E mailing - Extrabat

Comment paramétrer le SMTP Brevo dans Extrabat ?

Découvrez comment créer un compte Brevo, paramétrer le SMTP dans Extrabat, et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

Pour ce faire, il est essentiel de posséder un nom de domaine associé à une adresse email professionnelle.

Comment créer un compte Brevo ?

Découvrez comment créer un compte Brevo efficacement et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un compte :

🔎 Préparez les ressources nécessaires :
- Votre adresse email professionnel – Un nom de domaine est recommandé pour la création d’un compte Brevo.
- L’accès à votre boite mail professionnel
Rendez-vous sur www.brevo.com
Créer votre compte Brevo en suivant les étapes
Renseignez votre email professionnel
Renseignez votre mot de passe
- 💡 Astuce : Utilisez au moins 12 caractères avec 1 chiffre, 1 lettre majuscule, et 1 caractère spécial.
Ouvrez le mail envoyé par Brevo
- 💡 Astuce : Assurez-vous de vérifier le dossier « Spam » ou « Courriers indésirables » si vous ne voyez pas l’email dans votre boîte de réception.
Activez votre compte avec l’offre gratuite
Renseignez les informations demandées

Comment paramètrer la clé SMTP Brevo dans Extrabat

Découvrez comment paramétrer la clé SMTPH Brevo dans Extrabat pour une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour paramétrer votre clé SMTP :

🔎 Sur Brevo :

1. Cliquez sur votre compte utilisateur en haut à droite
2. Cliquez sur « SMTP et API » dans la liste déroulante du menu
3. Copiez la valeur de la clé SMTP pour utiliser plus tard

🔎 Sur Extrabat :

Ouvrez myextrabat.com dans un nouvel onglet
Cliquez sur « Paramètres »
Cliquez sur « Configuration emailing »
Activez la configuration sur « oui »
Sélectionnez le gestionnaire d’emailing : Brevo
Renseignez votre email pro expéditeur dans le champ « Email expéditeur de la campagne de mailing : »
Renseigner l’identifiant de Brevo dans le champ « Identifiant »
Collez la valeur de la clé SMTP de Brevo dans le champ « Mot de passe SMTP »
Validez

💡 Astuce : Assurez-vous de suivre chaque étape attentivement pour garantir une intégration réussie.

Avec ces étapes, votre clé SMTP est désormais active ✅ !

Vous êtes prêt à profiter d’une gestion efficace de vos emails avec Extrabat et Brevo.

Synchronisez votre messagerie professionnelle avec Buzzee Mail

Buzzee Mail est une messagerie professionnelle synchronisée avec Extrabat. Elle crée automatiquement les fiches de vos contacts et classe tous les emails échangés derrière chacune, sans action de votre part.

L’intégration entre Buzzee et Extrabat est rendue possible grâce à une connexion via une API. Une fois que vous avez souscrit à Buzzee Mail, il vous suffit simplement de synchroniser vos contacts avec Extrabat via l’interface intuitive de Buzzee Mail.

Synchronisation des contacts

Récupérez facilement tous vos contacts professionnels d’Extrabat dans votre boîte de réception Buzzee Mail. Un simple clic vous permet de synchroniser instantanément les nouveaux contacts de votre messagerie vers Extrabat.

Dès la création de votre compte Buzzee Mail, un connecteur est activé pour créer automatiquement les fiches de vos contacts professionnels dans la base de données de votre nouvelle messagerie.

Lorsque vous échangez un e-mail pour la première fois avec un nouveau contact, Buzzee Mail génère automatiquement la fiche contact. Il vous suffit ensuite d’un clic pour synchroniser cette fiche avec Extrabat, assurant ainsi que les coordonnées restent à jour dans les deux solutions.

Centralisation des e-mails

Retrouvez également dans votre boîte de réception Buzzee Mail tous les e-mails envoyés depuis Extrabat, sans intervention manuelle requise.

Les e-mails envoyés depuis Extrabat sont automatiquement classés dans Buzzee Mail, comme s’ils avaient été envoyés depuis cette plateforme.

La compatibilité entre les deux systèmes et leurs paramétrages garantissent une délivrabilité optimale pour vos e-mails sortants. Devis et factures parviennent ainsi à destination et sont automatiquement classés dans le suivi des échanges e-mails de vos clients.

