Dossier client - Extrabat - Le Blog

Catégorie :Dossier client

Comment changer votre mot de passe

Modification de votre mot de passe

  1. Accéder à la fiche utilisateur : Allez dans Paramètres > Utilisateurs, puis sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe.
  2. Modifier votre mot de passe : dans la section Identifiants, vous pouvez changer votre mot de passe en indiquant votre ancien mot de passe.

⚠️ Cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de gestion des utilisateurs.

Pour créer un mot de passe sécurisé dans Extrabat, celui-ci doit au moins contenir au moins :
  • une minuscule ;
  • une majuscule ;
  • un chiffre ;
  • un caractère spécial ;
  • et 12 caractères.

Pour les cas de mot de passe oublié

Si vous êtes un utilisateur non administrateur

  1. Demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe :
    Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe

Si vous êtes un utilisateur administrateur

  1. Demander la réinitialisation par le support Extrabat : si vous êtes un administrateur et que vous avez oublié votre mot de passe, vous devez contacter le support Extrabat à l’adresse support@extrabat.com ou 09 87 87 69 20 pour demander la réinitialisation de votre mot de passe.
  2. Réinitialisation par l’assistance : l’assistance vérifiera votre identité et vous fournira un mot de passe temporaire pour vous permettre de vous reconnecter.
  3. Première connexion et changement obligatoire : lors de la première connexion avec le mot de passe temporaire, vous devrez obligatoirement changer votre mot de passe pour des raisons de sécurité.
  4.  

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Yahoo

Configurer un serveur SMTP Yahoo dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Yahoo. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En configurant le serveur SMTP de Yahoo, vous pouvez utiliser votre propre adresse Yahoo comme expéditeur, améliorant ainsi la fiabilité et renforçant votre image professionnelle.

Ce guide pas à pas vous explique comment paramétrer le serveur SMTP de Yahoo dans Extrabat pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
  2. Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
  3. Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
  4. Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Yahoo comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Yahoo du compte utilisateur.
  3. Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Yahoo

  1. Connectez-vous à votre compte Yahoo et accédez à vos Paramètres :
    • Cliquez sur votre nom d’utilisateur/icône en haut à droite.
    • Accédez à l’onglet Sécurité du compte.
  2. Sous la section Autres moyens de se connecter, cliquez sur Générer un mot de passe d’application.
  3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Commencer.
  4. Entrez un nom pour l’application, par exemple Extrabat. Ce nom est uniquement pour vous aider à identifier cette configuration.
  5. Cliquez sur Générer un mot de passe et copiez le mot de passe affiché.

Étape 5 : Finaliser et tester la configuration

  1. Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
  2. Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
  3. Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
  4. Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
  5. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  6. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  7. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  8. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Gmail

Configurer un serveur SMTP Gmail dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Google. Cela inclut des communications essentielles comme l’envoi de devis, les confirmations de commande ou encore les relances de paiement.

En utilisant Gmail, vous pouvez personnaliser vos envois en affichant votre propre adresse Gmail comme expéditeur, garantissant une meilleure délivrabilité et une communication professionnelle.

Ce tutoriel vous guide étape par étape pour configurer le serveur SMTP de Gmail dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres, puis sélectionnez Mode d’envoi des emails.
  2. Choisissez la deuxième option parmi les choix proposés.
  3. Cliquez sur le lien situé sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Gmail comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Gmail du compte utilisateur.
  3. Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application généré depuis votre compte Google.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Gmail

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Précédent
Suivant
  1. Connectez-vous à votre compte Google.
  2. Accédez à l’onglet Sécurité dans les paramètres du compte (activez la validation en deux étapes si elle n’est pas encore configurée).
  3. Dans la barre de recherche « Rechercher dans le compte Google », tapez et sélectionnez « Mots de passe des applications ». Vous devrez peut-être vous reconnecter.

