Dossier client - Extrabat - Le Blog

Comment créer un modèle de message ?

Découvrez comment créer un modèle de message personnalisé dans Extrabat, pour faciliter et standardiser vos communications mail avec vos clients.

 

⬇️ Suivez les étapes pour créer un modèle de message :

  • Commencez par cliquer sur le + du menu pour accéder aux options
  • Dirigez-vous vers le module « Paramètres » puis dans la section « Magasin »
  • Sélectionnez « Utilisateurs » et cliquez sur l’utilisateur concerné
  • Assurez-vous que la signature mail est correcte
  • Descendez le long de la page jusqu’à trouver la section « Modèle de message »
  • Cochez les cases appropriées (🟢 pour activer et 🔴 pour désactiver)
  • ✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder ces paramètres
  • Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client
  • Retournez dans le module « Paramètres »
  • Dans la section « Clients », sélectionnez « Modèle de message » et optez pour « Ajouter »
  • Élaborez votre modèle de message en complétant les champs nécessaires : titre, objet et contenu du message via l’éditeur de texte.

💡 Astuce : Utilisez des tags pour insérer des informations dynamiques spécifiques au client, telles que le nom, la civilité, le code postal, la ville, l’adresse, etc.

  • ✅ Validez pour enregistrer votre nouveau modèle – Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client.
  • Dans la fiche d’accueil du client, rendez-vous à la section « Coordonnées » et cliquez sur l’icône email 📧
  • Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez « appliquer un modèle de message » pour retrouver et choisir le modèle que vous avez précédemment créé
  • Ajustez le contenu si nécessaire, par exemple en modifiant le texte ou en ajoutant une pièce jointe telle qu’une facture

🔎 Note : Ces modifications n’affectent pas le modèle original, mais uniquement l’email en cours de rédaction

  • Pour conclure, cliquez sur « envoyer » pour expédier l’email.

Avec Extrabat, personnalisez vos communications clients pour une interaction plus professionnelle et adaptée à chaque situation.

Demandez une formation Extrabat

Au-delà de la création de modèles de message, Extrabat regorge de fonctionnalités pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiés Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

 

Comment joindre une pièce commerciale à un SAV ?

Découvrez comment joindre une pièce commerciale à un Service Après-Vente (SAV) dans Extrabat, assurant ainsi une traçabilité et une organisation optimales pour vos interventions.

⬇️ Suivez les étapes pour joindre une pièce commerciale à un SAV

  • Commencez par sélectionner le client concerné
  • Dirigez-vous vers l’ouvrage associé au SAV
  • Accédez à la section « SAV » et cliquez sur le SAV souhaité
  • Procédez à la création d’un devis pour le SAV
  • Une fois le devis complété, validez-le

🔎 Note : le devis est désormais visible et lié directement dans la section SAV.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos interventions SAV, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

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Maintenant que vous savez comment joindre une pièce commerciale à un SAV avec Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise.

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Comment effectuer un paiement multiple par la fiche client ?

Découvrez comment gérer efficacement les paiements multiples directement depuis la fiche client dans Extrabat, assurant une traçabilité et une organisation optimales de vos transactions.

⬇️ Suivez les étapes pour effectuer un paiement multiple par la fiche client :

  • Commencez par taper le nom du client dans la barre de recherche.
  • Dirigez-vous vers la section « GEST. COM. ».
  • Sélectionnez « Facture » et donnez un titre à la facture.
  • Insérez le code de l’article souhaité.
  • Indiquez la quantité de l’article.
  • ✅ Validez pour ajouter l’article à la facture.
  • Sélectionnez l’ouvrage correspondant à la facture.
  • ✅  Validez pour confirmer l’ouvrage.
  • Renseignez toutes les informations nécessaires pour le paiement.

💡 Astuce : Après chaque paiement, cliquez sur « Enregistrer le règlement » pour sauvegarder chaque transaction.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos paiements, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

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Maintenant que vous savez comment effectuer un paiement multiple par la fiche client dans Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise

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Activer les relances par SMS à vos clients de vos contrats d’entretien

Pour un suivi optimisé des relances de service pour les entretiens vous pouvez activer la relance des services par SMS.
Vos clients recevront un SMS afin de vous contacter pour un RDV de leur contrat d’entretien

Vous devez aller dans :

  •  Paramètres > Statuts service > et cocher OUI sur le bouton  « Activer la relance des services par SMS »
  • Puis dans dans Paramètres / Articles / Services / Articles  afin de paramétrer le texte de votre relance SMS

Activer la relance des contrats par sms

 

 

Exemple de texte pour une relance SMS :

Bonjour,

L’entretien de votre climatisation arrive à échéance. Vous pouvez nous contacter au 05 55 55 55 55 pour prendre rendez-vous.
Cordialement,
« Le nom de votre entreprise »

Comment utiliser la fonctionnalité modèle de message ?

