Gestion commerciale - Extrabat - Le Blog

Comment joindre une pièce commerciale à un SAV ?

Découvrez comment joindre une pièce commerciale à un Service Après-Vente (SAV) dans Extrabat, assurant ainsi une traçabilité et une organisation optimales pour vos interventions.

⬇️ Suivez les étapes pour joindre une pièce commerciale à un SAV

  • Commencez par sélectionner le client concerné
  • Dirigez-vous vers l’ouvrage associé au SAV
  • Accédez à la section « SAV » et cliquez sur le SAV souhaité
  • Procédez à la création d’un devis pour le SAV
  • Une fois le devis complété, validez-le

🔎 Note : le devis est désormais visible et lié directement dans la section SAV.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos interventions SAV, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

Demandez une formation Extrabat

Maintenant que vous savez comment joindre une pièce commerciale à un SAV avec Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

Comment paramétrer l’interface de caisse ?

Apprenez à paramétrer l’interface de caisse d’Extrabat Piscine, afin de gérer vos transactions de manière fluide.

⬇️ Suivez les étapes du paramétrage de l’interface de caisse :

  • 🔍 Cliquez sur le + du menu – Accédez au module « Paramètres »
  • Sélectionnez la section « Gest. Com. »
  • Choisissez « Interface de caisse »
  • Configurez votre interface selon vos besoins : journal de vente, modèle d’impression, modes de règlement (carte bleue, chèque, espèces)
  • ✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder vos paramètres

Optimisez votre gestion des transactions avec Extrabat Piscine grâce à une interface de caisse adaptée à vos besoins !

Demandez une formation Extrabat Piscine

Maintenant que vous savez comment paramétrer votre interface de caisse, vous pouvez découvrir de nouvelles fonctionnalités dans notre logiciel en suivant des formations.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat Piscine pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise dédiée aux piscinistes. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation optimale.

Comment faire des étiquettes pour mes articles ?

Imprimer vos étiquettes

  1. Cliquez sur le  puis sur la bulle « Exports »
  2. Rendez-vous dans la section « Gestion commerciale », cliquez sur « Exporter des étiquettes d’articles »
  3. Cliquez sur « Utiliser un format existant » ou « Définir un format »
  4. Choisissez ou définissez celui qui convient à vos étiquettes
  5. Remplissez les champs souhaités (famille, fournisseurs, nombre d’étiquettes…)
  6. Cliquez sur OUI à Encodé en UTF8
  7. Validez
  8. Imprimez

Aucun format vous convient ?

Vous pouvez utiliser Microsoft Office ou LibreOffice en suivant ces liens pour créer le format qui vous convient. Il vous suffit de faire un export d’article pour récupérer les données à afficher sur vos étiquettes puis suivre la procédure.

Evolutions plage de dates au niveau des pièces commerciales

Suite à la migration vers une nouvelle infrastructure et en parallèle à notre démarche qualité, nous avons mis en place depuis quelques semaines de nombreux marqueurs afin de comprendre l’origine de ces ralentissements :
De nombreuses pistes d’amélioration sont sorties à ce moment là et comme je vous l’ai précisé lors du dernier webinar, nos équipes vont être tournées sur les prochains mois à de la technique et pas de produit afin de retrouver une application la plus fluide possible.
De nombreux chantiers techniques sont entamés, beaucoup invisibles à vos yeux car cela passe par de l’optimisation des requêtes, de l’allégement du code.
Une évolution sur la liste des pièces est mise en œuvre afin de mesurer son impact sur l’infrastructure. Nous allons limiter le filtre des dates à un mois et vous mettre à disposition les exports en consultation via le point d’interrogation
Pour consulter toutes les pièces pour un client précis il suffira d’aller dans le porte document et de cliquer sur les différents dossiers que vous souhaitez retrouver.
 
Cela nous permettra de voir l’impact sur de nombreux indicateurs et de pouvoir prendre les décisions les plus optimales.
Merci pour votre compréhension
 
Un tutorial est disponible ici :

Un raccourci  » F3″ afin de consulter rapidement la fiche article sur une pièce commerciale

Lorsque vous êtes sur une pièce commerciale (devis, commande, facture), vous pouvez consulter l’article sur lequel vous êtes en cliquant sur la touche F3 de votre clavier

Vous pouvez aussi en cliquant sur les boutons :

  • Consulter et voir les commandes fournisseurs en cours
  • Modifier l’article si besoin
  • Voir s’il y a des articles de réservé et à qui
  • Voir l’historique des ventes de cet article,
  • Voir l’historique de ses réceptions voire des inventaires

Touche F3

ASTUCES TOUCHES FN : Sur un mac, cette touche est pré-définie.

Si vous souhaitez que les touches de la rangée supérieure de votre clavier fassent office de touches de fonction standard, sans qu’il y ait besoin de recourir à la touche Fn, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Préférences Système dans le menu Pomme.
  2. Cliquez sur Clavier.
  3. Cliquez sur l’onglet Clavier si celui-ci n’est pas sélectionné.
  4. Sélectionnez « Utiliser les touches F1, F2 et ainsi de suite, comme des touches de fonction standard ».

