve,
  • il vous propose de l’importer avec la possibilité de le mettre à jour (familles, sous familles, prix d’achat, plan comptable) ou non,
  • En réalisant cette action, cet article se trouve maintenant dans la base article de votre gestion commerciale.

Cela vous permet d’avoir une base articles créée au fil de l’eau sans avoir à importer des centaines d’articles au préalable

PS : Je vous conseille lors de la création de l’article d’informer la personne responsable pour la mise à jour de l’article ou alors de créer un plan comptable d’attente par exemple 707900 Articles à classer, ce qui permettra à la personne responsable de retrouver et de mettre à jour les articles rapidement

Les différentes façons d’envoyer un devis dans Extrabat

Il y a 4 manières d’envoyer un devis (les autres pièces commerciales également) à ce jour

1) Le plus rapide en un clic sur la fenêtre de confirmation lors de la validation d’un devis avec un texte pré-écrit (paramétrable par vos soins dans Paramètres/Alertes mail). Vous recevez par défaut une copie par mail,

2) Si vous désirez y adjoindre une photo, une pièce commerciale ou une notice, à partir de l’enveloppe située sur la pièce commerciale. Le texte est à taper manuellement car souvent personnalisé,

3) A partir du porte doc du client, dossier Devis, (même méthode précédemment),

4) ou alors à partir de la liste des pièces commerciales en cliquant sur l’enveloppe

 

PS : le point 4 n’est pas conseillé car c’est ici sur ce tableau général que l’on gère le management des devis à savoir la classification avec les pastilles de couleurs (relance 1, en négociation, perdu, etc..), la relance des devis par Sms et la relance par mail type mailing avec une offre commerciale doublé d’une action de relance.

 

Comment sont gérés les paiements différés par chèques

Lorsqu’un client vous paie une facture avec trois chèques, vous enregistrez dans l’onglet Règlements en précisant bien les trois dates à savoir le 30/05/2019, le 30/06/2019 et le 30/07/2019 par exemple (voir exemple ci-dessous avec les deux captures)

Si je désire faire ma remise de chèque en cliquant sur Nouvelle remise en banque, je ne retrouve pas mes trois règlements car ils sont daté à fin Mai, fin Juin et fin Juillet et nous sommes le 22/05/2019 (voir capture ci-dessous)

Par contre, si je clique sur Liste des paiements par chèque différé, je retrouve tous mes chèques.

L’idée de cette fonctionnalité est de ne pas déposer des chèques avant la date demandée par le client.

 

Comment mettre en place la carte de fidélité par points ?

C’est un module à activer à demander à votre assistance.

Vous devez paramétrer dans Outils/ Paramètres /Fidélité client par points sur CA

  1. Le paramétrage des points par famille et sous famille par exemple 1 euro = 1 points,
  2. La création d’un article remise (par exemple remise fidélité 10 euros) correspondant au nombre de points.

Sur la prochaine facture, une fois que le client atteint le nombre de points (ex : 100 pts pour un cadeau offert),  à la validation une popin s’ouvre proposant la réduction ou le cadeau.

Vous cliquez sur la ligne « Remise 100 Points »  une ligne article se rajoute à la facture réduisant le montant de sa facture, puis le nombre de points du client se diminue de 100 points.

PS : sur une facture , le logiciel rappelle toujours le nombre de points que le client possède

 

Comment envoyer sa commande fournisseur via le protocole EDI ?

Le protocole EDI (L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux) a pour but d’accélérer le traitement de votre commande sans erreur car pas de ressaisie et ainsi de pouvoir vous livrer au plus vite.

Si votre partenaire a mis en place ce format d’échange (à ce jour, Dixneuf, CF Group) il vous faut mettre à jour le connecteur EDI :

  • Outils / Paramètres / Fournisseurs / Cliquer sur OUI à Connecteur EDI et rentrer votre code client (fourni par votre fournisseur)

A partir de ce moment là, vous pourrez passer vos commandes fournisseurs par EDI plutôt que par mail pour un traitement plus rapide

Une fois sur la commande fournisseur, il vous faudra cliquer sur le bouton EDI (à droite du bouton Imprimer)

Une fois que vous cliquez dessus, vous avez une fenêtre vous invitant à confirmer votre commande par EDI

Et vous validez.

Le compteur au dessus du picto vous informe sur le nombre de fois que vous avez envoyé votre commande

Comment passer une commande fournisseur de la solution Extrabat vers Pool 360 ?

Je peux :

  • Soit partir de la bulle Gestion commerciale et Panier : Liste des articles à commander
  • Soit copier des lignes d’articles d’une commande client et coller ces mêmes articles dans une commande fournisseur

Lors de la validation de ma commande fournisseur à SCP, je retrouve un bouton 360 à gauche du bouton Valider

Vous cliquez sur le bouton 360 et cela vous propose de copier tous les articles de votre commande

Vous cliquez sur le bouton Copier les articles dans le presse papier et la solution vous propose de vous rendre sur le site Pool 360 afin de coller dans votre prochaine commande

PS : Il vous revient de vous identifier sur le site Pool 360. Si besoin, il vous faut vous rapprocher de votre agence SCP la plus proche afin d’avoir vos identifiants.

Une fois connecté, vous cliquez sur Panier et Commande Express dans la barre des menus

Et vous collez vos articles dans le cadre de droite puis vous cliquez sur Ajouter au panier

Cela les rajoute à votre panier et il ne vous reste plus qu’à finaliser votre commande.

PS : Il est possible à ce jour que vous ayez des codes articles fournisseurs non mis à jour. Un message en rouge s’affichera

Il vous faudra  mettre à jour les codes fournisseurs dans votre base article Extrabat afin que cela ne se reproduise pas la prochaine fois que vous passerez votre commande

Je veux mettre en place le paiement électronique

C’est une option à demander à activer à l’assistance et qui a un coût de 5€ HT par mois. Cela sera rajouté à votre maintenance habituelle.

Nous utilisons la plateforme Paypal car elle est internationalement connue et la création d’un compte Paypal est gratuite (à votre charge les frais bancaires résultant d’un paiement client).

  1. Vous ouvrez un compte Paypal en cliquant ici
  2. Une fois votre compte crée, vous entre votre identifiant Paypal dans Extrabat (la procédure c’est par là)
  3. Vous trouverez à ce moment là un bouton Paypal en bas de chaque pièce commerciale
  4. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre de demande de paiement s’affiche (par défaut, on demande le montant total du devis ou de la commande)
  5. Votre client reçoit un mail comme ceci et il clique sur le lien « Effectuer le règlement de … » afin de payer
  6.  
  7. Si votre client a un compte Paypal, il rentre son identifiant et son mot de passe sinon il rentre ses coordonnées bancaires de carte bleue

PS : N’oubliez pas de créer un mode de règlement Paypal dans Paramètres et Modes de règlement afin de les associer

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