Optez dès aujourd’hui pour une messagerie professionnelle collaborative afin de centraliser efficacement tous les e-mails de votre entreprise. Demandez l’intégration entre Buzzee Mail et votre compte Extrabat pour une expérience de gestion des e-mails sans faille.

Nouvelle fonctionnalité : Gestion du consentement

Extrabat lance sa nouvelle fonctionnalité, la gestion du consentement pour des campagnes emailings plus sûres et conformes au RGPD.

Pour garantir la délivrabilité de vos futures campagnes d’emailing, nous vous recommandons fortement de commencer par lancer une campagne de consentement. Sans cette étape, vous risquez de ne pas obtenir leur accord pour l’envoi de vos communications.

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité de gestion du consentement d’Extrabat, vous pouvez configurer simplement un nouvel expéditeur de campagne emailing comme Mailjet ou Brevo, des articles tutoriels avec vidéo vous expliquent comment faire.

Pourquoi ?

Lorsque vous utilisez Extrabat pour vos campagnes d’emailing, nous assumons à la fois la responsabilité technique et légale en tant qu’expéditeur. Ce service est partagé entre tous les utilisateurs, ce qui implique une responsabilité collective.

Tout usage non conforme, tel que l’envoi massif à des listes d’adresses dont le consentement n’a pas été explicitement donné à l’entreprise, peut entraîner des blocages du système, impactant ainsi l’expérience de l’ensemble de nos utilisateurs.

Comment ça marche ?

Nous allons introduire un nouveau bouton de consentement dans les fiches de contact, permettant de solliciter l’accord des destinataires de manière transparente et conforme à la réglementation.

Seuls les contacts qui auront donné leur consentement recevront vos campagnes d’emailing, assurant ainsi le respect de leurs préférences et des lois en vigueur.

À noter : Vos clients pourront également gérer le consentement directement depuis leur espace client.

Première fois

Dans le cadre de la mise en place de cette nouvelle solution, nous vous recommandons de suivre cette procédure : lancez votre campagne de consentement avant d’envoyer vos prochaines campagnes d’emailing afin de maximiser la portée de vos futurs envois.

Comment ?

Depuis la page création d’un emailing

(bulle campagne Mailing > Ajouter), créez votre prochain mailing, renseignez le filtre d’envoi (les destinataires), puis validez.

À noter : le temps de chargement peut prendre quelques minutes.

Après votre validation, la section “RÉCAPITULATIF DE VOTRE LISTE” sera mise à jour pour vous indiquer le nombre de contacts/destinataires disponibles (ayant donné leur consentement) pour vos campagnes d’emailing.

Vous souhaitez avoir plus de détails sur vos contacts (statut, éligibilité…) ? Cliquez sur “PLUS DE DÉTAILS” situé en-dessous de la barre des destinataires

Si vous avez des contacts qui n’ont pas encore donné leur accord, cliquez sur le bouton “PRÉPARER UNE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT” pour déclencher une campagne générale de demande de consentement depuis le bouton “ENVOYER VOTRE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT”.

Au quotidien

La gestion se fait depuis 4 endroits différents, chacun étant représenté par l’icône suivante : à la suite de chaque email renseigné.

Individuelle

01 – Fiche client
02 – Fiche répertoire
03 – Fiche fournisseur

Globale

04 – Création d’une campagne emailing

Exemple fiche client :

Depuis la fiche client, retrouvez l’action pour la gestion du consentement par l’icône suivante : , situé à côté de chaque email renseigné.

Cliquez sur l’icône pour ouvrir la gestion de cette adresse email.

Consultez l’email renseigné ainsi que son statut :

Accepté :
Le destinataire a donné son consentement pour recevoir les campagnes emailings.
Refusé :
Le destinataire ne consent pas à recevoir les campagnes emailings.
En attente :
Le destinataire a été consulté mais n’a pas encore donné son consentement ou refusé de recevoir les campagnes emailing.
Non sollicité :
Le destinataire n’a pas reçu de demande de consentement pour recevoir les campagnes emailings

Cliquez sur l’icône

pour accéder aux actions pour cet email

Les actions disponibles diffèrent en fonction du statut :

Demander le consentement :
Réaliser la demande ou le renouvellement de la demande de consentement depuis cette action.
Retirer le consentement :
Retirer le consentement de cette adresse email depuis cette action.