Fonctionnalité Modèle de Message : insérer votre message
Fonctionnalité : Modèle de message

Vous avez pour habitude d’envoyer souvent les mêmes messages ? Rendez-vous ? Relance ?… Pensez à créer un modèle pour l’insérer en 1 clic depuis votre fiche client par mail ou SMS. Les modèles de messages vous permettent de gagner du temps, en 1 clic, votre message est rempli ! 


Vous n’avez pas encore de modèle ?
 

 

Créer vos modèles de message

  1. Rendez-vous sur la page : myextrabat.com/parametres/modele_message
    Disponible depuis le ➕  menu > ⚙️ Paramètres >  Modèle de message.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter du menu à gauche.
  3. Indiquez un titre pour votre modèle.
  4. Vous avez la possibilité d’indiquer un objet.
  5. Rédigez le contenu de votre message.
  6. Cliquez sur valider, votre modèle de message est ajoutée à la liste !
Fonctionnalité Modèle de Message : modèle de message

Comment utiliser le modèle de message ?

  1. Depuis votre fiche client, cliquez sur le picto 💬  SMS ou ✉️  Mail de la section coordonnées.
  2. Cliquez sur Appliquer un modèle de message
  3. Sélectionnez votre modèle de message
  4. Cliquez sur envoyer, votre message est envoyé !
Fonctionnalité Modèle de Message : client Beldupont

💡 Astuce

Exemple d’un modèle de message pour valider une date d’installation

 

Bonjour, Nous vous confirmons la date d’installation du {{ date_jour|date(‘d/m/Y’) }} à partir de 09h00 à votre domicile {{ adresse_client }} {{ ville_client }}. Pour rappel, cette date peut être décalée en fonction des aléas techniques, matériels, personnels voire météo. Si tel était le cas, nous nous efforcerons de vous prévenir le plus tôt possible. Si dans le cas contraire, c’est vous qui avez un contre temps, merci de nous le préciser par téléphone au {{ telephone_magasin }} ou par mail {{ email_utilisateur }} Bonne réception L’équipe Démo

Les bonnes règles afin de créer et gérer son planning chantier

1- Tout d’abord, mettre à jour son statut afin qu’il se retrouve sur le planning (par exemple, en cours de chantier)

Cliquer ici afin de voir comment faire

2- Affecter des tâches planning afin de voir ce que vous allez faire pour ce client,

Cliquer ici afin de voir comment faire

3- Bien mettre une date de début de chantier (même si elle est prévisionnelle car le planning est classé par ces dates là).

Planning

4 – Planifiez des utilisateurs ( en cliquant sur la case à planifier) afin d’organiser le planning (agenda) de vos opérateurs ou bien simplement mettre à jour le planning en changeant les couleurs de la pastille (rouge à faire, orange planifié, vert fait),

Planifier une intervention

5 – Verrouillez une intervention sur l’onglet Planning (en cliquant sur le cadenas) car il ne faut pas la décaler,

Cadenas planning

6 –  Imprimez une fiche de chantier (Ouvrage et Imprimante) ou en cliquant sur l’enveloppe afin de l’envoyer par mail à votre collaborateur.

Imprimer le projet

PS : N’oubliez pas d’inclure dans votre nomenclature ***terrassement par exemple,  un article type planning  « Terrassement » afin que le projet se crée automatiquement lorsque vous transformez un devis en commande client

Lien vidéo ici

Paramétrer son SMTP Extrabat avec son compte Gmail

SMTP avec Gmail

1) Demander au client d’aller sur son compte Gmail

2) Lui demander d’aller sur la gestion de son compte
– Cliquer sur sa photo de profil en haut à droite
– Puis cliquer sur le bouton « Gérer votre compte Google »

3) Sur la page de compte cliquer sur le lien « Sécurité » dans le colonne de gauche

4) Sur le page Sécurité Dans le deuxième encart vérifier que la validation en deux étapes est
« Activé » avec une check bleu, si ce n’est pas le cas lui demander d’activer la Validation en deux étapes.

Définition validation en deux étapes :

« Activer la validation en deux étapes
La validation en deux étapes (également appelée authentification à deux facteurs) offre un niveau de sécurité supplémentaire aux comptes utilisateur.