Une fois cette option activée, les touches de la rangée supérieure du clavier se comportent comme des touches de fonction standard (F1 à F12). Pour activer la fonctionnalité représentée par une icône, maintenez la touche Fn enfoncée en même temps que vous appuyez sur la touche correspondante.

 

Créer un modèle de document sur mesure (devis, facture, etc..)

L’objectif est de pouvoir créer des documents (devis, commandes, factures) en conformité avec la loi et personnalisable avec du contenu afin de mettre en valeur votre entreprise.

 

Le module « Module Modèle de document/Générateur modèle de document » que vous pouvez trouver via :
  puis bulle   Paramètres.

Vous permet d’avoir la main sur un certain nombre de paramètres, afin de pouvoir mettre en place vos propres modèles d’impressions.

Vous pouvez donc, via ce module, vous créer (ou modifier) des modèles personnalisés se rapprochant de ce que vous souhaitez obtenir comme résultat (ajout de document, modification de texte, mentions légales…).

Les nouveaux modèles créés à partir de cette interface se retrouvent dans la liste des modèles d’impressions sur la page d’édition de vos pièces commerciales.

A noter que ce module permet de répondre aux principales demandes et comporte les éléments nécessaires afin d’être en conformité avec la législation.

Si ce module n’est pas activé sur votre dossier, vous pouvez en faire la demande via l’assistance Extrabat (cela est gratuit).

Liste des fonctionnalités du générateur de documents :

  • Création illimitée de modèles,
  • Plus de 26 colonnes à disposition,
  • Calcul automatique des acomptes,
  • Calcul automatique de la date de validité,
  • Champ signature,
  • Tableau récapitulatif de situation avec toutes les factures,
  • Possibilité d’associer des PDF (présentation d’entreprise, attestation de tva simplifiée, garantie décennale, etc..) avant et/ou après le chiffrage

Avoir en temps réel sur un article toutes ses affectations (Réassort, Réservé, A commander)

Dans le moteur de recherche, vous tapez*et le nom de votre article

Une fois que vous êtes sur l’article, vous cliquez sur le bouton  » Affectation du stock »

Affectation du stock

Vous atterrissez sur un tableau récapitulatif des affectations de cet article (Réassort, réservé, A commander) avec la date et les totaux

PS : A connaître aussi le raccourci F3 lorsqu’on est sur un article dans un devis, facture par exemple

Comment créer une facture Proforma ?

Via le générateur de documents (Paramètres / Module Modèle de document), vous pouvez créer un modèle de document que vous nommez Proforma ou Pro Forma

Dans le choix « Choix d’intitulé des pièces commerciales », vous remplacez Devis par Facture Pro Forma

Pro Forma

Et vous validez.

Cela rajoute un modèle d’impression que vous sélectionnez lors de l’impression de votre devis

PS : Plus de précisions techniques sur le proforma

Le terme proforma est le plus souvent utilisé pour facture proforma. Ce type de facture représente une proposition d’offre avec des quantités et prix prédéfinis et des conditions de vente qui, au cas où le destinataire n’est pas d’accord, pourront être modifiées ou tout simplement refusées. Si cette proposition convient au client (destinataire), il pourra la confirmer en envoyant à son vendeur un bon de commande. Une facture proforma n’a pas la valeur comptable d’une facture et ne constitue à cet égard pas une pièce à inclure dans la comptabilité.

Mettre à jour ses tarifs d’articles via la fonction d’Export/Import

Mettre à jour ses tarifs d’achat et de vente ainsi que les libellés via un fichier csv
  •  Aller dans paramètres -> Mise à jour des articles à partir d’un fichier csv
Mettre à jour ses tarifs et ses libellés via un fichier csv
  •  Créer ou transformer votre fichier Excel en .csv de manière a n’avoir que 5 colonnes (ni plus, ni moins, en respectant exactement l’ordre des colonnes)
  • Vous devez obligatoirement mettre les entêtes avec cette orthographe exacte (majuscules incluses)
    Code article Libellé Prix achat HT Prix vente HT Ecotaxe HT
/!\ Attention : Une colonne prix vide mettra votre prix à 0 /!\
En pièce jointe la matrice de ce fichier. Ci-joint un lien pour convertir un xls en csv
  • Importer ce fichier via le bouton « Parcourir »
  • Une fenêtre va apparaitre pour vous notifier que tout se fera en tâche de fond
  • Vous allez recevoir un mail avec 2 fichiers :
* Le premier fichier contiendra tous les articles qui ont été mis à jour avec les anciens/nouveaux libellés/prix achat/prix vente
* Le deuxième fichier contiendra les erreurs (les articles qui ne sont pas présent dans votre dossier Extrabat ou les lignes qui ont un problème de tarifs)

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte ci-dessous dans Paramètres et Alertes mail

Un exemple :

………………………..
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1  = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,

3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

  • Aller sur la liste de vos devis et cliquez au bout à droite sur le picto SMS,

Liste des devis à relancer

  • Si le client répond et tape 1 (pastille verte), tape 2 (pastille orange), tape 3 (pastille rouge), cela mettra à jour la pastille SMS et vous recevrez un mail qui vous informe de rappeler ce client en fonction de sa réponse

Réponse à la relance des devis par sms

  • Un exemple du mail que vous recevez

PS : l’adresse mail qui reçoit le sms est l’adresse mail qui est renseignée dans Informations et coordonnées générales

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