Astuces - Page 4 sur 5 - Extrabat

Comment supprimer un ouvrage ?

Afin de pouvoir supprimer un ouvrage, il faut qu’il n’y ait aucun article, aucune tâche planning, aucun sav et aucun service.

Une fois le ménage fait, vous aurez une croix à côté de l’ouvrage qui vous permettra de le supprimer.

Les bonnes règles afin de créer une affaire et de la gérer

PS : Au niveau des droits, si l’utilisateur a le droit de voir les marges, alors il a accès à la liste des affaires.

Mettre à jour mes prix d’achat via un devis ou une commande

Sur un devis ou une commande, vous cliquez sur le Trèfle qui va vous permettre de visualiser vos prix d’achat et la marge globale (en prix et %).

Si vous désirez changer ce prix d’achat (car conditions exceptionnelles) ou mettre à jour votre prix d’achat, il vous suffit de cliquer sur le prix d’achat afin d’ouvrir une fenêtre de modification

Comment afficher une question complémentaire sur ma page d’accueil ?

Vous pouvez créer des questions complémentaires qui se remplissent via la fiche contact.
Il est possible par rapport à toutes ces questions que vous désiriez en afficher une ou plusieurs sur votre page d’accueil.
Pour cela, il vous suffit lors de la création ou mise à jour de cette question de cliquer sur le bouton « Afficher sur la page d’accueil du client »

Fusionner des fournisseurs

Vous cliquez sur la bulle Outils –> Paramètres –> Gestion commerciale –> Fournisseurs.

Vous cliquez sur le fournisseur que vous désirez supprimer et en bas de sa fiche, vous sélectionnez le fournisseur doublon.

Une fois validé, vous revenez sur la liste des fournisseurs et vous pouvez dès à présent le supprimer.

PS : Ce système existe pour les civilités, les statuts (prospects, clients,etc..) et les origines de contact

Comment déplacer des articles ou familles d’articles dans la base articles ?

Comment savoir si un article est à jour (période de moins d’un an)

Lorsque vous tapez *+ le nom de l’article par exemple *main d’oeuvre, vous constatez que vous avez des articles avec un prix en vert et d’autres avec une couleur noire.

Cela signifie pour :

– la couleur verte = l’article a été mis à jour depuis moins d’un an

– la couleur noire = l’article n’a pas été mis à jour depuis plus d’un an.

PS : si vous désirez connaître exactement la date de la dernière mise à jour ainsi que le nom de la personne, il vous faut cliquer sur l’article afin d’ouvrir sa fiche et mettre votre curseur sur le point d’interrogation.

Si vous ne voyez pas le point d’interrogation, c’est que l’article n’a jamais été mis à jour.

Ce système fonctionne à plusieurs endroits du logiciel à savoir :

– Moteur de recherche lorsque vous recherchez un article,

– Lorsque vous faîtes un devis, commande, facture,

– Lorsque vous passez une commande fournisseur

Gérer les doublons dans les bases clients et prospects

Lorsque vous tapez dans le moteur de recherche ( par exemple Paviere Robert et que vous avez deux fiches à son nom), il faut en mettre une des deux en Corbeille.

Pour ce faire, vous cliquez dans le menu à gauche sur Fiche Contact et vous modifiez le statut en sélectionnant Corbeille.

Si vous retapez dans le moteur de recherche, vous n’aurez qu’un seul Paviere robert.

PS : si un jour, vous désirez réactiver une fiche qui se trouve dans la corbeille, vous pourrez les retrouver en cliquant sur la bulle Client et Corbeille. Il vous suffira à ce moment là de rechanger le statut.

Avoir accès à ses rendez-vous sans avoir accès à Extrabat

Il est indispensable de faire la synchronisation

– pour Apple, cliquez ici,

– pour Android, cliquez ici,

puis ne pas oublier d’activer

1) Alertes par défaut,

2) Evénements,

3) 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendez-vous avec le nom du client, son adresse, ses téléphones ainsi que son e-mail.

Astuce : le raccourci d’impression

Un fichier « E-mail » à jour en temps réel

Comme vous le savez, votre fichier est la source de votre business et encore plus un fichier mis à jour en temps réel.

Un contrôle de l’adresse e-mail est maintenant systématique lors de la création d’une pièce commerciale.

Lorsque vous créez une facture, ou un devis, si l’adresse e-mail du client est non ou mal renseignée, vous avez une alerte :

Vous pouvez alors modifier l’e-mail du client sans repasser par l’onglet contact.

Les raccourcis indispensables du moteur de recherche

1) Pour rechercher toutes les pièces commerciales (devis, factures, avoir, etc..) d’un client :

**Nom du client

Le code couleur pour la facture (vert pour payé, orange pour partiellement payé et noir pour non payé)

2) Pour rechercher un article et connaître son prix de vente et l’état de son stock

*Code De l’Article (ou libellé)

Filtre plus précis :

Si vous recherchez un article par exemple « pompe de filtration Badu » et une référence Triphasé , vous pouvez taper dans le moteur de recherche *badu+tri (* afin de rechercher seulement dans la base articles et « + » afin que la recherche se porte sur tous les libellés qui ont le terme badu et tri).

Un code couleur (vert ou noir) apparaît. Si la couleur est verte, cela signifie que l’article a été mis à jour depuis moins d’un an.

3) Pour rechercher les dates de construction du chantier d’un client :

//Nom du client

4) Pour rechercher par adresse en saisissant la ville, le code postal voire le nom de la rue

5) Pour rechercher par numéro de série

6) Pour rechercher par code comptable, par responsable technique,

7) Pour rechercher par titre des devis ou factures,

8) Pour rechercher dans votre Espace Serveur,

9) Pour rechercher dans votre tag,

8) Pour rechercher dans vos affaires,

Bref, votre meilleur ami 🙂