Après l’avoir configurée, vous vous connecterez à votre compte en deux étapes en utilisant :

  • un élément connu de vous (votre mot de passe) ;
  • un élément matériel en votre possession (votre téléphone ou une clé de sécurité). »5) Si la Validation en deux étapes est bien activée revenir sur la page Sécurité si on est y en plus et dans le deuxième encart « Connexion à Google » cliquer sur la section « Mots de passe des applications », il doit demander le mot de passe de google pour vérifier l’authentification.
    Une fois l’identification confirmé, il y a un tableau récapitulatif des mots de passe d’application.6) Créer un nouveau mot de passe :
    – Cliquer sur le champ « Sélectionnez une application » et choisir le dernier choix

    « Messagerie»
    – Cliquer sur le champ « Sélectionner un appareil » et Donner le nom Extrabat

    – Puis cliquer sur « GÉNÉRER »

    7) Une pop-in s’ouvre avec le mot de passe, il faut le sauvegarder sans les espaces, faire un copier/coller dans un ficher texte le temps de faire la configuration sur Extrabat

    8) Aller sur Extrabat
    9) Aller sur la partie configuration SMTP

10) Choisir le compte à paramétrer

11) Mettre les infos
adresse : ssl://smtp.gmail.com
port : 465
identifiant l’adresse mail du compte gmail
mot de passe : le mot de passe générer qui a été copié/coller

Encodage utf8

Cliquer sur Tester / Réponse Succès !!

  • Cliquer sur Valider et Voilà

Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel ou votre email d’entreprise en @gmail ou @sfr etc…

<!> Attention les mails en orange.fr sont sujets à directement mis en spam <!>

Plus d’information sur ce module ici

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle (sauf les mails en @orange.fr ou @orange.com voir plus bas)

 

vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Si toutefois vous avez une adresse en @nomDeVotreEntreprise.com alors il faudra faire la demande de ces informations à votre technicien informatique.
Vous trouverez ci dessous le mail type que vous pouvez leur envoyer :

Bonjour,
Je souhaite configurer l’envoi de mail via le SMTP de mon nom de domaine.
Il me faudrait les informations suivante :
– Adresse du serveur SMTP (ssl ou tls)
– Numéro du port du serveur SMTP

 

Pour les mails en orange :
Nous vous conseillons vivement de prendre contact avec un prestataire informatique pour qu »il vous fasse une boite mail professionnelle afin d’envoyer les mails à partir d’extrabat. Cela n’aura aucun impact sur votre mail actuel puisque tout sera redirigé dessus.

Pour les mails sur  Google (Gmail)
cliquez sur le lien ici

Pour les mails sur  Yahoo
Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Je veux prendre une photo avec Extrabat Today

Sur la carte, une fois que vous cliquez sur votre rendez-vous, celui-ci affiche le détail du rendez-vous ainsi que le pictogramme Photo en haut à droite de l’écran (à gauche du crayon qui permet de saisir un rapport d’intervention)

Vous cliquez sur le picto Photo et il vous propose plusieurs choix

Une fois votre photo prise ou sélectionnée via la bibliothèque, vous avez en bas à droite un code couleur jaune de téléchargement ( qui disparaîtra une fois le téléchargement vers le porte doc du client effectué)

La photo prise est automatiquement téléchargée dans le logiciel Extrabat dans le dossier « Photos » du porte doc du client

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Je veux faire la liaison d’Extrabat Piscines avec mon logiciel d’analyse de l’eau (Ocediciel, Actisoft, Test’o)

  • Il vous faut demander en premier lieu à activer le module d’analyse de l’eau (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit),
  • Une fois ce paramétrage  effectué, vous retrouverez sur l’interface de votre logiciel Ocediciel, Actisoft, Test’o, un bouton « Se connecter avec Extrabat », (exemple Actisoft)
  • Interfacage avec Ocediciel
  • Vous rentrez votre identifiant et mot de passe API Extrabat,
    1. Les identifiants de connexion sont disponibles depuis Extrabat, à l’emplacement suivant : « Paramètres » / « Magasin » / « Coordonnées et infos générales ».

    , ce qui vous permettra de retrouver votre moteur de recherche afin d’appeler la fiche du client concerné,

  • Cela remplira des champs définis automatiquement (nom, prénom, type de traitement, cubage bassin, taille, etc..),
  • Une fois que votre solution aura fait son rapport d’analyse, il vous proposera de l’envoyer dans Extrabat via le porte doc du client en créant un sous dossier Ocediciel, Actisoft, Test’o
  • Votre client le retrouvera automatiquement via son espace client

PS : si vous ne voyez pas le bouton « Se connecter avec Extrabat », il vous faut vous rapprocher de votre fournisseur voire faire la mise à jour du programme

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