Un fichier « E-mail » à jour en temps réel

Comme vous le savez, votre fichier est la source de votre business et encore plus un fichier mis à jour en temps réel.

Un contrôle de l’adresse e-mail est maintenant systématique  lors de la création d’une pièce commerciale.

Lorsque vous créez une facture, ou un devis, si l’adresse e-mail du client est non ou mal renseignée, vous avez une alerte :

gestion_co_alerte_email

 

Vous pouvez alors modifier l’e-mail du client sans repasser par l’onglet contact.

 

Mise à jour des catalogues Fournisseurs

Les nouveaux tarifs fournisseurs arrivent !

Extrabat va mettre à jour dans les prochains jours plusieurs catalogues. Pour être informé des prix qui ont changés et pouvoir les répercuter facilement sur vos articles, nous avons mis en place un widget « Mises à jour des catalogues fournisseurs ».

Pour activer ce widget, il vous suffit de modifier votre compte utilisateur (Paramètres – Magasin et Utilisateur)  et d’activer le widget « Mise à jour des prix Catalogue Fournisseurs » (Tout en bas).

Une fois activé, il s’affichera sur la page d’accueil.

Dès que le catalogue sera mis à jour, des mises à jour d’articles apparaitront sur ce widget.

Il ne vous restera plus qu’à valider la mise à jour du nouveau prix public et/ou prix d’achat ou bien de l’ignorer.

 

 

Faire un Sous-Total dans les devis, factures

Vous avez maintenant la possibilité de faire des sous-totaux depuis la gestion commerciale.

Dans un devis ou une facture, vous saisissez ** puis « entrée » dans le champ Code article pour créer une ligne de sous-total. Vous pouvez modifier librement le libellé.

Vous pouvez en créer autant que vous voulez. Le sous total est calculé en fonction des articles qui le composent.

Par le système d’ascenseur, vous pouvez cliquer déplacer la ligne Sous total.

Paramétrer son livre de caisse électronique

1) Vous devez mettre à jour votre plan comptable dans Paramètres—> Gestion commerciale—> Plan comptable en  ajoutant trois comptes :

– 530000 Caisse

– 658000 Charges diverses de gestion courante

– 758000 Produits divers de gestion courante,

2) Vous devez compter votre caisse.

Une fois ces deux étapes effectuées, vous cliquez sur la bulle Gestion commerciale et dans le cadre « Suivi des clients« ,  « Livre de caisse » ( à activer si cela n’est pas fait dans votre compte utilisateur) et vous créez votre livre de caisse en renseignant les champs demandés.

Rentrer son objectif mensuel de chiffre d’affaire

 

Vous allez dans la bulle « Paramètre« , Gestion commerciale et Exercice comptable.

Vous cliquez sur l’exercice en cours et vous remplissez  pour chaque mois l’objectif que vous souhaitez atteindre et vous Validez.

Vous retrouvez ensuite ces infos sur votre page d’accueil sur sur le widget « DEVIS – CA« .

En cliquant sur la légende Objectif CA, un petit soleil apparaitra alors sur le graphique vous précisant si vous êtes au dessus ou en dessous par rapport à votre chiffre d’affaires.

 

 

 

 

 

Transfert d’un article d’un depôt à un autre

 

Par défaut à la création de chaque article, il sera présent dans tous les dépôts avec une quantité ‘0’.

Pour faire passer du stock d’un dépôt à un autre, il faut aller dans la gestion commerciale, gestion_co ,

Transfert de dépôt, dans l’encart avec la loupe choisir l’article que vous souhaitez transférer, apparait ensuite les différents dépôts,

sur le tableau à droite vous rentez les quantités à mettre à jour sur tel  dépôt.

 

 

 

 

 

Mon client règle sa facture avec plusieurs modes de réglement diffèrents

Quand vous validez votre facture, un écran apparait avec un lien afin d’avertir le client qu’il a une facture disponible sur son espace client (il reçoit aussi en copie par mail la facture) et un cadre en dessous afin d’enregistrer le ou les règlements.

Une fois que vous enregistrez votre règlement en sélectionnant le mode de règlement, observations, le montant, vous cliquez  sur le bouton « OK » (à droite de date d’encaissement).

Une fois que vous avez cliqué, vous restez sur le même écran qui vous propose soit de rentrer un nouveau règlement ou bien de fermer la fenêtre en cliquant en haut à droite sur la croix ou en faisant Echap.

NB : Lorsque vous cliquez sur le bouton « OK », cela lettre automatiquement.

Faire un inventaire

Pour cela il faut aller dans la bulle « Gestion  commerciale »  puis « Inventaire »
Il faut sélectionner le dépôt concerné puis Valider.

Astuce : Vous pouvez masquer tous les articles qui ont un stock à 0 en cliquant en haut à droite  » Masquer les quantités à O »

Masquer les quantités à 0

Et vous pouvez utiliser CTRL F afin de rechercher un produit plus rapidement

Pour chaque produit il suffit de choisir la quantité réelle de votre stock puis un menu déroulant apparaitra afin de valider la raison du mouvement de stock (rebus, vol, entrée manuelle, etc…)

Une fois sélectionné, une petite icône verte apparaitra à droite de la ligne signifiant que la modification de stock a été enregistré.

Quand tous les articles que vous désirez ont été mis a jour, il faut aller tout en bas de la page et cliquer sur « Valider ».

Une fois votre inventaire fini, il vous faut Clôturer votre inventaire en cliquant sur le bouton « Clôturer l’inventaire » et vous aurez un écran récapitulatif de celui-ci avec un bouton « Différences d’inventaire » qui vous enverra sur une liste d’articles qui n’étaient pas à jour ainsi que sa valorisation.

Différence d'inventaire

 

692f46108b3d6dabe3d791ac9deb755fFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF