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Catégorie :Agenda

Synchroniser mon agenda Extrabat avec mon smartphone sous Android

Étape 1 (côté Logiciel Extrabat)

  • Vous cliquez sur l’icône « Préférences Utilisateurs » (qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion).
  • Au niveau du menu Agenda, vous cliquez sur le bouton « Activer la synchronisation » afin qu’il se mette en position Oui.

Étape 2 ( Côté Smartphone Android)

Vous devez télécharger l’application DAVx⁵, disponible depuis le Google Play Store.

DAVx⁵ est la seule solution qui permet la synchronisation tout-en-un pour vos contacts (CardDAV), vos calendriers (CalDAV) et vos tâches (basées sur VTODO). L’application est facile à configurer et s’intègre parfaitement à Extrabat.

  1. Après l’installation, procédez aux autorisations :
    • Autorisez la synchronisation du calendrier en cochant « ‘Autorisations du calendrier »
    • Autorisez la synchronisation à intervalles régulières en cochant « Intervalles de synchronisation régulières »
    • Valider le paramétrage des autorisations
  2.  Cliquez sur le menu pour ajouter un compte et choississez l’option « Connexion avec une URL et un nom d’utilisateur ».
  3. Après avoir cliquer sur « Se Connecter », vous pourrez nommer votre compte (par exemple Agenda Extrabat) afin de le distinguer facilement depuis votre agenda.
    • Une dernière étape consistera à cocher l’agenda souhaité
    • Vous aurez une notification pour autoriser l’application « DavX » à accéder à votre agenda. Cette autorisation est nécessaire pour que vos rendez-vous soient visibles sur l’application « Agenda » de votre téléphone.
    • Depuis les paramètres de l’application, vous pouvez modifier la fréquence de synchronisation, qui est de 15 minutes par défaut
Attention aux erreurs les plus courantes :
  • oublier le  » /  » à la fin de la ligne de l’adresse du serveur
  • oublier le ‘s » à « https de la ligne de l’adresse du seveur
  • ne pas prendre le bon mot de passe, mais prendre son mot de passe d’authentification

Synchroniser mon agenda Extrabat sur l’application Calendrier sur mon iphone/ipad

 – Étape 1 (côté Logiciel Extrabat)

Vous cliquez sur l’icône « Préférences Utilisateurs » (qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion).

Au niveau du menu Agenda, vous cliquez sur le bouton « Activer la synchronisation » afin qu’il se mette en position Oui.

 – Étape 2 ( Côté Smartphone Apple)

  1. Aller dans « Réglages »
  2. Aller sur l’application « Calendrier »
  3. Aller dans « Comptes »
  4. Choisir « Ajouter un compte »
  5. Choisir « Autre »
  6. Choisir « Ajouter un compte CalDAV » (Attention ne pas sélectionner CardDAV mais CalDAV)
  7. Saisir les informations suivantes (voir Étape 1):

 

  • Adresse du serveur : https://synchro.extrabat.com/*********/
  • Nom d’utilisateur : ************
  • Mot de passe : ******
  • Description : Agenda Extrabat (par exemple)

Les quatre erreurs les plus courantes :

– oublier le » /  » à la fin de la ligne de l’adresse du Serveur,

– ne pas prendre le bon mot de passe mais prendre son mot de passe d’authentification,

– oublier de mettre son agenda Extrabat par défaut dans son smartphone ou tablette (lorsqu’on revient sur l’application Calendrier),

– oublier d’activer Alertes par défaut /Événements / 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendez-vous avec le nom du client, son adresse, ses téléphones ainsi que son e-mail.

 

Tout découvrir sur l’application Extrabat Today (ios et Android)

Cette application est une extension en mobilité de votre solution Extrabat qui accompagne les commerciaux ,les équipes d’installation ainsi que les techniciens afin qu’ils aient accès à tous leurs rendez-vous de la journée, coordonnées postales et téléphoniques et instructions de travail même en déconnecté.

 

Cela leur permet d’être en autonomie et de pouvoir rendre compte en temps réel sans déranger le bureau

  1. Comment la télécharger et ce qu’elle me propose,  c’est ici,
  2. Je veux prévenir de mon retard, c’est ici, 
  3. Je veux mettre à jour mes coordonnées GPS dans la fiche Extrabat, c’est ici
  4. Je veux rentrer mon rapport d’intervention (même en déconnecté), c’est ici
  5. Je veux mettre à jour le statut de mon intervention chantier, Sav ou Services, c’est ici
  6. Je veux prendre une photo de mon intervention, c’est ici
  7. Je veux renommer la photo, l’annoter et la géolocaliser, c’est ici
  8. Je veux remplir mon rapport d’intervention et signer, c’est ici
  9. Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs, c’est ici
  10. Je veux saisir mes temps, c’est ici
  11. Je veux coupler Extrabat Today au logiciel C Fluide, c’est ici

PS : Côté Bureau, il faut activer le widget « Notifications » sur son compte utilisateur afin d’être informé en temps réel des photos et des rapports d’interventions de vos techniciens

Essai gratuit

Je veux prévenir de mon retard via l’application Extrabat Today

L’application vous permet  (sur IOS version à jour et sur Android) de prévenir votre client d’un éventuel retard.

Au moment que vous désirez (à l’heure ou en retard), vous pouvez notifier d’un Sms ou mail votre arrivée à votre prospect ou client

Une fois que vous avez cliqué sur JE PARS…

Confirmation par sms

 

Confirmation par mail

 

PS : Pour voir la version, il vous suffit de cliquer sur Profil et Se déconnecter (la version est affichée en bas à droite version 1.2 build45).

