Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

La réponse va être un peu technique,

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible. On ne peut intervenir sur les serveurs de type personnel comme Yahoo, Gmail, Hotmail, Orange… mais il est par contre possible de rajouter des règles de sécurité sur votre nom de domaine (@<votre_nom_de_domaine>.com).

C’est ce qu’on appelle une sécurité SPF, un mécanisme fait pour prévenir les SPAM, Il faudrait que le gestionnaire de votre nom de domaine ajoute la règle suivante dans les DNS de votre nom de domaine :

"v=spf1 include:_spf.extrabat.com -all"

Cela ne garantie pas l’expédition du mail, mais devrait améliorer la « déliverabilité ».

Cela arrive souvent avec des adresses non professionnelles des clients comme @wanadoo.fr, @hotmail.fr, etc… car ces fournisseurs d’accès n’autorisent pas d’autres serveurs d’envoi de mails.

De plus, ils sont aussi de plus ou moins sensibles à certains termes utilisés (offres exceptionnelles…); en effet, le niveau d’intolérance a augmenté.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel.

Pour cela, il faudra demander à l’assistance d’activer le module « Configurateur SMTP »

Plus d’information sur ce module ici

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle, vous pouvez en demandant à l’assistance d’activer le module « Configurateur SMTP ».

Une fois activé, vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :
  • Cliquer sur Ajouter dans le menu de gauche,
  • Choisir un utilisateur,
  • Remplir les champs demandés et effectuer un test de délivrabilité

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Au niveau des champs demandés, il vous faudra vous rapprocher de la personne qui a créé vos boîtes mails.

Si vous l’avez fait vous même sous Google (Gmail) par exemple, cliquez sur le lien ici

Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Je veux faire la liaison d’Extrabat Piscines avec mon logiciel d’analyse de l’eau (Ocediciel, Actisoft, Test’o)

  • Il vous faut demander en premier lieu à activer le module d’analyse de l’eau (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit),
  • Une fois ce paramétrage  effectué, vous retrouverez sur l’interface de votre logiciel Ocediciel, Actisoft, Test’o, un bouton « Se connecter avec Extrabat », (exemple Actisoft)
  • Vous rentrez votre identifiant et mot de passe API Extrabat,
    1. Les identifiants de connexion sont disponibles depuis Extrabat, à l’emplacement suivant : « Paramètres » / « Magasin » / « Coordonnées et infos générales ».

    , ce qui vous permettra de retrouver votre moteur de recherche afin d’appeler la fiche du client concerné,

  • Cela remplira des champs définis automatiquement (nom, prénom, type de traitement, cubage bassin, taille, etc..),
  • Une fois que votre solution aura fait son rapport d’analyse, il vous proposera de l’envoyer dans Extrabat via le porte doc du client en créant un sous dossier Ocediciel, Actisoft, Test’o
  • Votre client le retrouvera automatiquement via son espace client

PS : si vous ne voyez pas le bouton « Se connecter avec Extrabat », il vous faut vous rapprocher de votre fournisseur voire faire la mise à jour du programme

Renommer un ouvrage

Sur une fiche client, on peut définir un ouvrage par exemple :

  • une piscine pour un piscinier,
  • un poêle à pellets pour un cheministe,
  • un aménagement paysager pour un paysagiste,
  • une chaudière pour un plombier,
  • un projet graphique pour une société de communication, etc..

Maintenant, vous pouvez précisément renommer cet ouvrage si vous désirez apporter une information complémentaire en cliquant sur l’ouvrage et Modifier

ce qui vous permettra lors de l’ouverture de la fiche client de visualiser rapidement les différents projets du client

Créer une fiche client ou prospect

Vous saisissez dans le moteur de recherche le nom du prospect ou du client, par exemple Massard.

Si le moteur de recherche ne le trouve pas, il vous propose de créer une fiche

PS : Dans vos préférences utilisateurs, vous pouvez affiner votre moteur de recherche par exemple « contient le terme recherché ou commence par le terme recherché »

Comment le code client ou code comptable se crée

Un code client se crée à partir du moment :

  • vous transformez un devis en commande ou facture,
  • vous créez directement une pièce commerciale commande, bl, facture, avoir).

Si un code client existe déjà dans la fiche contact, le logiciel n’en créera pas un autre.

PS : Bien vérifier dans Paramètres / Export comptable que la case à cocher soit bien sûr Oui pour l’information ci-après

Nouvelle fonctionnalité du modèle courrier

Vous pouvez importer un modèle Word .docx ou OpenOffice .odt à partir de Outils –> Paramètres –> Modèles de courriers –> Ajouter

Vous chargez un modèle de courrier

Et ils se retrouvent dans la liste de vos courriers

Vous cliquez sur votre modèle afin d’y annoter les marqueurs à savoir :

 

  • les marqueurs ont le même nom qu’avant, mais ne peuvent plus être sélectionnés par l’interface : il faut les écrire dans le document.
  • Les marqueurs doivent s’écrire entre crochets avec data. devant, et sans les accolades. Par exemple [data.nom_prenom_client]

 

Bonjour [data.nom_prenom_client]

Avec l’éditeur Extrabat, vous avez des marqueurs prêts à l’emploi du style

Recevoir son tableau de bord par mail

Dans Préférences Utilisateurs (roue crantée en haut à droite à côté du bouton déconnexion), vous allez tout en bas et vous cliquez sur « Accéder au formulaire » dans la rubrique Recevoir le tableau de bord par e-mail.

Vous cochez sur les éléments que vous désirez recevoir ainsi que sa périodicité et vous validez.

Je veux créer des questions complémentaires

Afin de créer une ou plusieurs questions complémentaires, il vous suffit de cliquer sur « Outils » –> Paramètres –> Client et Questions complémentaires.

Sur le menu à gauche, cliquez sur Ajouter et notez votre question, le type de champ concernant la réponse (texte, liste déroulante, case à cocher, etc..) et si vous souhaitez la voir s’afficher sur la page d’accueil de votre client, il vous suffit de cocher OUI sur la ligne correspondante.

PS : Je vous conseille de sélectionner Menu déroulant + texte car c’est le plus souple d’utilisation ou case à cocher multiple car le plus visuel et le plus facile à cliquer sur smartphone, tablette.

Vous pourrez aussi si besoin faire un export des questions complémentaires afin de faire vivre ce module

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