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Comment créer un modèle de message ?

Découvrez comment créer un modèle de message personnalisé dans Extrabat, pour faciliter et standardiser vos communications mail avec vos clients.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un modèle de message :

Commencez par cliquer sur le + du menu pour accéder aux options
Dirigez-vous vers le module « Paramètres » puis dans la section « Magasin »
Sélectionnez « Utilisateurs » et cliquez sur l’utilisateur concerné
Assurez-vous que la signature mail est correcte
Descendez le long de la page jusqu’à trouver la section « Modèle de message »
Cochez les cases appropriées (🟢 pour activer et 🔴 pour désactiver)
✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder ces paramètres
Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client
Retournez dans le module « Paramètres »
Dans la section « Clients », sélectionnez « Modèle de message » et optez pour « Ajouter »
Élaborez votre modèle de message en complétant les champs nécessaires : titre, objet et contenu du message via l’éditeur de texte.

💡 Astuce : Utilisez des tags pour insérer des informations dynamiques spécifiques au client, telles que le nom, la civilité, le code postal, la ville, l’adresse, etc.

✅ Validez pour enregistrer votre nouveau modèle – Utilisez le moteur de recherche pour localiser et accéder à la fiche du client.
Dans la fiche d’accueil du client, rendez-vous à la section « Coordonnées » et cliquez sur l’icône email 📧
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira. Sélectionnez « appliquer un modèle de message » pour retrouver et choisir le modèle que vous avez précédemment créé
Ajustez le contenu si nécessaire, par exemple en modifiant le texte ou en ajoutant une pièce jointe telle qu’une facture

🔎 Note : Ces modifications n’affectent pas le modèle original, mais uniquement l’email en cours de rédaction

Pour conclure, cliquez sur « envoyer » pour expédier l’email.

Avec Extrabat, personnalisez vos communications clients pour une interaction plus professionnelle et adaptée à chaque situation.

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Au-delà de la création de modèles de message, Extrabat regorge de fonctionnalités pour optimiser votre gestion d’entreprise.

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Comment recevoir son tableau de bord par mail ?

Dans Préférences Utilisateurs (roue crantée en haut à droite à côté du bouton déconnexion), vous allez tout en bas et vous cliquez sur « Accéder au formulaire » dans la rubrique Recevoir le tableau de bord par e-mail.

Vous cochez sur les éléments que vous désirez recevoir ainsi que sa périodicité et vous validez.

Un fichier « E-mail » à jour en temps réel

Comme vous le savez, votre fichier est la source de votre business et encore plus un fichier mis à jour en temps réel.

Un contrôle de l’adresse e-mail est maintenant systématique lors de la création d’une pièce commerciale.

Lorsque vous créez une facture, ou un devis, si l’adresse e-mail du client est non ou mal renseignée, vous avez une alerte :

Vous pouvez alors modifier l’e-mail du client sans repasser par l’onglet contact.

Mieux gérer ses emails professionnels

L’envoi de mail est devenu l’outil de communication principal dans le milieu professionnel. Il permet d’échanger, envoyer des fichiers, organiser des réunions, fixer des rendez-vous… Mais tout comme un bureau désordonné, une messagerie mal gérée peut vite devenir un casse tête et une source de stress. D’après une étude publiée en 2012 par l’éditeur de solutions logicielles Mindjet, 68 % des collaborateurs reçoivent jusqu’à 100 e-mails par jour, la sollicitation est incessante d’où l’intérêt de savoir gérer ses priorités. Voici donc quelques conseils pour optimiser votre temps face au caractère chronophage des messageries, pour ne pas perdre votre énergie en recherchant un ancien message ou dans la rédaction d’un mail.

Trier ses mails

> Le matin est en général le moment propice pour traiter vos mails puisqu’il demande une bonne concentration. Vous pouvez vous fixer un temps à ne pas dépasser dans le traitement de votre courriel ; 45 minutes par jour par exemple.

> Classez vos mails dès leur arrivée pour ne pas encombrer votre messagerie. Pour cela, créez des dossiers en fonction des projets, de votre destinataire : clients, fournisseurs, prospects… à personnaliser selon votre activité. Dans les paramètres de votre messagerie électronique (sur Outlook dans « outils » > « règles de message »), vous pouvez également choisir de classer automatiquement un mail dès son arrivée en fonction de l’expéditeur ou de l’objet. Le mail se rangera directement dans le dossier qui lui est attitré.

Gérer l’urgence

Hiérarchisez le degré d’urgence de vos mails à l’aide des drapeaux ou étoiles (suivant le type de messagerie électronique) prévus à cet effet. Vous pouvez aussi créer des dossiers « Urgents », « A traiter » et placez les mails concernés à l’intérieur.

Gérer ses contacts

Votre messagerie est un vivier de contacts constituant une réelle base de données. Prenez le temps de mettre à jour votre répertoire en remplissant et enregistrant correctement chaque fiche de vos interlocuteurs (nom, prénom, fonction, numéro de téléphone…). Pour plus de praticité, vous pouvez même synchroniser par la suite votre carnet d’adresse avec votre smartphone.

Rédiger ses mails

La rédaction de mails professionnels requiert un réel savoir-faire !

> Tout d’abord, employez un style direct dans vos réponses pour gagner du temps.

> Utilisez le correcteur d’orthographe de la messagerie. Il n’est pas fiable à 100% néanmoins il vous évitera d’envoyer un mail avec des fautes de frappes.

> Créez votre signature automatique pour éviter de la réécrire dans chaque mail, ce qui constituerait une grosse perte de temps.

> Écrivez un titre clair et concis dans l’objet de vos mails, en relation directe avec leur contenu. Cela vous permettra de retrouver vos messages plus facilement, quand vous lancerez une recherche par exemple.

Désactiver la notification automatique des messages qui arrivent (la fameuse fenêtre pop up qui s’ouvre à chaque nouvel e-mail) et les alertes sonores afin de ne plus être perturbé car la perte de concentration est réelle : presque 64 secondes pour reprendre le fil de sa pensée après avoir été dérangé par le pop up.

Dernier conseil… Préférez le face à face lorsque l’occasion s’y prête afin de privilégier les échanges physiques et entretenir votre réseau, impératif pour votre activité de consultant/formateur autonome.