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Catégorie :Sav

Les rapports d’intervention et les signatures sur Extrabat Today

Visualisation du formulaire de pré-diagnostic des rendez-vous SAV et service

Pour chaque intervention planifiée chez un client, désormais les formulaires de pré-diagnostic sont visualisés automatiquement, affichant le rendez-vous SAV ou service et les remarques du client.

Possibilité de répondre et d’envoyer le formulaire d’intervention SAV ou service

Après la visite en clientèle, les formulaires de rapport d’intervention sont mis à disposition, avec commentaires et recommandations du technicien, synchronisés en temps réel avec le bureau via le widget Notifications ( A activer sur votre compte utilisateur)

Ces formulaires proposent un menu déroulant, des cases à cocher, des questions  « oui/non » sur les tâches effectuées et des zones de remplissage de commentaires.

Ces actions sont réalisables dans l’application même hors-connexion en cas d’absence de réseau mobile.

En temps réel avec le widget Notifications sur la version Bureau

Widget Notifications

Possibilité de faire signer par le client et le technicien le rapport d’intervention SAV ou service

Les champs Signature Client et Signature Technicien, avec horodatage automatique, ont été ajoutés dans l’application, pour éviter les impressions papier et faire gagner du temps aux deux parties. Le tout, toujours synchronisé en temps réel avec l’entreprise, pour un meilleur confort de travail de tous les employés.

PS : La version Android arrivera prochainement

Je veux géolocaliser ma photo et annoter ma photo

Lorsque j’ai cliqué sur le picto Photo et pris ma photo, j’ai quatre actions possibles à partir de l’écran d’après à savoir de haut en bas :

  1. Si je clique sur l’image, j’ouvre l’éditeur qui me permettra de mettre du texte, de souligner avec de la couleur voire de mettre ma signature,
  2. Dans le champ texte de l’image, je peux la renommer si besoin,
  3. Avec le bouton Coordonnées GPS, je peux désactiver les coordonnées,
  4. Avec Envoyer, je valide mes modifications précédentes ou retour si je veux changer de photo

 

 

Je veux changer le statut de mon intervention (Sav ou Services) dans Extrabat Today

Lorsque vous cliquez sur le crayon afin de saisir votre rapport d’intervention, vous pouvez mettre à jour le statut de votre intervention à savoir :

  • Intervention en cours,
  • Retour atelier,
  • Intervention terminée à facturer,
  • ou tout autre statut que vous auriez paramétrer

Une fois validé, si vous revenez sur l’écran principal de votre intervention, celui-ci s’est mis à jour automatiquement

La version Android sera opérationnelle fin Mars, début Avril

A venir : la signature sur l’application

 

Faire un retour matériel sous garantie

Afin de pouvoir faire une demande de retour sous garantie, il vous faut au préalable :

  • Avoir créé un nouveau Sav.

Sur la fiche SAV, vous avez à votre disposition le bouton  » Nouveau retour SAV »

Vous cliquez sur celui-ci et vous remplissez le formulaire

Une fois que vous avez validé, le formulaire est intégré et vous pouvez l’imprimer ou l’envoyer par mail à votre fournisseur afin de lui demander un numéro de retour ou tout simplement lui renvoyer par transporteur.

Via la bulle SAV, vous pourrez retrouver toutes vos demandes de retour en cliquant sur le menu à gauche Liste des retours

Amélioration affichage sav et services sur la page d’accueil

Afin d’avoir toutes les informations du SAV et services d’un client sans avoir à cliquer, l’affichage a été amélioré.
Maintenant vous pouvez via les Préférences utilisateurs (roue crantée en haut à droite et à gauche du bouton Déconnexion)

choisir l’affichage qui vous convient le mieux en sélectionnant les filtres à savoir :

– Afficher les sav archivés,

– Afficher les observations en infos bulles en passant la souris sur l’intitulé du sav

Procédure de saisie d’un rapport d’intervention d’un technicien

Au préalable, voir la procédure afin de mettre des raccourcis sur votre tablette Apple en cliquant ici, Android en cliquant là.

