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Pourquoi mes mails arrivent dans les spams ?

La réponse va être un peu technique,

Le problème vient du fait que l’email est envoyé depuis le serveur Extrabat en votre nom, et que les règles de votre nom de domaine n’autorisent pas notre serveur à envoyer des emails (mails bloqués côté serveur).

Il faudrait voir avec votre hébergeur de site internet pour vous créer une adresse email @<votre_nom_de_domaine>.com. Vu que le nom de domaine vous appartient, cela est possible. On ne peut intervenir sur les serveurs de type personnel comme Yahoo, Gmail, Hotmail, Orange… mais il est par contre possible de rajouter des règles de sécurité sur votre nom de domaine (@<votre_nom_de_domaine>.com).

C’est ce qu’on appelle une sécurité SPF, un mécanisme fait pour prévenir les SPAM, Il faudrait que le gestionnaire de votre nom de domaine ajoute la règle suivante dans les DNS de votre nom de domaine :

"v=spf1 include:_spf.extrabat.com -all"

Cela ne garantie pas l’expédition du mail, mais devrait améliorer la « déliverabilité ».

Cela arrive souvent avec des adresses non professionnelles des clients comme @wanadoo.fr, @hotmail.fr, etc… car ces fournisseurs d’accès n’autorisent pas d’autres serveurs d’envoi de mails.

De plus, ils sont aussi de plus ou moins sensibles à certains termes utilisés (offres exceptionnelles…); en effet, le niveau d’intolérance a augmenté.

Nos préconisations:

  1. Dans les préférences de chaque utilisateur (roue crantée à droite de l’avatar), mettre le champ à « OUI » pour demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes
  2. Vérifier, pour chaque profil utilisateur, qu’il y a une adresse email, lorsque dans les préférences de ce même utilisateur, le champ « Recevoir une copie par e-mail lors d’une alerte à un client » est à « OUI »
  3. Faire un test avec 5 clients (maxi): lorsque envoi d’un devis, appeler le client pour s’assurer qu’il a bien reçu le devis,

Si malgré cela, vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez envoyer les mails « Extrabat » à partir de votre adresse mail professionnel.

Pour cela, il faudra demander à l’assistance d’activer le module « Configurateur SMTP »

Plus d’information sur ce module ici

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle, vous pouvez en demandant à l’assistance d’activer le module « Configurateur SMTP ».

Une fois activé, vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :
  • Cliquer sur Ajouter dans le menu de gauche,
  • Choisir un utilisateur,
  • Remplir les champs demandés et effectuer un test de délivrabilité

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Au niveau des champs demandés, il vous faudra vous rapprocher de la personne qui a créé vos boîtes mails.

Si vous l’avez fait vous même sous Google (Gmail) par exemple, cliquez sur le lien ici

Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

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