Gestion commerciale - Extrabat - Le Blog

Créer un modèle de document sur mesure (devis, facture, etc..)

L’objectif est de pouvoir créer des documents (devis, commandes, factures) en conformité avec la loi et personnalisable avec du contenu afin de mettre en valeur votre entreprise.

 

Le module « Module Modèle de document/Générateur modèle de document » que vous pouvez trouver via :
  puis bulle   Paramètres.

Vous permet d’avoir la main sur un certain nombre de paramètres, afin de pouvoir mettre en place vos propres modèles d’impressions.

Vous pouvez donc, via ce module, vous créer (ou modifier) des modèles personnalisés se rapprochant de ce que vous souhaitez obtenir comme résultat (ajout de document, modification de texte, mentions légales…).

Les nouveaux modèles créés à partir de cette interface se retrouvent dans la liste des modèles d’impressions sur la page d’édition de vos pièces commerciales.

A noter que ce module permet de répondre aux principales demandes et comporte les éléments nécessaires afin d’être en conformité avec la législation.

Si ce module n’est pas activé sur votre dossier, vous pouvez en faire la demande via l’assistance Extrabat (cela est gratuit).

Liste des fonctionnalités du générateur de documents :

  • Création illimitée de modèles,
  • Plus de 26 colonnes à disposition,
  • Calcul automatique des acomptes,
  • Calcul automatique de la date de validité,
  • Champ signature,
  • Tableau récapitulatif de situation avec toutes les factures,
  • Possibilité d’associer des PDF (présentation d’entreprise, attestation de tva simplifiée, garantie décennale, etc..) avant et/ou après le chiffrage

Avoir en temps réel sur un article toutes ses affectations (Réassort, Réservé, A commander)

Dans le moteur de recherche, vous tapez*et le nom de votre article

Une fois que vous êtes sur l’article, vous cliquez sur le bouton  » Affectation du stock »

Affectation du stock

Vous atterrissez sur un tableau récapitulatif des affectations de cet article (Réassort, réservé, A commander) avec la date et les totaux

PS : A connaître aussi le raccourci F3 lorsqu’on est sur un article dans un devis, facture par exemple

Comment créer une facture Proforma ?

Via le générateur de documents (Paramètres / Module Modèle de document), vous pouvez créer un modèle de document que vous nommez Proforma ou Pro Forma

Dans le choix « Choix d’intitulé des pièces commerciales », vous remplacez Devis par Facture Pro Forma

Pro Forma

Et vous validez.

Cela rajoute un modèle d’impression que vous sélectionnez lors de l’impression de votre devis

PS : Plus de précisions techniques sur le proforma

Le terme proforma est le plus souvent utilisé pour facture proforma. Ce type de facture représente une proposition d’offre avec des quantités et prix prédéfinis et des conditions de vente qui, au cas où le destinataire n’est pas d’accord, pourront être modifiées ou tout simplement refusées. Si cette proposition convient au client (destinataire), il pourra la confirmer en envoyant à son vendeur un bon de commande. Une facture proforma n’a pas la valeur comptable d’une facture et ne constitue à cet égard pas une pièce à inclure dans la comptabilité.

Mettre à jour ses tarifs d’articles via la fonction d’Export/Import

Mettre à jour ses tarifs d’achat et de vente ainsi que les libellés via un fichier csv
  •  Aller dans paramètres -> Mise à jour des articles à partir d’un fichier csv
Mettre à jour ses tarifs et ses libellés via un fichier csv
  •  Créer ou transformer votre fichier Excel en .csv de manière a n’avoir que 5 colonnes (ni plus, ni moins, en respectant exactement l’ordre des colonnes)
/!\ Attention : Une colonne prix vide mettra votre prix à 0 /!\
En pièce jointe la matrice de ce fichier. Ci-joint un lien pour convertir un xls en csv
  • Importer ce fichier via le bouton « Parcourir »
  • Une fenêtre va apparaitre pour vous notifier que tout se fera en tâche de fond
  • Vous allez recevoir un mail avec 2 fichiers :
* Le premier fichier contiendra tous les articles qui ont été mis à jour avec les anciens/nouveaux libellés/prix achat/prix vente
* Le deuxième fichier contiendra les erreurs (les articles qui ne sont pas présent dans votre dossier Extrabat ou les lignes qui ont un problème de tarifs)

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte ci-dessous dans Paramètres et Alertes mail