Si vous ne voyez pas le bouton « Je pars », cela est le fait que la fiche ne soit pas géolocalisée dans Extrabat ou que vous n’ayez pas activé la localisation dans votre smartphone (Réglages / Extrabat Today / Position)

Je veux prendre une photo avec Extrabat Today

Sur la carte, une fois que vous cliquez sur votre rendez-vous, celui-ci affiche le détail du rendez-vous ainsi que le pictogramme Photo en haut à droite de l’écran (à gauche du crayon qui permet de saisir un rapport d’intervention)

Vous cliquez sur le picto Photo et il vous propose plusieurs choix

Une fois votre photo prise ou sélectionnée via la bibliothèque, vous avez en bas à droite un code couleur jaune de téléchargement ( qui disparaîtra une fois le téléchargement vers le porte doc du client effectué)

La photo prise est automatiquement téléchargée dans le logiciel Extrabat dans le dossier « Photos » du porte doc du client

Forcer la synchronisation de mes rendez-vous à venir

Si vous vous rendez compte que vous perdez la synchronisation « Agenda » entre votre smartphone et votre agenda Extrabat, vous avez la possibilité de forcer la synchronisation à nouveau. Cela vous permettra de récupérer les rendez-vous qui n’auraient pas été synchronisés correctement.

Pour ce faire, vous cliquez sur :

  • la roue crantée (préférences utilisateurs) en haut à droite. La roue crantée se situe à droite de votre avatar et au dessus de votre nom d’utilisateur,
  • et vous cliquez sur le bouton Synchroniser maintenant au niveau du menu Agenda

Optimiser ses tournées par zone géographique

Lorsque vous prenez un nouveau rendez-vous pour :

  • les commerciaux,
  • Le suivi de projet ou de chantier,
  • Le Sav,
  • vos contrat de services,

le logiciel vous propose sous le rendez-vous à planifier les clients qui ont déjà des rendez-vous de fixés au plus proche de celui-ci, ce qui vous permet d’optimiser votre tournée

Dans l’exemple, sous mon rendez-vous à planifier,  il me notifie des rendez-vous  qui sont à proximité du rendez-vous que je veux  planifier.

PS : selon la vue que vous choisissez (jour, semaine ou mois), le logiciel recalcule les rendez-vous les plus proche de la journée, de la semaine ou du mois

 

Je veux rentrer un rapport d’intervention sur Extrabat Today

Lorsque vous cliquez sur la pastille de votre rendez-vous, celui-ci affiche :

  • Le nom du prospect/client,
  • Le type de rendez-vous,
  • Le nombre de km ainsi que votre temps de trajet,
  • le téléphone (fixe, portable,etc..),
  • le mail,
  • ainsi que les instructions de travail pour les techniciens et les notes pour les commerciaux,

En haut à droite, vous avez un crayon qui vous permet de rentrer un rapport d’intervention

  1. Soit en mode vocal en cliquant sur le micro en bas à droite sous votre clavier,
  2. Soit par le clavier si vous êtes en déconnecté (le mode vocal passe par Siri ou ok google mais il faut être connecté au réseau).

Votre rapport d’intervention sera automatiquement synchronisé dans votre planning chantier, votre fiche sav, votre fiche de contrat de services ou dans le champ Notes concernant les commerciaux

Si vous voulez supprimer le rapport d’intervention, vous cliquez sur la corbeille en haut à droite

PS : si vous n’avez pas de connexion internet lors de la saisie d’un rapport, celui-ci s’enregistrera dans le Hors connexion

et vous n’aurez qu’à relancer le ou les rapports lorsque vous aurez le réseau.

Je veux prendre un rendez-vous

Plusieurs solutions :

  1. Soit par la fiche client et vous cliquez sur Nouveau Rendez-vous. Cela vous renvoie sur tous les agendas et vous cliquez déposez le rdv à planifier dans l’agenda de l’utilisateur concerné (dans ce cas ci-dessous, mr test),

  1. Soit par l’icône Agenda directement et vous étirez par exemple de 09h00 à 11h00 au niveau des plages horaires de l’utilisateur choisi. Dans le cas ci-dessous, cela vous ouvre une fenêtre où vous pouvez choisir :

– le nom du client,

– l’adresses du client ou l’adresse de votre bureau,

– Un champ Notes afin d’y apporter une précision,

– Sélectionner un type de rendez-vous ou une couleur,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par mail,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par sms (par défaut trois jours avant),

– Pouvoir cacher ce rendez-vous en le rendant privé

  1. Soit par votre agenda de smartphone (Android ou IOS) et grâce à la synchronisation, celui-ci se retrouvera sur l’agenda Extrabat

Extrabat Today téléchargeable sur l’Apple Store et le Play Store

   
CLIQUEZ ICI POUR LA TÉLÉCHARGER SOUS IOS

CLIQUEZ ICI POUR LA TÉLÉCHARGER SOUS LE GOOGLE PLAY

Extrabat Today c’est :

Vos rendez-vous Extrabat géolocalisés dans une application avec des fonctionnalités directes d’appel, d’email et de lancement de votre GPS de votre voiture via carplay ou Android Auto.

Destinée prioritairement aux nomades (commerciaux, conducteurs de travaux, techniciens) cette application vous permet d’afficher :
– les rendez-vous du jour,
– géolocalisés sur une carte,
– ainsi que toutes les informations complémentaires, comme la durée du trajet pour s’y rendre
,
– ou le numéro de téléphone du client et le mail afin de le contacter directement.

Vous pourrez également utiliser toute application de navigation installée sur votre téléphone ou votre tablette (Plans, Google Maps, Waze, Navigon, TomTom) pour vous diriger jusqu’à votre point de rendez-vous.

Passez d’un rendez-vous à un autre en un seul geste !

Pour toutes informations contactez nous au 09 87 87 69 20
contact@extrabat.com

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