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  1. Cliquez sur l’icône Agenda afin de voir vos rendez-vous de la journée et cliquez sur le Nom de votre premier rendez-vous afin d’ouvrir sa fiche et de voir les observations du client ainsi que vos instructions,

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  1. Une fois le travail effectué, cliquez sur Modifier afin de rentrer votre rapport d’intervention ( par écrit ou en mode vocal en cliquant sur l’icône Micro à côté de la barre d’espace). Vous pouvez aussi selon les droits que vous avez, cliquer sur Bon d’intervention afin de rentrer votre rapport.

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  1. Vous signez votre rapport d’intervention (en cliquant sur signature technicien) et vous pouvez faire signer votre client ( s’il est présent)

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  • Une fois votre travail effectué (et selon vos droits), vous pouvez mettre à jour le statut du Sav par exemple, Sav terminé, A facturer

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Rentrer un rapport d’intervention et le mettre à jour ne vous prendra pas plus de deux minutes (voir la vidéo ci-jointe en allant directement à 6 minutes et 56 secondes).

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Vous pouvez aussi prendre des photos avec votre smartphone et tablette et les mettre directement dans le porte doc du dossier client – Voir vidéo ci jointe.

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Nouvelle fonctionnalités sur les fiches SAV ainsi que la fiche retour Fournisseurs

La mise en page de la fiche SAV a été améliorée pour une meilleure lisibilité.

Vous pouvez désormais gérer les retours fournisseurs des SAV sur la fiche SAV directement.

La demande de retour fournisseur se crée automatiquement (article, causalité du retour, Numéro de série, etc..).

Sur la fiche SAV, vous trouvez un lien en bas de page « Nouveau retour SAV » pour créer une nouvelle fiche retour SAV.
Après avoir créé la fiche Retour, vous pouvez l’imprimer.

Des modèles de fiche retour de certains fournisseurs (CCEI, CEC, DEL, SCP) sont déjà disponible.

Vous trouvez également un modèle générique pour les autres fournisseurs.
Dans un premier temps, il vous faut faire la correspondance entre vos fournisseurs et les modèles de fiche retour déjà disponible dans « Paramètres > Fournisseurs > Correspondance Fournisseurs => Modèles de fiche retour ».
Il est possible d’envoyer un mail au fournisseur  en cliquant sur l’icône « enveloppe ».
La liste des fiches retour est disponible depuis la bulle « SAV » dans le menu en haut de page.

 

Catégorie : Sav

Calculez le coût de son Sav sous garantie

Au préalable, il faut paramétrer vos « fournisseurs de soucis principaux » (pensez au 20/80 à savoir 20% de vos soucis qui vous prennent 80% de votre temps) dans    Paramètres –> Sav –> Causalités

Lorsque vous décidez d’archiver, vous avez tout en bas un cadre  » Gestion financière » où vous rentrez votre coût de revient ainsi que la causalité.

Par la suite, dans     Statistiques et Coût du Sav.

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Enregistrer un nouveau Sav et caler le rendez-vous

  1. Rechercher le client dans la barre de recherche,
  2. Cliquer dans le menu à gauche « Nouveau SAV »,
  3. Sélectionner la famille Sav (robot, électrolyseur, volet roulant, etc..),
  4. La fiche Sav est prête et vous pouvez l’imprimer en cliquant en haut à droite sur l’imprimante,
  5. Vous pouvez le planifier en cliquant sur la bulle   agenda  qui se trouve à côté du bouton « Ajouter une intervention ».
  6. Vous vous retrouvez sur l’agenda et vous cliquez déplacez ce rendez-vous au technicien que vous choisirez.

NB : si vous n’avez pas réalisé l’ouvrage, il vous faut le définir en cliquant sur le menu à gauche « Définir l’ouvrage ». Une fois défini, les boutons Nouveau Sav et nouveau Service apparaitront.

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