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Je ne peux pas modifier un mode de règlement

Suite à l’article 88, le logiciel Extrabat a été mis à jour au 01 Janvier 2018. Cela concerne entre autres la sécurisation des données, ainsi que son inaltérabilité.

Cela signifie que nous archivons numériquement tous vos enregistrements (et vos erreurs) sans possibilité de modification ou de suppression.

C’est pour cela que les boutons Modifier et Supprimer ont disparu et ont été remplacés par le bouton Contrepasser.

Si vous vous trompez dans le montant ou le mode, il vous suffit de cliquer sur le bouton Contrepasser et la solution enregistre un règlement négatif et réalise le lettrage automatiquement.

Vous pouvez alors enregistrer le nouveau et bon règlement.

Pour voir l’icône « Contrepasser », il vous faut d’abord delettrer votre facture et votre règlement.

Si vous ne voyez pas l’icône « contrepasser » après avoir delettrer, votre règlement doit être remis en banque. (Voir si votre remise en banque est exportée ou pas)

PS : Attention aux bordereaux de remise de chèque ou carte bleue car la solution enregistre deux règlements.

Vous avez un bouton au bout de la ligne qui vous permet de ne pas mettre ce règlement en remise de chèque ou carte bleue

Créer un nouveau mode de règlement avec calcul de l’échéance

Si vos droits « Utilisateur » sont autorisés à paramétrer :

Cliquez sur Outils > Paramètres puis dans Gestion commerciale sur Mode de règlements et Ajouter.

Remplissez les différents champs comme indiqué et validez.

Vous pouvez faire en sorte que le logiciel calcule automatiquement l’échéance de règlement en complétant le nombre de jours et si l’échéance est en fin de mois le 30 ou non

PS : Pour plus de précision, vous pouvez créer un mode de règlement « Remboursement client par chèque » et un autre « par CB » par exemple ou bien Perte afin de solder un compte client insolvable.

Lettrer ou payer une facture avec un avoir

Une facture et un avoir ont été faits pour un même client.

Dans la fiche de ce client, cliquez sur « Règlements et lettrage » > « Ecritures non lettrées »

Puis cliquez sur le montant du règlement du côté de la colonne Facture, il va s’afficher en gras et faites de même du côté de la colonne Règlement.

« Validez le lettrage » apparaîtra en bas de la page, vous n’avez plus qu’à cliquer dessus et votre facture sera lettrée avec votre avoir.

Je me suis trompé de type de règlement (espèces, carte bleue, chèques)

Afin de modifier un règlement enregistré, allez sur le dossier du client et cliquez sur > Règlements et lettrage (dans le menu à gauche).

Il vous faut delettrer l’écriture concernée afin de pouvoir voir l’icône « Contrepasser »

En cliquant sur « Contrepasser », cela vous génèrera une écriture en négatif qui se lettrera automatiquement avec le règlement à modifier.

Il vous suffira ensuite de cliquer sur « Ajouter nouveau règlement », enregistrer le bon montant et/ou mode de règlement afin de pouvoir lettrer et solder l’écriture.

A ce jour, la loi du 1er Janvier 2018 veut historiser tous les mouvements bancaires donc nous n’avons plus la possibilité de modifier ou supprimer un règlement si j’ai fait une erreur d’affectation.

Enregistrer un règlement

Vous tapez ** et le nom du client dans le moteur de recherche afin de retrouver la facture et le montant (code couleur pour les factures vert pour payé, orange pour partiellement payé et noir pour non payé),
Vous cliquez sur la facture afin de l’ouvrir et vous validez (en cliquant en haut à droite sur le V vert),
Une fenêtre s’ouvre avec proposition de règlement (vous choisissez le mode de règlement (chèque, carte bleue, etc..), puis vous rentrez dans le champ texte afin de mettre le numéro du chèque,
Puis vous cliquez sous le montant « Enregistrer le règlement« ,
La facture se lettre automatiquement et le chèque se reverse dans la gestion commerciale et Remise de chèque
Si vous désirez faire une remise en banque, vous sélectionnez « Nouvelle remise en banque » dans la bulle Gestion commerciale.

Mon client règle sa facture avec plusieurs modes de réglement diffèrents

Quand vous validez votre facture, un écran apparait avec un lien afin d’avertir le client qu’il a une facture disponible sur son espace client (il reçoit aussi en copie par mail la facture) et un cadre en dessous afin d’enregistrer le ou les règlements.

Une fois que vous enregistrez votre règlement en sélectionnant le mode de règlement, observations, le montant, vous cliquez sur le bouton « OK » (à droite de date d’encaissement).

Une fois que vous avez cliqué, vous restez sur le même écran qui vous propose soit de rentrer un nouveau règlement ou bien de fermer la fenêtre en cliquant en haut à droite sur la croix ou en faisant Echap.

NB : Lorsque vous cliquez sur le bouton « OK », cela lettre automatiquement.

Annuler une remise en banque

Pour annuler une remise en banque, vous devez aller dans la bulle « Gestion commerciale » , remise en banque, liste des remises.

Vous cliquez sur la remise que vous voulez supprimer, il apparait la liste des clients et leurs règlements et vous devez cliquer sur annuler en bout de chaque liste pour supprimer la remise en entier.