Comment compter la caisse en fin de journée?

1° Cliquer sur la bulle Gestion Commerciale

2° Cliquer sur Livre de caisse, puis sur la calculatrice en haut à droite

Capture caisse

3° Le calcul de fond de caisse apparaît, vous n’avez plus qu’à le remplir

Capture caisse 2

4° Validez

PS : si vous avez un écart de caisse, il vous le notifiera avant validation. Vous pouvez imprimer en cliquant sur l’imprimante

Comment trouver un article vendu à un client ?

Si votre article fait parti d’un ouvrage :

1° Tapez le nom du client concerné dans le moteur de recherche

2° Cliquez sur son ouvrage dans sa fiche client

3° Cliquez sur Équipements ou Accessoires selon la famille dans laquelle vous avez rangé votre article.

 

Capture articles

 

Si votre article est « hors » ouvrage :

1° Cliquez dans la bulle « Outils » puis « Export »

2° Dans la colonne de droite « Gestion Commerciale » cliquez sur « Détail des achats des clients »

3° Renseignez les informations souhaitées et Validez

Capture detail

Capture details 2

 

Comment envoyer plusieurs documents (devis, notices, factures, photos) par mail

Lorsque vous envoyez un document par mail via Extrabat, vous pouvez y joindre une pièce jointe via :

  • le logo image (deux petites montagnes),
  • le porte doc du client (les deux petits bonhommes comme la bulle gestion client),
  • l’image insérer (le picto du trombone) qui permet d’aller chercher une image ou un document dans votre ordinateur.

Voir la vidéo ci-dessous

Envoyer plusieurs documents

Fusionner des fournisseurs

Vous cliquez sur la bulle Outils –> Paramètres –> Gestion commerciale –> Fournisseurs.

Vous cliquez sur le fournisseur que vous désirez supprimer et en bas de sa fiche, vous sélectionnez le fournisseur doublon.

fusionner fournisseur

Une fois validé, vous revenez sur la liste des fournisseurs et vous pouvez dès à présent le supprimer.

PS : Ce système existe pour les civilités, les statuts (prospects, clients,etc..) et les origines de contact

Affecter un Bon de Réception à une ou plusieurs affaire(s)

Bulle Gestion Commerciale => Commandes Fournisseurs => Liste des Commandes fournisseur et des Bons de réception.

1 – Depuis le bon de réception, cliquez sur le bouton indiqué ci-dessous.

Rattacher

2 – Affecter le bon de réception aux différentes affaires en cours.

Br affaire 2

PS : Affecter le bon de réception à ou aux affaire(s) avec les montants ou pourcentages correspondants

Synthèse et rentabilité d’une Affaire

Vous allez sur une fiche client => Menu sur la gauche Gestion Commerciale => Liste des affaires

1 – Cliquez sur le Numéro de l’affaire pour accéder à la synthèse

2 – Consulter le tableau financier de l’affaire en cours ou à clôturer.

Synthèse

3 – Cliquez sur le bouton indiqué ci-dessus pour visualiser les graphiques financiers de votre affaire.

Graphique

PS : Vous pouvez imprimer ou envoyer par e-mail le tableau financier de votre affaire à l’aide des boutons Imprimante et Courrier en haut à droite

affaire synthése

Créer une affaire et y associer des pièces commerciales (Commande, BL, Bon de réception, Facture, Avoirs)

Depuis la fiche client => Menu sur la gauche « Gestion Commerciale => Liste des affaires.

  1. Créer une affaire
  2. Cliquer/Déplacer les pièces commerciales dans l’affaire concernée.

Ranger les affaires

PS : Vous pouvez clôturer une affaire en cliquant sur le cadenas ou Modifier son nom en cliquant sur le crayon.

Mettre à jour sa base Article

Vous cliquez sur  => Paramètre => Gestion Commerciale => Mise à jour de tous les articles.

  1. Vous sélectionnez les familles d’articles,
  2. Vous sélectionnez les colonnes à afficher,
  3. Vous sélectionnez via les titres de colonnes le type d’articles que vous désirez,
  4. Vous validez.

Mise à jour article 2

PS : Une fois tous les articles mis à jour, la fenêtre se fermera toute seule.

Créer une facture d’acompte et comment déduire l’acompte lors de votre première facturation

1 – Depuis une commande client, cliquez sur « Diviser en sous commande ». (Comme indiqué ci-dessous)

Commande

2 – Dans la fenêtre « Gérer des sous-commandes », cliquez sur « Facturation à la situation => Transformer en % ».

Gerer les sous commandes

3 – Dans Acompte, saisissez le montant de l’acompte à la commande.

Acompte

4 – Générez la facture d’acompte en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

PS : N’oubliez pas de valider la facture d’acompte avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement si besoin.

Comment déduire l’acompte lors de votre première facturation :

1 – Retournez sur la commande client  (via le moteur de recherche avec **et le nom du client) et cliquez sur « Diviser en sous commande ».

Faîtes glisser par un cliquer-déplacer les articles dans la sous commande N°1.

Cliquer deplacé commande

6 – Saisissez le pourcentage de facturation à faire (vous pouvez le faire aussi par quantité) puis faites glisser par un cliquer-déplacer l’acompte du dessus dans la sous commande N°1.

Glisse deplace

7 – Générez la facture en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

8 – La facture est générée avec la déduction de la facture d’acompte.

Facture finale

PS : N’oubliez pas de valider la facture avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement.

Créer un type d’article

Depuis les paramètres, il est désormais possible de créer des types d’articles en cliquant sur la Bulle Paramètres => Gestion Commerciale => Type d’article.

Vous cliquez sur le menu à gauche « Ajouter un type d’article ».

Type d'article

PS : L’idée de créer un type d’article permet sur un devis d’avoir une répartition entre la main d’œuvre, la location, la sous-traitance et les matériaux par exemple.

Tableau repartition

La vidéo explicative, Créer un type d’article

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