⚠️ Si l’option ne s’affiche pas, voici quelques raisons possibles :

  • La validation en deux étapes n’est pas configurée pour votre compte.
  • La validation en deux étapes est configurée uniquement pour les clés de sécurité.
  • Votre compte a été créé via une organisation (entreprise, école, etc.).

  1. Dans la section Nom de l’appli, saisissez Extrabat, puis cliquez sur Créer.
  2. Copiez le mot de passe généré.

Étape 6 : Finaliser et tester la configuration

  1. Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
  2. Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
  3. Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
  4. Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
  5. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  6. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  7. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  8. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat

Configurer un serveur SMTP personnalisé dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En optant pour votre propre serveur, ces emails s’afficheront avec votre adresse professionnelle comme expéditeur, garantissant à la fois fiabilité, crédibilité et une meilleure personnalisation dans vos échanges avec vos clients

Ce tutoriel vous guide pour configurer un serveur SMTP, autre que Gmail ou Yahoo dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
  2. Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
  3. Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
  4. Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez le fournisseur de votre boîte mail si disponible. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement renseignés

⚠️ Plusieurs choix de serveurs SMTP sont pré-configurés : 1&1, Aol, Bouygues, Free, Gandi, Gmail, GMX, Ionos, La Poste, Microfost 365, Hotmail Live, Monaco Telecom, Numericable, Noos, Orange, Outlook, Msn, OVH, SFR, Cegetem, Club Internet, Neuf, Wanadoo et Yahoo.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, saisissez l’adresse email associée au compte utilisateur
  3. Pour le Mot de passe SMTP, entrez le mot de passe de la boîte mail associée

⚠️ Le mot de passe SMTP est généralement celui utilisé pour accéder à la boîte mail.

Étape 4 : Finaliser et tester la configuration

  1. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  2. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  3. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  4. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Mise à jour : nouvelle interface pour la création de la fiche client

Dans un souci constant d’améliorer votre expérience utilisateur, nous avons entièrement repensé l’interface de création de fiche client dans Extrabat. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande société, la gestion de vos clients n’a jamais été aussi simple et intuitive. Découvrez la nouvelle interface qui vous permettra de gagner du temps et d’exploiter au mieux les potentialités du logiciel.

Deux modes de formulaire : simplifié et avancé

Pour répondre à la diversité des besoins de nos utilisateurs, Extrabat vous propose désormais deux modes de formulaire pour chaque fiche client, entre lesquels vous pouvez basculer en un clic dès le début de la création :

Formulaire simplifié

Conçu pour une intégration rapide et efficace des informations essentielles, le formulaire simplifié permet de saisir uniquement les données de base, garantissant une gestion rapide et simple.

Ce mode est idéal pour les utilisateurs qui souhaitent enregistrer un client avec le minimum d’informations nécessaires à la gestion quotidienne.

Formulaire avancé

Ce mode est pensé pour une gestion plus complète et détaillée. Le formulaire avancé permet d’exploiter l’ensemble des fonctionnalités d’Extrabat, incluant des champs supplémentaires pour des données plus spécifiques et une gestion optimisée.

Ce mode est recommandé pour les utilisateurs nécessitant un suivi détaillé, des analyses approfondies, ou des exigences administratives plus complexes.

Création d'une fiche client = 2 cas

Lorsque vous créez une fiche client dans Extrabat, vous avez le choix entre deux types de formulaires selon le profil du client : Particulier ou Professionnel. Ces fiches sont adaptées pour présenter les informations spécifiques à chaque type de client, avec des sections et champs dédiés en fonction de la civilité du client.

Création d'une fiche client particulier

Ce type de fiche est destiné aux clients individuels, généralement des consommateurs finaux avec lesquels vous entretenez des relations directes en B2C (« Business to Consumer » ou « commerce entre entreprises et particuliers » en français).

Que vous optiez pour un formulaire simplifié ou avancé, la fiche client particulier permet de saisir des informations cruciales pour la gestion de la relation client.

