Ajouter un Suivi Prospect

Nous venons de mettre en place un nouveau module pour suivre l’évolution de vos prospects au fur et a mesure des RDV.
Ainsi vous pourrez consulter un tableau récapitulatif de tous vos prospects, trié par commerciaux etc…

 

Pour le mettre en place :

1/ Paramètres -> Client –> Suivi prospect

2/ Créer des nouvelles questions/réponses (au même titre que les questions complémentaires ou champs personnalisables). Pour information, le champ le plus souple est Liste déroulante +Texte.

3/ Une fois ce formulaire créé, il sera impossible de supprimer des questions (ou des réponses). Il est donc recommandé de bien réfléchir sur ses questions de façon à ne pas les modifier par la suite.

4/ Pour ajouter un suivi, il suffit de vous rendre sur votre agenda (ou celui de l’utilisateur concerné), puis de cliquer sur le bandeau noir correspondant au Rdv R1 par exemple, un lien  » Nouveau Suivi Prospect  » apparaitra.

5/ Une fois le lien cliqué, il ne vous reste plus qu’a compléter le formulaire et Valider.Vous pouvez aussi Valider et Ajouter une action de relance si vous le désirez.

6/ Pour visualiser le récapitulatif il faut se rendre sur la bulle « Export » et enfin cliquez sur « Suivi prospect ».

Un export en fichier excel est également mis à votre disposition.

 

 

 

Accusé de réception sur les e-mails envoyés par Extrabat

Depuis vos Préférences Utilisateurs ( en haut à droite entre le bouton Message et Déconnexion), vous pouvez activer l’option « Demander un accusé de réception au destinataire pour les alertes ».

Ainsi, un accusé de réception sera demandé à chaque envoi d’alerte (confirmation de RDV, envoi des pièces commerciales depuis la gestion commerciale, envois des codes d’accès à l’espace client, etc…)

Pour information, la fonctionnalité « Accusé de réception » n’est pas prise en charge par tous les logiciels de messagerie, bien que la plupart la gère.

Aussi ce n’est  pas parce que vous ne recevez pas d’accusé que le client n’a pas lu le mail, et ce n’est pas parce que vous avez reçu l’accusé que le client l’a forcément lu.

Relier une notice et/ou un éclaté à un article dans un dossier client

Au préalable, il faut que les documents soient enregistrées dans votre bibliothèque par exemple dossier Technique sous dossier Robots.

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Une fois votre document enregistré, il faut cliquer sur le Crayon (picto entre l’enveloppe et la croix à droite) afin de relier ce document à votre base article.

Vous pouvez relier plusieurs articles à un même document.

Dès maintenant, lors de la consultation d’un dossier client, les notices, images ou éclatés techniques seront en consultation et préchargement direct.

capture vortex

 

Annuler des relances clients

Vous pouvez supprimer des relances faites à vos clients, pour cela aller dans la bulle « Gestion Commerciale »  dans l’encadré Suivi des clients (en haut à droite) cliquer sur « Relance factures clients ».

Sur la liste des relances sélectionnés  cliquer sur le carré à gauche à coté du nom des clients dont vous voulez supprimer une relance, puis  aller en bas de la page et cliquer sur le bouton .« Annuler les dernières relances clients ».

Si vous retournez sur le porte doc de votre client la dernière relance ne sera plus présente.

Supprimer une fiche ou un dossier client

En cliquant sur sa fiche contact et « Modifier » afin de changer son statut en « Corbeille ».

A ce moment là, il disparaitra de votre barre de recherche.

Si vous voulez visualiser toutes les fiches que vous avez mis en corbeille, vous pourrez en cliquant sur la bulle « Gestion Clients » et au bout à droite sur le bouton « Corbeille« .

Par  principe de précaution, nous ne supprimons jamais une fiche.

Changer le statut d’un client/prospect/en cours de chantier

Vous tapez dans la barre de Recherche le nom de votre client ou prospect.

Une fois sur sa fiche, vous cliquez sur le menu à gauche dans « Fiche Contact » du client et faite «  Modifier « en haut à droite sous l’icône imprimante et à ce moment là vous pouvez changer le statut du client. N’oubliez pas de valider une fois votre changement effectué.

NB : Le statut « En cours de chantier » signifie que tous ces clients qui ont ce statut se retrouvent sur le planning général.

Une fois le chantier terminé, vous devez changer leur statut en client ou client archivé afin qu’ils disparaissent du planning

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