Dossier client - Page 3 sur 4 - Extrabat - Le Blog

Amélioration affichage sav et services sur la page d’accueil

Afin d’avoir toutes les informations du SAV et services d’un client sans avoir à cliquer, l’affichage a été amélioré.
Maintenant vous pouvez via les Préférences utilisateurs (roue crantée en haut à droite et à gauche du bouton Déconnexion)

choisir l’affichage qui vous convient le mieux en sélectionnant les filtres à savoir :

– Afficher les sav archivés,

– Afficher les observations en infos bulles en passant la souris sur l’intitulé du sav

Mon email revient « not delivery » alors que l’adresse mail est bonne et fonctionne sous une autre messagerie

Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :
mail-non-remis
Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :
- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : 
 "include:_spf.extrabat.com"

Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.


Gérer les doublons dans les bases clients et prospects

Lorsque vous tapez dans le moteur de recherche ( par exemple Paviere Robert et que vous avez deux fiches à son nom), il faut en mettre une des deux en Corbeille.

Pour ce faire, vous cliquez dans le menu à gauche sur Fiche Contact et vous modifiez le statut en sélectionnant Corbeille.

Modifier le statut

Si vous retapez dans le moteur de recherche, vous n’aurez qu’un seul Paviere robert.

PS : si un jour, vous désirez réactiver une fiche qui se trouve dans la corbeille, vous pourrez les retrouver en cliquant sur la bulle Client et Corbeille. Il vous suffira à ce moment là de rechanger le statut.

Corbeille

Paramètrer une action (relance client, invitation à un salon, à faire, etc..)

Vous cliquez sur la bulle « Paramètres »

Vous sélectionnez le choix Actions action

Et dans le menu à gauche, vous cliquez sur Ajouter et vous créez une action par exemple « A relancer » et vous Validez.

Une fois cette action crée, vous la rappelez en cliquant dessus et vous paramétrez les réponses possibles en cliquant sur « Ajouter une réponse » puis vous validez à nouveau.

Réponse

Les bonnes règles afin de créer et gérer son planning chantier

1- Tout d’abord, mettre à jour son statut afin qu’il se retrouve sur le planning (par exemple, en cours de chantier)

Cliquer ici afin de voir comment faire

2- Affecter des tâches planning afin de voir ce que vous allez faire pour ce client,

Cliquer ici afin de voir comment faire

3- Bien mettre une date de début de chantier (même si elle est prévisionnelle car le planning est classé par ces dates là).

Par définition, le premier chantier est plus avancé que le dernier.

Planning chantier

4 – Planifiez des utilisateurs ( en cliquant sur la case à planifier) afin d’organiser le planning (agenda) de vos opérateurs ou bien simplement mettre à jour le planning en changeant les couleurs de la pastille (rouge à faire, orange planifié, vert fait),

Planifier une intervention via le planning

5 – Verrouillez une intervention sur l’onglet Planning (en cliquant sur le cadenas) car il ne faut pas la décaler,

Cadenas planning

6 –  Imprimez une fiche de chantier (Ouvrage et Imprimante) ou en cliquant sur l’enveloppe afin de l’envoyer par mail à votre collaborateur.

Ouvrage et imprimante

Lien vidéo ici

Ajouter un Suivi Prospect

Nous venons de mettre en place un nouveau module pour suivre l’évolution de vos prospects au fur et a mesure des RDV.
Ainsi vous pourrez consulter un tableau récapitulatif de tous vos prospects, trié par commerciaux etc…

 

Pour le mettre en place :

1/ Paramètres -> Client –> Suivi prospect

2/ Créer des nouvelles questions/réponses (au même titre que les questions complémentaires ou champs personnalisables). Pour information, le champ le plus souple est Liste déroulante +Texte.

3/ Une fois ce formulaire créé, il sera impossible de supprimer des questions (ou des réponses). Il est donc recommandé de bien réfléchir sur ses questions de façon à ne pas les modifier par la suite.

4/ Pour ajouter un suivi, il suffit de vous rendre sur votre agenda (ou celui de l’utilisateur concerné), puis de cliquer sur le bandeau noir correspondant au Rdv R1 par exemple, un lien  » Nouveau Suivi Prospect  » apparaitra.

5/ Une fois le lien cliqué, il ne vous reste plus qu’a compléter le formulaire et Valider.Vous pouvez aussi Valider et Ajouter une action de relance si vous le désirez.

6/ Pour visualiser le récapitulatif il faut se rendre sur la bulle « Export » et enfin cliquez sur « Suivi prospect ».

Un export en fichier excel est également mis à votre disposition.

 

 

 

Accusé de réception sur les e-mails envoyés par Extrabat

Depuis vos Préférences Utilisateurs ( en haut à droite entre le bouton Message et Déconnexion), vous pouvez activer l’option « Demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes ».

Ainsi, un accusé de réception sera demandé à chaque envoi d’alerte (confirmation de RDV, envoi des pièces commerciales depuis la gestion commerciale, envois des codes d’accès à l’espace client, etc…)

Pour information, la fonctionnalité « Accusé de réception » n’est pas prise en charge par tous les logiciels de messagerie, bien que la plupart la gère.

Aussi ce n’est  pas parce que vous ne recevez pas d’accusé que le client n’a pas lu le mail, et ce n’est pas parce que vous avez reçu l’accusé que le client l’a forcément lu.

Relier une notice et/ou un éclaté à un article dans un dossier client

Au préalable, il faut que les documents soient enregistrées dans votre bibliothèque par exemple dossier Technique sous dossier Robots.

capture bibliotheque

Une fois votre document enregistré, il faut cliquer sur le Crayon (picto entre l’enveloppe et la croix à droite) afin de relier ce document à votre base article.

Vous pouvez relier plusieurs articles à un même document.

Dès maintenant, lors de la consultation d’un dossier client, les notices, images ou éclatés techniques seront en consultation et préchargement direct.

capture vortex

 

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