L’envoi de mail est devenu l’outil de communication principal dans le milieu professionnel. Il permet d’échanger, envoyer des fichiers, organiser des réunions, fixer des rendez-vous… Mais tout comme un bureau désordonné, une messagerie mal gérée peut vite devenir un casse tête et une source de stress. D’après une étude publiée en 2012 par l’éditeur de solutions logicielles Mindjet, 68 % des collaborateurs reçoivent jusqu’à 100 e-mails par jour, la sollicitation est incessante d’où l’intérêt de savoir gérer ses priorités. Voici donc quelques conseils pour optimiser votre temps face au caractère chronophage des messageries, pour ne pas perdre votre énergie en recherchant un ancien message ou dans la rédaction d’un mail.
Trier ses mails
> Le matin est en général le moment propice pour traiter vos mails puisqu’il demande une bonne concentration. Vous pouvez vous fixer un temps à ne pas dépasser dans le traitement de votre courriel ; 45 minutes par jour par exemple.
> Classez vos mails dès leur arrivée pour ne pas encombrer votre messagerie. Pour cela, créez des dossiers en fonction des projets, de votre destinataire : clients, fournisseurs, prospects… à personnaliser selon votre activité. Dans les paramètres de votre messagerie électronique (sur Outlook dans « outils » > « règles de message »), vous pouvez également choisir de classer automatiquement un mail dès son arrivée en fonction de l’expéditeur ou de l’objet. Le mail se rangera directement dans le dossier qui lui est attitré.
Gérer l’urgence
Hiérarchisez le degré d’urgence de vos mails à l’aide des drapeaux ou étoiles (suivant le type de messagerie électronique) prévus à cet effet. Vous pouvez aussi créer des dossiers « Urgents », « A traiter » et placez les mails concernés à l’intérieur.
Gérer ses contacts
Votre messagerie est un vivier de contacts constituant une réelle base de données. Prenez le temps de mettre à jour votre répertoire en remplissant et enregistrant correctement chaque fiche de vos interlocuteurs (nom, prénom, fonction, numéro de téléphone…). Pour plus de praticité, vous pouvez même synchroniser par la suite votre carnet d’adresse avec votre smartphone.
Rédiger ses mails
La rédaction de mails professionnels requiert un réel savoir-faire !
> Tout d’abord, employez un style direct dans vos réponses pour gagner du temps.
> Utilisez le correcteur d’orthographe de la messagerie. Il n’est pas fiable à 100% néanmoins il vous évitera d’envoyer un mail avec des fautes de frappes.
> Créez votre signature automatique pour éviter de la réécrire dans chaque mail, ce qui constituerait une grosse perte de temps.
> Écrivez un titre clair et concis dans l’objet de vos mails, en relation directe avec leur contenu. Cela vous permettra de retrouver vos messages plus facilement, quand vous lancerez une recherche par exemple.
Désactiver la notification automatique des messages qui arrivent (la fameuse fenêtre pop up qui s’ouvre à chaque nouvel e-mail) et les alertes sonores afin de ne plus être perturbé car la perte de concentration est réelle : presque 64 secondes pour reprendre le fil de sa pensée après avoir été dérangé par le pop up.
Dernier conseil… Préférez le face à face lorsque l’occasion s’y prête afin de privilégier les échanges physiques et entretenir votre réseau, impératif pour votre activité de consultant/formateur autonome.