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Catégorie :Dossier client

Comment utiliser la fonctionnalité modèle de message ?

Fonctionnalité Modèle de Message : insérer votre message
Fonctionnalité : Modèle de message

Vous avez pour habitude d’envoyer souvent les mêmes messages ? Rendez-vous ? Relance ?… Pensez à créer un modèle pour l’insérer en 1 clic depuis votre fiche client par mail ou SMS. Les modèles de messages vous permettent de gagner du temps, en 1 clic, votre message est rempli ! 


Vous n’avez pas encore de modèle ? 

 

Créer vos modèles de message

  1. Rendez-vous sur la page : myextrabat.com/parametres/modele_message
    Disponible depuis le ➕  menu > ⚙️ Paramètres >  Modèle de message.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter du menu à gauche.
  3. Indiquez un titre pour votre modèle.
  4. Vous avez la possibilité d’indiquer un objet.
  5. Rédigez le contenu de votre message.
  6. Cliquez sur valider, votre modèle de message est ajoutée à la liste !
Fonctionnalité Modèle de Message : modèle de message

Comment utiliser le modèle de message ?

  1. Depuis votre fiche client, cliquez sur le picto 💬  SMS ou ✉️  Mail de la section coordonnées.
  2. Cliquez sur Appliquer un modèle de message
  3. Sélectionnez votre modèle de message
  4. Cliquez sur envoyer, votre message est envoyé !
Fonctionnalité Modèle de Message : client Beldupont

💡 Astuce

Exemple d’un modèle de message pour valider une date d’installation

 

Bonjour, Nous vous confirmons la date d’installation du {{ date_jour|date(‘d/m/Y’) }} à partir de 09h00 à votre domicile {{ adresse_client }} {{ ville_client }}. Pour rappel, cette date peut être décalée en fonction des aléas techniques, matériels, personnels voire météo. Si tel était le cas, nous nous efforcerons de vous prévenir le plus tôt possible. Si dans le cas contraire, c’est vous qui avez un contre temps, merci de nous le préciser par téléphone au {{ telephone_magasin }} ou par mail {{ email_utilisateur }} Bonne réception L’équipe Démo

Les bonnes règles afin de créer et gérer son planning chantier

1- Tout d’abord, mettre à jour son statut afin qu’il se retrouve sur le planning (par exemple, en cours de chantier)

Cliquer ici afin de voir comment faire

2- Affecter des tâches planning afin de voir ce que vous allez faire pour ce client,

Cliquer ici afin de voir comment faire

3- Bien mettre une date de début de chantier (même si elle est prévisionnelle car le planning est classé par ces dates là).

Planning

4 – Planifiez des utilisateurs ( en cliquant sur la case à planifier) afin d’organiser le planning (agenda) de vos opérateurs ou bien simplement mettre à jour le planning en changeant les couleurs de la pastille (rouge à faire, orange planifié, vert fait),

Planifier une intervention

5 – Verrouillez une intervention sur l’onglet Planning (en cliquant sur le cadenas) car il ne faut pas la décaler,

Cadenas planning

6 –  Imprimez une fiche de chantier (Ouvrage et Imprimante) ou en cliquant sur l’enveloppe afin de l’envoyer par mail à votre collaborateur.

Imprimer le projet

PS : N’oubliez pas d’inclure dans votre nomenclature ***terrassement par exemple,  un article type planning  « Terrassement » afin que le projet se crée automatiquement lorsque vous transformez un devis en commande client

Lien vidéo ici

Paramétrer son SMTP Extrabat avec son compte Gmail

SMTP avec Gmail

1) Demander au client d’aller sur son compte Gmail

2) Lui demander d’aller sur la gestion de son compte
– Cliquer sur sa photo de profil en haut à droite
– Puis cliquer sur le bouton « Gérer votre compte Google »

3) Sur la page de compte cliquer sur le lien « Sécurité » dans le colonne de gauche

4) Sur le page Sécurité Dans le deuxième encart vérifier que la validation en deux étapes est
« Activé » avec une check bleu, si ce n’est pas le cas lui demander d’activer la Validation en deux étapes.

Définition validation en deux étapes :

« Activer la validation en deux étapes
La validation en deux étapes (également appelée authentification à deux facteurs) offre un niveau de sécurité supplémentaire aux comptes utilisateur.

Après l’avoir configurée, vous vous connecterez à votre compte en deux étapes en utilisant :

  • un élément connu de vous (votre mot de passe) ;
  • un élément matériel en votre possession (votre téléphone ou une clé de sécurité). »5) Si la Validation en deux étapes est bien activée revenir sur la page Sécurité si on est y en plus et dans le deuxième encart « Connexion à Google » cliquer sur la section « Mots de passe des applications », il doit demander le mot de passe de google pour vérifier l’authentification.
    Une fois l’identification confirmé, il y a un tableau récapitulatif des mots de passe d’application.6) Créer un nouveau mot de passe :
    – Cliquer sur le champ « Sélectionnez une application » et choisir le dernier choix

    « Messagerie»
    – Cliquer sur le champ « Sélectionner un appareil » et Donner le nom Extrabat

    – Puis cliquer sur « GÉNÉRER »

    7) Une pop-in s’ouvre avec le mot de passe, il faut le sauvegarder sans les espaces, faire un copier/coller dans un ficher texte le temps de faire la configuration sur Extrabat

    8) Aller sur Extrabat
    9) Aller sur la partie configuration SMTP

10) Choisir le compte à paramétrer

11) Mettre les infos
adresse : ssl://smtp.gmail.com
port : 465
identifiant l’adresse mail du compte gmail
mot de passe : le mot de passe générer qui a été copié/coller

Encodage utf8

Cliquer sur Tester / Réponse Succès !!