Un exemple :

………………………..
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1  = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,

3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

  • Aller sur la liste de vos devis et cliquez au bout à droite sur le picto SMS,

Liste des devis à relancer

  • Si le client répond et tape 1 (pastille verte), tape 2 (pastille orange), tape 3 (pastille rouge), cela mettra à jour la pastille SMS et vous recevrez un mail qui vous informe de rappeler ce client en fonction de sa réponse

Réponse à la relance des devis par sms

  • Un exemple du mail que vous recevez

PS : l’adresse mail qui reçoit le sms est l’adresse mail qui est renseignée dans Informations et coordonnées générales

Beaucoup d’actions passent par la case à cocher afin de :

Dans une pièce commerciale par exemple un devis client, vous pouvez :

  • Dupliquer la ligne ou la supprimer,
  • La copier afin de la coller dans un autre devis, commande ou facture,
  • Mettre l’article en Option (son montant ne sera pas repris dans le montant total du devis par exemple),
  • Modifier le taux de Tva d’une ligne ou de toutes les lignes,
  • Appliquer un coefficient sur le prix d’achat si je ne veux pas prendre en compte le prix de vente public conseillé,
  • Appliquer un coefficient sur le prix de vente si j’ai besoin d’une marge de réserve,
  • Mettre à jour les prix de vente si je duplique un vieux devis qui date de plus d’un an,
  • Transformer en commande, en bon de livraison voire en facture

Dans une pièce fournisseur par exemple une commande fournisseur, vous pouvez :

  • Transformer en bon de réception ou en facture d’achat,
  • Copier ou coller la ligne,
  • Supprimer la ligne

Dans la liste des pièces commerciales, vous pouvez :

  • Par exemple, dans la liste des BL, sélectionner plusieurs BL afin de les transformer en une seule facture,

Dans la liste des relances clients, vous pouvez :

  • Sélectionner les factures que vous voulez relancer en R1, R2, R3 ou mise en demeure,

Dans la liste des remises en banque, vous pouvez :

  • Sélectionner les chèques que vous allez déposer en banque ou les cartes bleues de la journée,

Dans la bibliothèque ou le porte doc du client, vous pouvez :

  • En cliquant sur le bouton Réorganisation, vous pouvez réorganiser les dossiers en cliquer Déplacer

 

Comment importer des articles d’un catalogue fournisseur ?

  • Il faudra demander à l’assistance la mise à disposition du catalogue fournisseur concerné,
  • Une fois le catalogue affecté, il vous faudra aller sur Paramètres et Import d’un catalogue fournisseur,
  • Vous avez le choix soit de passer par le moteur de recherche afin de rechercher un article précis, soit de choisir une famille voire une sous famille pour un import massif,
  • Vous sélectionnez les articles un par un ou alors Tous via la case à cocher (pour information, le v Vert à côté de la case à cocher vous informe que cet article a déjà été importé dans votre base articles de votre gestion commerciale),
  • Vous cliquez sur étape suivante, puis vous sélectionnez votre plan comptable (si vous ne le connaissez pas, je vous conseille de le mettre dans un compte par exemple 707900 Articles à classer),
  • vous sélectionnez votre pourcentage de remise d’achat afin que l’outil calcule votre prix d’achat et étape suivante,
  • Les articles ont bien été importés

PS : Vous pouvez aussi importer des articles via la gestion commerciale dans un devis par exemple en cliquant ici

Les bonnes pratiques avant de faire son inventaire de fin d’exercice

  • Regarder si tous les produits arrivés dans le dépôt sont bien réceptionnées « Gestion commerciale et Liste des pièces Fournisseurs » (à verifier s’il ne reste pas des commandes fournisseurs en attente de réception alors que l’article se trouve dans votre dépôt),

 

  • Vérifier les stocks réservés (Export des stocks réservés) et les mettre à jour si besoin,
  • Mettre à jour aussi les stocks négatifs (Export et Stock, peut être en profiter pour se poser la question si c’est une bonne pratique d’accepter la notion de stock négatif),

  • Réaliser son inventaire à la bonne date par exemple le 31 Août pour un exercice au 1er Septembre afin de le clôturer au plus vite,
  • Exporter en csv (Export et Articles) le libellé de l’article ou son code barre (inventaire par douchette code barres),
  • Rajouter à ce fichier une colonne Quantité afin de rentrer les quantités de votre inventaire,
  • Compter ou scanner les articles (attention à vérifier si votre douchette ainsi que son programme supporte le fait de doucher plusieurs fois le même article et donc de les additionner),
  • Importer maintenant côté Extrabat, (Gestion commerciale et Inventaire) les nouvelles quantités à partir du bouton « Import d’inventaire »