Le tableau ci-dessous présente en détail les champs disponibles dans chaque mode (simplifié ou avancé, mais aussi le cas spécifique de l’URSSAF) pour la fiche client particulier :

Section Champs Simplifié Avancé URSSAF
Identification générale Civilité ✅ ✅
Genre  
Nom de famille ✅ ✅
Nom de naissance ✅
Prénom ✅ ✅
Langue ✅ ✅
Date de naissance ✅
Pays ✅
Code pays ✅
Coordonnées Email ✅ ✅
Mobile 1 ✅ ✅
Mobile 2 ✅ ✅
Téléphone 1 ✅ ✅
Téléphone 2 ✅ ✅
Adresse (Type d'adresse, Code postal, Commune, Pays, Indications) ✅
Adresse complète (Type d'adresse, Numéro, Adresse, Code postal, Commune, Pays, Code commune, Code pays, Latitude, Longitude, Indications) ✅
Organisation Origine de contact ✅ ✅
Catégorie socio-professionnelle ✅
Observation ✅ ✅
Questions complémentaires Champ personnalisable selon les besoins de votre entreprise pour mieux connaître votre client ✅ ✅
Suivi Statut ✅ ✅
Suivi par ✅ ✅
Regroupement ✅ ✅
Type de client ✅
Couleur ✅
Historique des interactions ✅ ✅
Parrainage (Si parrainage = "oui" : Nom de l'apporteur d'affaire, Chiffre rapporté) ✅
Finance Code client ✅ ✅
Tarif spécifique ✅
Bloquer la gestion commerciale (Oui/Non) ✅
Commentaire ✅
Marketing Autoriser à recevoir les campagnes marketing via (SMS, Emailing, API tiers) ✅ ✅

⚠️ Si votre client est concerné par l'URSSAF, certains champs marqués par une l'icône doivent être remplis. Cela inclut des informations supplémentaires sur l'éligibilité et les obligations fiscales/sociales.

⚠️ Plusieurs contacts avec coordonnées (email et téléphone) et plusieurs adresses (selon type d'adresses) peuvent être renseignés au sein d'une même fiche client .

Création d'une fiche client professionnel

Ce type de fiche s’adresse aux entreprises, partenaires, sous-traitants, fournisseurs, ou autres entités avec lesquelles vous entretenez des relations commerciales en B2B (« Business to Consumer », ou « commerce entreprise à entreprise » en français).

Selon le mode de formulaire choisi, vous pourrez indiquer des informations de base ou aller dans le détail avec des champs supplémentaires pour une gestion client professionnel optimisée.

Le tableau ci-dessous présente en détail les champs disponibles dans chaque mode (simplifié ou avancé) pour la fiche client professionnel :

Section Champs Simplifié Avancé
Identification générale Civilité ✅ ✅
Raison sociale ✅ ✅
Nom de famille et prénom ✅ ✅
Fonction ✅ ✅
SIREN/SIRET ✅ ✅
TVA intracommunautaire ✅
Langue ✅ ✅
Coordonnées Email ✅ ✅
Mobile 1 ✅ ✅
Mobile 2 ✅ ✅
Téléphone 1 ✅ ✅
Téléphone 2 ✅ ✅
Adresse complète (Type d'adresse, Numéro, Adresse, Code postal, Commune, Pays, Code commune, Code pays, Latitude, Longitude, Indications) ✅
Organisation Origine de contact ✅ ✅
Catégorie socio-professionnelle ✅
Observation ✅ ✅
Suivi Statut ✅ ✅
Suivi par ✅ ✅
Regroupement ✅ ✅
Type de client ✅
Finance Code client ✅ ✅
Tarif spécifique ✅
Bloquer la gestion commerciale (Oui/Non) ✅
Commentaire ✅
Marketing Autoriser à recevoir les campagnes marketing via (SMS, Emailing, API tiers) ✅ ✅

⚠️ Si vous sélectionnez une civilité de type entreprise (Auto-Entreprise, SARL, SAS, etc.), le formulaire adapte automatiquement les champs à renseigner pour une fiche client professionnel.

Gestion des adresses multiples

Extrabat vous permet d’ajouter plusieurs adresses à chaque fiche contact, ce qui facilite la gestion des différentes localisations associées à un client.

Vous pouvez spécifier le type d’adresse pour une meilleure organisation et un suivi plus précis. Par exemple :

  • Adresse de correspondance : L’adresse principale où vous enverrez toutes les communications officielles. Elle peut correspondre au siège social d’une entreprise ou au domicile d’un particulier.
  • Adresse de chantier : Si vous travaillez sur des projets à divers emplacements, vous pouvez enregistrer les adresses spécifiques aux chantiers. Cela vous permet de gérer plus facilement les livraisons, les visites sur site, et autres interactions liées au projet.
  • Adresse de facturation : Cette adresse est utilisée pour l’envoi des factures. Elle peut différer de l’adresse de correspondance, surtout dans le cas d’une grande entreprise avec des services de comptabilité centralisés.
  • Adresse de livraison : Pour les clients recevant des produits ou des services physiques, vous pouvez enregistrer une adresse de livraison distincte. Cela est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs points de réception ou pour les particuliers souhaitant des livraisons à une adresse différente de leur domicile.

En précisant le type d’adresse, vous améliorez non seulement la précision de vos communications, mais aussi l’efficacité de vos processus administratifs et logistiques.

Grâce à ces nouvelles options de formulaires simplifiés et avancés, ainsi qu’à la distinction entre les fiches clients Particulier et Professionnel, Extrabat vous offre une flexibilité totale pour adapter votre gestion client à vos besoins spécifiques. Que vous ayez besoin d’une gestion rapide ou d’une approche plus détaillée, notre solution s’adapte à votre façon de travailler. N’attendez plus pour découvrir ces nouvelles fonctionnalités et optimiser votre gestion client !

Demandez une formation pour explorer en profondeur ces nouvelles fonctionnalités ou pour maîtriser les aspects du logiciel que vous n’avez pas encore exploités. Extrabat regorge de fonctionnalités conçues pour vous aider à gérer votre entreprise de manière optimale.

FAQ

Il existe deux types de formulaires : le formulaire simplifié pour une gestion rapide des informations essentielles, et le formulaire avancé pour une gestion complète et détaillée des données clients.

Le choix dépend de vos besoins : utilisez le formulaire simplifié pour une saisie rapide des informations de base, et le formulaire avancé pour exploiter toutes les fonctionnalités d’Extrabat, comme les statistiques et les analyses.

Oui, vous pouvez basculer entre les modes simplifié et avancé en un clic lors de la création de la fiche client.

Vous pouvez ajouter plusieurs types d’adresses, comme l’adresse de correspondance, l’adresse de chantier, l’adresse de facturation, et l’adresse de livraison.

Oui, les champs sont adaptés selon que vous créez une fiche pour un client particulier ou un professionnel, afin de capturer les informations les plus pertinentes.

Des champs spécifiques sont inclus dans le formulaire avancé pour les clients éligibles, permettant d’enregistrer les informations nécessaires pour les déclarations URSSAF.

Oui, les questions complémentaires peuvent être personnalisées selon les besoins de votre entreprise pour mieux connaître vos clients.

Comment créer un modèle de message ?

Découvrez comment créer un modèle de message personnalisé dans Extrabat, pour faciliter et standardiser vos communications mail avec vos clients.

 

⬇️ Suivez les étapes pour créer un modèle de message :

  • Commencez par cliquer sur le + du menu pour accéder aux options
  • Dirigez-vous vers le module « Paramètres » puis dans la section « Magasin »
  • Sélectionnez « Utilisateurs » et cliquez sur l’utilisateur concerné
  • Assurez-vous que la signature mail est correcte
  • Descendez le long de la page jusqu’à trouver la section « Modèle de message »
  • Cochez les cases appropriées (🟢 pour activer et 🔴 pour désactiver)
  • ✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder ces paramètres
  • Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client
  • Retournez dans le module « Paramètres »
  • Dans la section « Clients », sélectionnez « Modèle de message » et optez pour « Ajouter »
  • Élaborez votre modèle de message en complétant les champs nécessaires : titre, objet et contenu du message via l’éditeur de texte.