  • Cliquer sur Valider et Voilà

Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel ou votre email d’entreprise en @gmail ou @sfr etc…

<!> Attention les mails en orange.fr sont sujets à directement mis en spam <!>

Plus d’information sur ce module ici

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle (sauf les mails en @orange.fr ou @orange.com voir plus bas)

 

vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Si toutefois vous avez une adresse en @nomDeVotreEntreprise.com alors il faudra faire la demande de ces informations à votre technicien informatique.
Vous trouverez ci dessous le mail type que vous pouvez leur envoyer :

Bonjour,
Je souhaite configurer l’envoi de mail via le SMTP de mon nom de domaine.
Il me faudrait les informations suivante :
– Adresse du serveur SMTP (ssl ou tls)
– Numéro du port du serveur SMTP

 

Pour les mails en orange :
Nous vous conseillons vivement de prendre contact avec un prestataire informatique pour qu »il vous fasse une boite mail professionnelle afin d’envoyer les mails à partir d’extrabat. Cela n’aura aucun impact sur votre mail actuel puisque tout sera redirigé dessus.

Pour les mails sur  Google (Gmail)
cliquez sur le lien ici

Pour les mails sur  Yahoo
Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Je veux prendre une photo avec Extrabat Today

Sur la carte, une fois que vous cliquez sur votre rendez-vous, celui-ci affiche le détail du rendez-vous ainsi que le pictogramme Photo en haut à droite de l’écran (à gauche du crayon qui permet de saisir un rapport d’intervention)

Vous cliquez sur le picto Photo et il vous propose plusieurs choix

Une fois votre photo prise ou sélectionnée via la bibliothèque, vous avez en bas à droite un code couleur jaune de téléchargement ( qui disparaîtra une fois le téléchargement vers le porte doc du client effectué)

La photo prise est automatiquement téléchargée dans le logiciel Extrabat dans le dossier « Photos » du porte doc du client

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Je veux faire la liaison d’Extrabat Piscines avec mon logiciel d’analyse de l’eau (Ocediciel, Actisoft, Test’o)

  • Il vous faut demander en premier lieu à activer le module d’analyse de l’eau (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit),
  • Une fois ce paramétrage  effectué, vous retrouverez sur l’interface de votre logiciel Ocediciel, Actisoft, Test’o, un bouton « Se connecter avec Extrabat », (exemple Actisoft)
  • Interfacage avec Ocediciel
  • Vous rentrez votre identifiant et mot de passe API Extrabat,
    1. Les identifiants de connexion sont disponibles depuis Extrabat, à l’emplacement suivant : « Paramètres » / « Magasin » / « Coordonnées et infos générales ».

    , ce qui vous permettra de retrouver votre moteur de recherche afin d’appeler la fiche du client concerné,

  • Cela remplira des champs définis automatiquement (nom, prénom, type de traitement, cubage bassin, taille, etc..),
  • Une fois que votre solution aura fait son rapport d’analyse, il vous proposera de l’envoyer dans Extrabat via le porte doc du client en créant un sous dossier Ocediciel, Actisoft, Test’o
  • Votre client le retrouvera automatiquement via son espace client

PS : si vous ne voyez pas le bouton « Se connecter avec Extrabat », il vous faut vous rapprocher de votre fournisseur voire faire la mise à jour du programme

Renommer un ouvrage

Sur une fiche client, on peut définir un ouvrage par exemple :

  • une piscine pour un piscinier,
  • un poêle à pellets pour un cheministe,
  • un aménagement paysager pour un paysagiste,
  • une chaudière pour un plombier,
  • un projet graphique pour une société de communication, etc..

Maintenant, vous pouvez précisément renommer cet ouvrage si vous désirez apporter une information complémentaire en cliquant sur l’ouvrage et Modifier

ce qui vous permettra lors de l’ouverture de la fiche client de visualiser rapidement les différents projets du client

Créer une fiche client ou prospect

Vous saisissez dans le moteur de recherche le nom du prospect ou du client, par exemple Massard.

Si le moteur de recherche ne le trouve pas, il vous propose de créer une fiche

PS : Dans vos préférences utilisateurs, vous pouvez affiner votre moteur de recherche par exemple « contient le terme recherché ou commence par le terme recherché »

Comment le code client ou code comptable se crée

Un code client se crée à partir du moment :

  • vous transformez un devis en commande ou facture,
  • vous créez directement une pièce commerciale commande, bl, facture, avoir).

Si un code client existe déjà dans la fiche contact, le logiciel n’en créera pas un autre.

PS : Bien vérifier dans Paramètres / Export comptable que la case à cocher soit bien sûr Oui pour l’information ci-après

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