⚠️ Attention, cette action n’est pas réversible depuis cette interface. Seul le destinataire pourra revenir sur cette décision depuis l’espace client.
Afficher l’historique :
Accéder à l’ensemble de l’historique sur la gestion du consentement de cette adresse email depuis cette action.

Quand ?

La fonctionnalité sera disponible courant décembre 2023 pour tous nos utilisateurs disposant du module campagne emailing.

Quelles alternatives ?

Pour ceux qui souhaitent une gestion plus autonome, il sera possible de connecter son compte MyExtrabat à des services d’emailing externes tels que Mailjet ou Brevo.

FAQ

En quoi consiste le consentement de mailling ?

Le « consentement de mailing » fait référence à l’autorisation explicite donnée par un individu pour recevoir des courriers électroniques promotionnels ou informatifs de la part d’une entreprise ou d’une organisation. Cela garantit que les emails ne sont envoyés qu’aux personnes qui ont donné leur accord préalable.

Mon client souhaite retirer son consentement, comment faire ?

Votre client peut retirer son consentement en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Retirer le consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.

Mon client souhaite recevoir les emailings de ma société, comment faire ?

Pour que votre client puisse recevoir nos emailings, il peut donner son consentement en acceptant l’email de demande de consentement ou en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Donner son consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.

Est-ce que je peux toujours importer des listes de contacts email ?

Oui, vous pouvez toujours importer des listes de contacts email. Cependant, il est important de noter que seuls les emails qui sont déjà enregistrés dans votre Extrabat seront utilisés lors de vos campagnes.

Pourquoi certaines adresses email sont notées comme externes à mon magasin ?

Certaines adresses email sont marquées comme externes à votre magasin, car elles ne sont pas encore enregistrées dans votre Extrabat. La gestion du consentement ne s’applique qu’aux emails présents dans votre Extrabat, afin de prévenir les abus et de garantir que seuls les contacts légitimes déjà établis avec votre magasin peuvent être sollicités pour des actions telles que les demandes de consentement.

Comment paramétrer la clé API MailJet dans Extrabat

Découvrez comment créer un compte Mailjet, paramétrer la clé API dans Extrabat, et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

Pour ce faire, il est essentiel de posséder un nom de domaine associé à une adresse email professionnelle.

Comment créer un compte Mailjet ?

Découvrez comment créer un compte Mailjet efficacement et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un compte :

🔎 Préparez les ressources nécessaires :
- Votre adresse email professionnel – Un nom de domaine est obligatoire pour la création d’un compte Mailjet. Vous n’avez pas de nom de domaine ? Consultez notre vidéo sur le sujet.
- L’accès à votre boite mail professionnel
Rendez-vous sur www.mailjet.com
Cliquez sur la page « Tarifs »
Cliquez sur « Commencer »
Renseignez votre email professionnel
Renseignez votre mot de passe
- 💡 Astuce : Utilisez au moins 12 caractères avec 1 chiffre, 1 lettre majuscule, et 1 caractère spécial.
Renseignez vos informations personnelles
Cliquez sur « Suivant »
Cliquez sur « Terminer la commande »
Ouvrez le mail envoyé par Mailjet
Cliquez sur « Activer mon compte »
- 💡 Astuce : Assurez-vous de vérifier le dossier « Spam » ou « Courriers indésirables » si vous ne voyez pas l’email dans votre boîte de réception.

Avec ces étapes, vous avez désormais un compte Mailjet prêt à l’emploi !

Comment paramètrer la clé API Mailjet dans Extrabat

Découvrez comment paramétrer la clé API MailJet dans Extrabat pour une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour paramétrer votre clé API :

🔎 Sur MailJet :

Cliquez sur votre identifiant.
Cliquez sur « Préférences du compte ».
Cliquez sur « Gestion des clés API ».
Cliquez sur « Générer une clé secrète ».
Copiez la clé API, puis la clé secrète.

🔎 Sur Extrabat :

Ouvrez myextrabat.com dans un nouvel onglet.
Cliquez sur « Paramètres ».
Cliquez sur « Configuration emailing ».
Activez la configuration sur « oui ».
Sélectionnez le gestionnaire d’emailing : Mailjet.
Collez la clé API.
Collez la clé clé secrète (depuis MailJet)
Indiquez votre email professionnel (l’adresse email renseignée pour la création de votre compte Mailjet).
Validez.

