Comment exporter mes écritures de ma gestion commerciale dans mon logiciel de comptabilité

Pour générer les écritures de votre gestion commerciale dans votre comptabilité depuis Extrabat :

• Se rendre dans la bulle « Gestion Commerciale » -> « Export comptable »,
• Par défaut, toutes les écritures non-exportées sont visibles. Des filtres sont disponible en haut de page (par plage de dates, pour retrouver les pièces déjà exportées, etc…),

• Sélectionner les écritures à exporter (en cochant la case tout sélectionner ou en cochant case par case ou en étirant le curseur comme si vous preniez un rendez-vous dans votre agenda),
• En bas de page, cliquer sur « Afficher les écritures »
• S’il y a un message en rouge « Attention, X écritures sont déséquilibrées » (cela peux arriver pour 1 ou 2 centimes), il faut mettre à jour votre lettrage voire contacter l’assistance si besoin,
• Sinon, cliquer sur « Générer les écritures » en bas de page,
• Cela génère le fichier à importer dans votre logiciel de comptabilité. Par défaut Firefox place ce fichier dans le dossier « Téléchargements », cela est modifiable depuis les options de Firefox.
Le fichier généré s’appellera « extrabat_export_ecritures_gcn_XXXXXXXXXXX.csv ». Les XXXX représente la date et l’heure à laquelle a été généré le fichier, au format YYYYMMJJHHMMSS.

Déplacer plusieurs lignes dans la gestion commerciale

Vous pouvez déplacer une ou plusieurs lignes lors de l’édition d’une pièce commerciale (exemple en vidéo ci-dessous) :

La gestion des nomenclatures dynamique a également été prise en compte, vous pouvez maintenant masquer/afficher le contenu d’une nomenclature dynamique (un fond bleu a été ajouté pour plus de visibilité), et déplacer toute une nomenclature dynamique :

Enregistrer un règlement

  1. Vous tapez ** et le nom du client dans le moteur de recherche afin de retrouver la facture et le montant (code couleur pour les factures vert pour payé, orange pour partiellement payé et noir pour non payé),
  2. Vous cliquez sur la facture afin de l’ouvrir et vous validez (en cliquant en haut à droite sur le V vert),
  3. Une fenêtre s’ouvre avec proposition de règlement (vous choisissez le mode de règlement (chèque, carte bleue, etc..), puis vous rentrez dans le champ texte afin de mettre le numéro du chèque,
  4. capture-2
  5. Puis vous cliquez sous le montant « Enregistrer le règlement« ,
  6. La facture se lettre automatiquement et le chèque se reverse dans la gestion commerciale et Remise de chèque
  7. Si vous désirez faire une remise en banque, vous sélectionnez « Nouvelle remise en banque » dans la bulle Gestion commerciale.

Mon email revient « not delivery » alors que l’adresse mail est bonne et fonctionne sous une autre messagerie

Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :
mail-non-remis
Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :
- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : 
 "include:_spf.extrabat.com"

Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.


Comment savoir si un article est à jour (période de moins d’un an)

Lorsque vous tapez *+ le nom de l’article par exemple *main d’oeuvre, vous constatez que vous avez des articles avec un prix en vert et d’autres avec une couleur noire.

Mise à jour articles

Cela signifie pour :

– la couleur verte = l’article a été mis à jour depuis moins d’un an

– la couleur noire = l’article n’a pas été mis à jour depuis plus d’un an.

PS : si vous désirez connaître exactement la date de la dernière mise à jour ainsi que le nom de la personne, il vous faut cliquer sur l’article afin d’ouvrir sa fiche et mettre votre curseur sur le point d’interrogation.

? sur la fiche article

Si vous ne voyez pas le point d’interrogation, c’est que l’article n’a jamais été mis à jour.

Ce système fonctionne à plusieurs endroits du logiciel  à savoir :

– Moteur de recherche lorsque vous recherchez un article,

– Lorsque vous faîtes un devis, commande, facture,

– Lorsque vous passez une commande fournisseur

Insérer une ligne dans un devis, commande, facture

Lorsque vous ajoutez un article dans un devis, commande, facture, vous avez un éditeur de style à votre disposition.

Editeur de style

Il vous permet  de :

– Mettre en gras le texte que vous avez sélectionné via le B

– Mettre en italique via le I,

– Souligné via le U,

– Mettre des caractères spéciaux,

– Mettre de la couleur via le bouton Couleur,

et Insérer une ligne via le bouton Ajouter une ligne

 

 

Désactiver ou rendre inactif un article

Par défaut, un article ne peut pas être supprimé s’il a déjà été utilisé. On peut juste le désactiver, ce qui le fait disparaître du moteur de recherche et de la liste des articles lorsque vous faîtes un devis, une commande ou une facture.

Pour ce faire, vous pouvez soit :

  1. Dans la liste des articles (Paramètres et Articles), vous cliquez sur la pastille verte pour la mettre en rouge et votre article est désactivé,
  2. Soit par le moteur de recherche, vous détectez un article en doublon, vous cliquez dessus afin d’ouvrir l’article et vous cliquez (en haut à gauche) sur Actif afin de le rendre inactif.

PS : Vous pouvez retrouver les articles inactifs via le moteur de recherche qui se trouve dans la liste des articles ou en cliquant sur le bouton Afficher les articles inactifs

Rechercher article inactif

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