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Comment exporter mes écritures de ma gestion commerciale dans mon logiciel de comptabilité

Pour générer les écritures de votre gestion commerciale dans votre comptabilité depuis Extrabat :

• Se rendre dans la bulle « Gestion Commerciale » -> « Export comptable »,
• Par défaut, toutes les écritures non-exportées sont visibles. Des filtres sont disponible en haut de page (par plage de dates, pour retrouver les pièces déjà exportées, etc…),
• Sélectionner les écritures à exporter (en cochant la case tout sélectionner ou en cochant case par case ou en étirant le curseur comme si vous preniez un rendez-vous dans votre agenda),
• En bas de page, cliquer sur « Afficher les écritures », cela vous permet de voir le masque du fichier que vous allez exporter,
• S’il y a un message en rouge « Attention, X écritures sont déséquilibrées » (cela peux arriver pour 1 ou 2 centimes), il faut mettre à jour votre lettrage voire contacter l’assistance si besoin,
• Sinon, cliquer sur « Générer les écritures » en bas de page,
• Cela génère le fichier à importer dans votre logiciel de comptabilité. Par défaut Firefox place ce fichier dans le dossier « Téléchargements », cela est modifiable depuis les options de Firefox.
Le fichier généré s’appellera « extrabat_export_ecritures_gcn_XXXXXXXXXXX.csv ». Les XXXX représente la date et l’heure à laquelle a été généré le fichier, au format YYYYMMJJHHMMSS.

Je veux exporter sous excel mes factures et règlements

Aller sur puis sur la bulle « Export » puis dans partie Gestion commerciale, cliquez sur facture et règlement, choisissez une période du 1/06/2013 au 30/06/2013 par exemple et valider.

Vous pouvez exporter sous format excel ou en tableau simple.

Créer un nouvel article

Pour créer un nouvel article, cliquez sur

puis « Paramètres » puis => Gest. Com. => Articles.

Vous sélectionnez dans le menu de gauche la famille dans lequel vous voulez insérer un article et une fois choisi vous cliquez sur

Annuler une remise en banque

Pour annuler une remise en banque, vous devez aller dans la bulle « Gestion commerciale » , remise en banque, liste des remises.

Vous cliquez sur la remise que vous voulez supprimer, il apparait la liste des clients et leurs règlements et vous devez cliquer sur annuler en bout de chaque liste pour supprimer la remise en entier.

Créer un nouvel exercice comptable

Vous ne pouvez plus faire de facture et la date se met en rouge, vous devez aller voir la date de l’exercice comptable, dans la bulle , « Gestion commerciale », « Exercice comptable » et sur le menu à gauche cliquez sur « Ajouter un exercice ».

Vous devez rentrer une date de début et de fin d’exercice comptable.

PS. : avec l’entrée en vigueur de l’article 88 au 1er janvier 2018, vous ne pouvez pas avoir plus de deux exercices ouverts. Pour fermer un exercice, il vous suffit de cliquer sur le V vert qui deviendra une croix rouge.

Annuler des relances clients

Vous pouvez supprimer des relances faites à vos clients, pour cela aller dans la bulle « Gestion Commerciale » dans l’encadré Suivi des clients (en haut à droite) cliquer sur « Relance factures clients ».

Sur la liste des relances sélectionnés cliquer sur le carré à gauche à coté du nom des clients dont vous voulez supprimer une relance, puis aller en bas de la page et cliquer sur le bouton .« Annuler les dernières relances clients ».

Si vous retournez sur le porte doc de votre client la dernière relance ne sera plus présente.

Enregistrer une reception de stock

Quand vous recevez des produits (que vous gérez en stock), aller dans « Gestion Commerciale » et sélectionnez « Réception de stock » ou tapez ** + le nom du client dans le moteur de recherche afin de trouver la commande fournisseur (si toutefois la commande fournisseur est rattaché à votre commande client)

Dans la liste des commandes fournisseurs, vous avez un écran qui vous rappelle toutes les commandes (avec pastilles de couleur).

Si vous cliquez sur le sélecteur de pastilles (en haut juste à côté de la case à cocher Tout Sélectionner), vous pouvez filtrer vos commandes par :

– non réceptionnée,

– partiellement réceptionné,

– transformé, etc..

Vous cliquez sur la commande fournisseur correspondante et vous cochez les articles à réceptionner et pour la sélection, vous transformez en bon de réception.

Vous pouvez changer à ce moment là dans la colonne quantité, la quantité que vous avez réellement réceptionnée.

PS : Si vous un reliquat de commande à savoir vous attendiez 100 pots de chlore et vous n’en recevez que 80, la commande restera dans la liste des commandes avec un statut partiellement receptionnée.