🔎 Retour sur MailJet :

Retournez sur la page mailjet.com.
Cliquez sur « Compte ».
Cliquez sur « ajout d’un domaine ou d’une adresse expéditeur ».
Descendez.
Vérifier si votre clé API est en statut « Actif »

💡 Astuce : Assurez-vous de suivre chaque étape attentivement pour garantir une intégration réussie.

Avec ces étapes, votre clé API est désormais active ✅ !

Vous êtes prêt à profiter d’une gestion efficace de vos emails avec Extrabat et MailJet.

Comment créer un modèle de message ?

Découvrez comment créer un modèle de message personnalisé dans Extrabat, pour faciliter et standardiser vos communications mail avec vos clients.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un modèle de message :

Commencez par cliquer sur le + du menu pour accéder aux options
Dirigez-vous vers le module « Paramètres » puis dans la section « Magasin »
Sélectionnez « Utilisateurs » et cliquez sur l’utilisateur concerné
Assurez-vous que la signature mail est correcte
Descendez le long de la page jusqu’à trouver la section « Modèle de message »
Cochez les cases appropriées (🟢 pour activer et 🔴 pour désactiver)
✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder ces paramètres
Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client
Retournez dans le module « Paramètres »
Dans la section « Clients », sélectionnez « Modèle de message » et optez pour « Ajouter »
Élaborez votre modèle de message en complétant les champs nécessaires : titre, objet et contenu du message via l’éditeur de texte.

💡 Astuce : Utilisez des tags pour insérer des informations dynamiques spécifiques au client, telles que le nom, la civilité, le code postal, la ville, l’adresse, etc.

✅ Validez pour enregistrer votre nouveau modèle – Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client.
Dans la fiche d’accueil du client, rendez-vous à la section « Coordonnées » et cliquez sur l’icône email 📧
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez « appliquer un modèle de message » pour retrouver et choisir le modèle que vous avez précédemment créé
Ajustez le contenu si nécessaire, par exemple en modifiant le texte ou en ajoutant une pièce jointe telle qu’une facture

🔎 Note : Ces modifications n’affectent pas le modèle original, mais uniquement l’email en cours de rédaction

Pour conclure, cliquez sur « envoyer » pour expédier l’email.

Avec Extrabat, personnalisez vos communications clients pour une interaction plus professionnelle et adaptée à chaque situation.

Demandez une formation Extrabat

Au-delà de la création de modèles de message, Extrabat regorge de fonctionnalités pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiés Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

Comment faire un emailing ?

Un fichier « E-mail » à jour en temps réel

Comme vous le savez, votre fichier est la source de votre business et encore plus un fichier mis à jour en temps réel.

Un contrôle de l’adresse e-mail est maintenant systématique lors de la création d’une pièce commerciale.

Lorsque vous créez une facture, ou un devis, si l’adresse e-mail du client est non ou mal renseignée, vous avez une alerte :

Vous pouvez alors modifier l’e-mail du client sans repasser par l’onglet contact.

Réaliser un emailing

Vous pouvez y accéder en cliquant sur le puis la Bulle « Mailing » Avec ce système de mailing vous avez deux choix :

1) Soit vous passez par l’éditeur de texte afin d’envoyer par exemple à vos clients, prospects, des messages de voeux, de préconisations d’entretien (remise en route, mise en hivernage, etc..), d’alertes météo, etc..

2) Soit vous insérez automatiquement une image pour un mailing type et il faut au préalable que cette image soit enregistré dans votre bibliothèque (Icônes Dossiers juste avant la flèche verte),

Une fois que vous avez décidé de ce que vous allez envoyer, il vous faudra sélectionner la base de données (prospects, en cours de chantier, client, fournisseurs, répertoire, etc..) à qui vous voulez envoyer votre mailing ou bien charger un fichier csv.

Vous avez aussi à votre disposition des menus déroulants (regroupement, accessoires, équipements) afin d’affiner vos critères d’envoi.

Une fois votre mailing prêt à envoyer, vous avez tout en bas un bouton « Tester » qui vous permet de vous envoyer à vous-même ce que le client va recevoir. Si cela vous convient, vous pouvez « Valider et Envoyer« .

Une fois votre mailing envoyé, vous avez à votre disposition un bouton « Accéder au rapport » qui vous informera sur ceux qui ont cliqué sur votre mail.

PS : Vous pouvez personnaliser dans Paramètres –> Magasin –> Cordonnées générales le nom qui va s’afficher dans le mail d’envoi dans le champ « Enseigne« .