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Consulter vos signatures électroniques avec Oodrive Sign

Extrabat s’appuie sur Oodrive, notre partenaire de confiance, pour la gestion sécurisée des signatures électroniques.
En complément d’Extrabat, ou en cas d’indisponibilité du service, vous pouvez accéder à vos documents signés directement depuis l’espace Oodrive.

Accéder à vos signatures

  1. Rendez-vous sur le portail Oodrive : https://sign.oodrive.com/
  2. Saisissez l’adresse e-mail utilisée dans Extrabat
  3. Cliquez sur “Mot de passe oublié” pour réinitialiser votre mot de passe et recevoir un lien d’accès
  1. Une fois connecté, cliquez sur l’élément « Documents » dans le menu en haut
  2. Une fois dans « Document », allez dans le menu à gauche, section « Statut du document » et cliquez sur « Archivés » 
  3. Vous pouvez visualiser les documents signés finalisés

Télécharger un dossier de preuve

Pour chaque document signé, Oodrive vous permet également de télécharger un dossier de preuve.

Il faut pour cela, vous devez :

  1. Cliquer sur les « … » verticaux du tableau d’un document
  2. depuis le menu déroulant, cliquer sur « Télécharger les preuves » 

Le fichier téléchargé contiendra :

  • la validation légale de la signature,
  • l’horodatage,
  • l’identité du signataire,
  • les éléments de traçabilité.

Ce fichier peut être utilisé comme justificatif en cas de litige ou conservé dans vos archives internes.

Avantages de l’accès Oodrive

  • Continuer à consulter vos signatures même si l’affichage dans Extrabat est temporairement indisponible
  • Télécharger vos dossiers de preuve à tout moment pour sécuriser vos contrats
  • Centraliser et tracer vos documents signés dans un environnement conforme aux normes en vigueur.

En résumé

  • Les signatures électroniques sont accessibles sur sign.oodrive.com
  • Utilisez l’option “Mot de passe oublié” avec votre adresse e-mail Extrabat pour activer votre accès
  • Les signatures finalisées se trouvent dans le menu Documents, filtre Archivé.
  • Les dossiers de preuve restent disponibles pour chaque document signé.

La signature électronique

1 – Vous devez souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre chargé de clientèle et une fois vos codes d’accès reçu, renseigner  dans Paramètres / Configuration de la signature électronique  votre identifiant ainsi que votre clé d’authentification.

Ce paramétrage pourra aussi vous laisser le choix d’activer la signature électronique sur les pièces commerciales que vous désirez (devis, commande, bon de livraison, facture) ainsi que les pièces en PDF stockés dans le porte doc.

2 – Lorsque vous êtes sur un devis par exemple, sous le montant TTC, vous avez le bouton « Signature électronique «.

Vous saisissez le mail ainsi que le numéro de portable de la personne qui validera définitivement le devis. Le fait de demander son numéro de portable permet d’identifier de manière formelle la personne qui valide.

3 – Votre client reçoit un email et il clique sur le bouton « Télécharger le document », il vérifie et valide le devis en demandant son code SMS

Une fois qu’il reçoit son code Sms, il le rentre et cela validera définitivement le devis. Le devis est signé électroniquement avec un sceau d’authentification.

4 – Dans le devis, sous le bouton Signature électronique, vous retrouvez un historique de ou des signatures avec le pdf joint.

 

5 – Vous le retrouvez aussi dans le porte doc du client sous le dossier « Signature électronique »

Dans votre compte utilisateurs, dans la catégorie « Widget à afficher sur la page d’accueil », vous pouvez activer le widget Signature électronique sur votre page d’accueil qui vous informera en temps réel de toutes les signatures électroniques reçues ce jour.

PS : Le champ nom et prénom sont requis lors d’un envoi d’une signature électronique sinon vous aurez un message d’erreur.

Attention aussi à ne pas laisser un espace après un mail si vous avez utiliser la fonction copier coller

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