Paramètrage - Extrabat - Le Blog

Catégorie :Paramètrage

Synchroniser mon agenda Extrabat sur l’application Calendrier sur mon iphone/ipad

 – Étape 1 (côté Logiciel Extrabat)

Vous cliquez sur l’icône « Préférences Utilisateurs » (qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion).

Au niveau du menu Agenda, vous cliquez sur le bouton « Activer la synchronisation » afin qu’il se mette en position Oui.

 – Étape 2 ( Côté Smartphone Apple)

  1. Aller dans « Réglages »
  2. Aller sur l’application « Calendrier »
  3. Aller dans « Comptes »
  4. Choisir « Ajouter un compte »
  5. Choisir « Autre »
  6. Choisir « Ajouter un compte CalDAV » (Attention ne pas sélectionner CardDAV mais CalDAV)
  7. Saisir les informations suivantes (voir Étape 1):

 

  • Adresse du serveur : https://synchro.extrabat.com/*********/
  • Nom d’utilisateur : ************
  • Mot de passe : ******
  • Description : Agenda Extrabat (par exemple)

Les quatre erreurs les plus courantes :

– oublier le » /  » à la fin de la ligne de l’adresse du Serveur,

– ne pas prendre le bon mot de passe mais prendre son mot de passe d’authentification,

– oublier de mettre son agenda Extrabat par défaut dans son smartphone ou tablette (lorsqu’on revient sur l’application Calendrier),

– oublier d’activer Alertes par défaut /Événements / 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendez-vous avec le nom du client, son adresse, ses téléphones ainsi que son e-mail.

 

Comment créer un tiers payant.

-Il vous faut demander en premier lieu à activer le module « Tiers payant » (via l’assistance d’Extrabat, cela est gratuit).

-Une fois ce parametrage effectué, il vous faut créer vos « tiers payant » ex « Prime CEE » depuis le  puis la bulle   => Fournisseurs.

Sur la fiche de ce fournisseur, vous aurez la possibilité de saisir les mentions légales et/ou le montant pris en charge par ce tiers-payant (afficher à l’impression).

Sur vos pièces commerciales, vous pouvez maintenant »‘ajouter un tiers payant ».

 

Vous avez 2 possibilités, sortir l’impression destinée à votre client et également le document destiné à votre tiers payant.

 

 

 

Je veux voir mon déboursé à partir d’un devis

En premier lieu, vous devez savoir ce que vous voulez mesurer.

– Par exemple, si vous voulez mesurer sur un devis la répartition  entre la main d’œuvre, la sous traitance et la fourniture, il vous faut créer des types d’articles (Paramètres et Type d’articles) comme Main d’œuvre, Sous traitance, etc..

– Puis mettre à jour votre base articles en leur affectant le bon type d’articles (Paramètres et Mise à jour des articles),

– Une fois que vous avez fait votre devis et Valider, vous cliquez en haut sur la barre des pictos sur  Camembert (à droite du picto Trèfle) afin de visualiser votre déboursé.

Vous constaterez que sur la ligne Main d’œuvre, il a associé les deux lignes main d’œuvre (25+10 soit 35).

Si besoin, vous cliquez sur l’imprimante en haut à droite afin de l’imprimer

Je veux créer des questions complémentaires

Afin de créer une ou plusieurs questions complémentaires, il vous suffit de cliquer sur « Outils » –> Paramètres –> Client et Questions complémentaires.

Sur le menu à gauche, cliquez sur Ajouter et notez votre question, le type de champ concernant la réponse (texte, liste déroulante, case à cocher, etc..) et si vous souhaitez la voir s’afficher sur la page d’accueil de votre client, il vous suffit de cocher OUI sur la ligne correspondante.

PS : