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Les bonnes règles afin de créer et gérer son planning chantier

1- Tout d’abord, mettre à jour son statut afin qu’il se retrouve sur le planning (par exemple, en cours de chantier)

2- Affecter des tâches planning afin de voir ce que vous allez faire pour ce client,

3- Bien mettre une date de début de chantier (même si elle est prévisionnelle car le planning est classé par ces dates là).

Par définition, le premier chantier est plus avancé que le dernier.

4 – Planifiez des utilisateurs ( en cliquant sur la case à planifier) afin d’organiser le planning (agenda) de vos opérateurs ou bien simplement mettre à jour le planning en changeant les couleurs de la pastille (rouge à faire, orange planifié, vert fait),

5 – Verrouillez une intervention sur l’onglet Planning (en cliquant sur le cadenas) car il ne faut pas la décaler,

6 – Imprimez une fiche de chantier (Ouvrage et Imprimante) ou en cliquant sur l’enveloppe afin de l’envoyer par mail à votre collaborateur.

Lien vidéo ici

Synchronisation avec Outlook

Extrabat n’est pas prévu pour fonctionner avec Outlook, le protocole de synchronisation (Caldav) est différent.

Certains de nos clients ont malgré tout réussi en installant le logiciel :

https://sourceforge.net/projects/outlookcaldavsynchronizer/

Prendre un rendez-vous commercial

Comment paramétrer la synchronisation de son smartphone Apple avec l’agenda Extrabat

Une plannification plus rapide

Depuis le planning, planifiez vos chantier d’un simple clic !

Vous cliquez sur la case de la tâche à planifier (ex. Pose liner)
Vous cliquez sur « Nouveau RDV »
Cliquez/Déplacez le RDV sur l’agenda du technicien concerné

Pour plus de lisibilité, nous avons également enlevé le 0 et le 1 qui étaient présents dans les cases du planning.

Associer un rendez-vous à plusieurs utilisateurs et sur plusieurs jours

Lorsque vous cliquez sur la bulle Agenda afin de fixer un rendez-vous via l’onglet planning, Sav ou services, vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs utilisateurs (en cliquant sur les noms) et de prolonger les dates.

Je ne peux pas modifier l’ agenda

Quand vous êtes sur l’agenda,

à gauche vous avez la liste des utilisateurs il faut que le nom soit en gras afin de pouvoir mettre un rendez-vous ou le modifier.

NB : Le fait de cocher l’utilisateur ne suffit pas, cela sert à sélectionner plusieurs agendas afin de les mettre soit côte à côte en vue multi-utilisateurs ou soit de les superposer en vue semaine ou hebdomadaire

Le nom du client n’apparaît pas dans l’agenda ?

Lorsque vous prenez un rendez-vous sur l’agenda il y a les champs « Nom », « Objet« et « Notes« .

Par défaut c’est le champ nom qui est repris car la fiche du client est relié au rendez-vous.

Par contre, si vous voulez prendre un rendez-vous personnel, vous avez le champ Objet qui vous permet de taper (dentiste par exemple) et c’est ce qui apparaitra sur l’agenda.

Attention : si vous voulez incorporer une note à votre rendez vous client, il faut le noter dans le champ notes (un crayon apparaitra signifiant qu’il y aune note à ce rendez-vous) et non dans le champ objet.

Créer un compte utilisateur

Pour ajouter un utilisateur il faut cliquer sur la bulle Outils ou Hamburger

puis dans la bulle « paramètres »

, cliquer sur « Utilisateurs » en haut à gauche dans le cadre Magasin, la liste des utilisateurs apparaît, sur le menu à gauche vous pouvez « Ajouter ».

Une fenêtre s’affiche, remplissez les champs demandés,identifiant et mot de passe (minimum 6 caractères et maxi 12 caractères et vous pouvez mélanger majuscules, minuscules, lettres et chiffres)

Attention!! pour le mot de passe, une fois renseigné nous ne pouvons plus le voir, penser à le noter.

Une fois créer l’utilisateur doit se connecter avec son identifiant et son mot de passe et aller dans « ses préférences » petit écrou qui se trouve en haut à droite à coté de l’avatar.

Il peut maintenant choisir son fond d’écran, son avatar, synchroniser son agenda avec son smartphone, donner les droits d’accès à son agenda, etc…

Droits de l’agenda

Vous pouvez faire en sorte qu’une personne puisse modifier ou voir votre agenda.

Pour ce faire, vous allez dans « Préférences » icône qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion.

Dans le cadre Agenda, vous cliquez sur le bouton OUI/NON afin qu’un utilisateur puisse voir ou modifier votre agenda.

Synchroniser mon agenda sur iphone ou Ipad

Vous cliquez sur l’icône Préférences (qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion).

Au niveau du menu Agenda, vous cliquez sur le bouton « Activer la synchronisation » afin qu’il se mette en position Oui.

Vous suivez scrupuleusement les instructions (bien respecter les lettres et les « / »).

Les quatre erreurs les plus courantes :

– oublier le » / » à la fin de la ligne Serveur,

– ne pas prendre le bon mot de passe (qui se situe sous le bouton activer la synchronisation) mais prendre son mot de passe d’authentification,

– oublier de mettre son agenda Extrabat par défaut dans son smartphone ou tablette,

– oublier d’activer Alertes par défaut /Ecenements / 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendes-vous avec le nom du client, son adresse, sles téléphones ainsi que son e-mail.

Créer un client via l’agenda

Vous cliquez dans l’agenda afin de rajouter un rendez-vous.

Immédiatement le curseur se met dans le champ « Rechercher un client », vous tapez les premières lettres du nom de votre prospect ou client et le logiciel ne le trouve pas.

Il vous propose d’ Ajouter un contact via une Création rapide d’un client.

Vous saisissez les informations (nom, mail, origine de contact), vous sélectionnez le type de rendez-vous (R1, R2, etc..) et le rendez-vous est crée automatiquement sur l’agenda.

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le nom du client dans l’agenda et rentrer l’adresse et les téléphones via le menu à gauche onglet « Fiche contact« .