💡 Astuce : Utilisez des tags pour insérer des informations dynamiques spécifiques au client, telles que le nom, la civilité, le code postal, la ville, l’adresse, etc.

  • ✅ Validez pour enregistrer votre nouveau modèle – Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client.
  • Dans la fiche d’accueil du client, rendez-vous à la section « Coordonnées » et cliquez sur l’icône email 📧
  • Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez « appliquer un modèle de message » pour retrouver et choisir le modèle que vous avez précédemment créé
  • Ajustez le contenu si nécessaire, par exemple en modifiant le texte ou en ajoutant une pièce jointe telle qu’une facture

🔎 Note : Ces modifications n’affectent pas le modèle original, mais uniquement l’email en cours de rédaction

  • Pour conclure, cliquez sur « envoyer » pour expédier l’email.

Avec Extrabat, personnalisez vos communications clients pour une interaction plus professionnelle et adaptée à chaque situation.

Demandez une formation Extrabat

Au-delà de la création de modèles de message, Extrabat regorge de fonctionnalités pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiés Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

 

Comment joindre une pièce commerciale à un SAV ?

Découvrez comment joindre une pièce commerciale à un Service Après-Vente (SAV) dans Extrabat, assurant ainsi une traçabilité et une organisation optimales pour vos interventions.

⬇️ Suivez les étapes pour joindre une pièce commerciale à un SAV

  • Commencez par sélectionner le client concerné
  • Dirigez-vous vers l’ouvrage associé au SAV
  • Accédez à la section « SAV » et cliquez sur le SAV souhaité
  • Procédez à la création d’un devis pour le SAV
  • Une fois le devis complété, validez-le

🔎 Note : le devis est désormais visible et lié directement dans la section SAV.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos interventions SAV, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

Demandez une formation Extrabat

Maintenant que vous savez comment joindre une pièce commerciale à un SAV avec Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

Comment effectuer un paiement multiple par la fiche client ?

Découvrez comment gérer efficacement les paiements multiples directement depuis la fiche client dans Extrabat, assurant une traçabilité et une organisation optimales de vos transactions.

⬇️ Suivez les étapes pour effectuer un paiement multiple par la fiche client :

  • Commencez par taper le nom du client dans la barre de recherche.
  • Dirigez-vous vers la section « GEST. COM. ».
  • Sélectionnez « Facture » et donnez un titre à la facture.
  • Insérez le code de l’article souhaité.
  • Indiquez la quantité de l’article.
  • ✅ Validez pour ajouter l’article à la facture.
  • Sélectionnez l’ouvrage correspondant à la facture.
  • ✅  Validez pour confirmer l’ouvrage.
  • Renseignez toutes les informations nécessaires pour le paiement.

💡 Astuce : Après chaque paiement, cliquez sur « Enregistrer le règlement » pour sauvegarder chaque transaction.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos paiements, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

Demandez une formation Extrabat

Maintenant que vous savez comment effectuer un paiement multiple par la fiche client dans Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

Activer les relances par SMS à vos clients de vos contrats d’entretien

Pour un suivi optimisé des relances de service pour les entretiens vous pouvez activer la relance des services par SMS.
Vos clients recevront un SMS afin de vous contacter pour un RDV de leur contrat d’entretien

Vous devez aller dans :

  •  Paramètres > Statuts service > et cocher OUI sur le bouton  « Activer la relance des services par SMS »
  • Puis dans dans Paramètres / Articles / Services / Articles  afin de paramétrer le texte de votre relance SMS

Activer la relance des contrats par sms

 

 

Exemple de texte pour une relance SMS :

Bonjour,

L’entretien de votre climatisation arrive à échéance. Vous pouvez nous contacter au 05 55 55 55 55 pour prendre rendez-vous.
Cordialement,
« Le nom de votre entreprise »

Comment utiliser la fonctionnalité modèle de message ?