 

NB : Faire le contrôle sur deux articles en cliquant sur « Consulter les mouvements de stock d’un article »  et vous pouvez aussi consulter  « Les différences d’inventaire »

 

 

Comment se créer une base article à partir des catalogues fournisseurs

Sur un devis, vous pouvez récupérer des articles de la base article Catalogue fournisseur mise à votre disposition à savoir :

  • Vous cliquez sur Ajouter un article et vous tapez la référence de votre article par exemple w1245er,
  • S’il ne trouve pas l’article dans votre base vous propose alors deux choix, soit de Créer un nouvel article soit de Rechercher dans les catalogues fournisseurs,
  • vous cliquez sur « Lancer la recherche » et s’il le trouve,
  • il vous propose de l’importer avec la possibilité de le mettre à jour (familles, sous familles, prix d’achat, plan comptable) ou non,
  • En réalisant cette action, cet article se trouve maintenant dans la base article de votre gestion commerciale.

Cela vous permet d’avoir une base articles créée au fil de l’eau sans avoir à importer des centaines d’articles au préalable

PS : Je vous conseille lors de la création de l’article d’informer la personne responsable pour la mise à jour de l’article ou alors de créer un plan comptable d’attente par exemple 707900 Articles à classer, ce qui permettra à la personne responsable de retrouver et de mettre à jour les articles rapidement

Les différentes façons d’envoyer un devis dans Extrabat

Il y a 4 manières d’envoyer un devis (les autres pièces commerciales également) à ce jour

1) Le plus rapide en un clic sur la fenêtre de confirmation lors de la validation d’un devis avec un texte pré-écrit (paramétrable par vos soins dans Paramètres/Alertes mail). Vous recevez par défaut une copie par mail,

2) Si vous désirez y adjoindre une photo, une pièce commerciale ou une notice, à partir de l’enveloppe située sur la pièce commerciale. Le texte est à taper manuellement car souvent personnalisé,

3) A partir du porte doc du client, dossier Devis, (même méthode précédemment),

4) ou alors à partir de la liste des pièces commerciales en cliquant sur l’enveloppe

 

PS : le point 4 n’est pas conseillé car c’est ici sur ce tableau général que l’on gère le management des devis à savoir la classification avec les pastilles de couleurs (relance 1, en négociation, perdu, etc..), la relance des devis par Sms et la relance par mail type mailing avec une offre commerciale doublé d’une action de relance.

 

Comment sont gérés les paiements différés par chèques

Lorsqu’un client vous paie une facture avec trois chèques, vous enregistrez dans l’onglet Règlements en précisant bien les trois dates à savoir le 30/05/2019, le 30/06/2019 et le 30/07/2019 par exemple (voir exemple ci-dessous avec les deux captures)

Si je désire faire ma remise de chèque en cliquant sur Nouvelle remise en banque, je ne retrouve pas mes trois règlements car ils sont daté à fin Mai, fin Juin et fin Juillet et nous sommes le 22/05/2019 (voir capture ci-dessous)

Par contre, si je clique sur Liste des paiements par chèque différé, je retrouve tous mes chèques.

L’idée de cette fonctionnalité est de ne pas déposer des chèques avant la date demandée par le client.

 

Comment mettre en place la carte de fidélité par points ?

C’est un module à activer à demander à votre assistance.

Vous devez paramétrer dans Outils/ Paramètres /Fidélité client par points sur CA

  1. Le paramétrage des points par famille et sous famille par exemple 1 euro = 1 points,
  2. La création d’un article remise (par exemple remise fidélité 10 euros) correspondant au nombre de points.

Sur la prochaine facture, une fois que le client atteint le nombre de points (ex : 100 pts pour un cadeau offert),  à la validation une popin s’ouvre proposant la réduction ou le cadeau.

Vous cliquez sur la ligne « Remise 100 Points »  une ligne article se rajoute à la facture réduisant le montant de sa facture, puis le nombre de points du client se diminue de 100 points.

PS : sur une facture , le logiciel rappelle toujours le nombre de points que le client possède

 

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