Fonctionnalité Modèle de Message : insérer votre message
Fonctionnalité : Modèle de message

Vous avez pour habitude d’envoyer souvent les mêmes messages ? Rendez-vous ? Relance ?… Pensez à créer un modèle pour l’insérer en 1 clic depuis votre fiche client par mail ou SMS. Les modèles de messages vous permettent de gagner du temps, en 1 clic, votre message est rempli ! 


Vous n’avez pas encore de modèle ? 

 

Créer vos modèles de message

  1. Rendez-vous sur la page : myextrabat.com/parametres/modele_message
    Disponible depuis le ➕  menu > ⚙️ Paramètres >  Modèle de message.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter du menu à gauche.
  3. Indiquez un titre pour votre modèle.
  4. Vous avez la possibilité d’indiquer un objet.
  5. Rédigez le contenu de votre message.
  6. Cliquez sur valider, votre modèle de message est ajoutée à la liste !
Fonctionnalité Modèle de Message : modèle de message

Comment utiliser le modèle de message ?

  1. Depuis votre fiche client, cliquez sur le picto 💬  SMS ou ✉️  Mail de la section coordonnées.
  2. Cliquez sur Appliquer un modèle de message
  3. Sélectionnez votre modèle de message
  4. Cliquez sur envoyer, votre message est envoyé !
Fonctionnalité Modèle de Message : client Beldupont

💡 Astuce

Exemple d’un modèle de message pour valider une date d’installation

 

Bonjour, Nous vous confirmons la date d’installation du {{ date_jour|date(‘d/m/Y’) }} à partir de 09h00 à votre domicile {{ adresse_client }} {{ ville_client }}. Pour rappel, cette date peut être décalée en fonction des aléas techniques, matériels, personnels voire météo. Si tel était le cas, nous nous efforcerons de vous prévenir le plus tôt possible. Si dans le cas contraire, c’est vous qui avez un contre temps, merci de nous le préciser par téléphone au {{ telephone_magasin }} ou par mail {{ email_utilisateur }} Bonne réception L’équipe Démo

Les bonnes règles afin de créer et gérer son planning chantier

1- Tout d’abord, mettre à jour son statut afin qu’il se retrouve sur le planning (par exemple, en cours de chantier)

Cliquer ici afin de voir comment faire

2- Affecter des tâches planning afin de voir ce que vous allez faire pour ce client,

Cliquer ici afin de voir comment faire

3- Bien mettre une date de début de chantier (même si elle est prévisionnelle car le planning est classé par ces dates là).

Planning

4 – Planifiez des utilisateurs ( en cliquant sur la case à planifier) afin d’organiser le planning (agenda) de vos opérateurs ou bien simplement mettre à jour le planning en changeant les couleurs de la pastille (rouge à faire, orange planifié, vert fait),

Planifier une intervention

5 – Verrouillez une intervention sur l’onglet Planning (en cliquant sur le cadenas) car il ne faut pas la décaler,

Cadenas planning

6 –  Imprimez une fiche de chantier (Ouvrage et Imprimante) ou en cliquant sur l’enveloppe afin de l’envoyer par mail à votre collaborateur.

Imprimer le projet

PS : N’oubliez pas d’inclure dans votre nomenclature ***terrassement par exemple,  un article type planning  « Terrassement » afin que le projet se crée automatiquement lorsque vous transformez un devis en commande client

Lien vidéo ici

Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel ou votre email d’entreprise en @gmail ou @sfr etc…

<!> Attention les mails en orange.fr sont sujets à directement mis en spam <!>

Plus d’information sur ce module ici

 

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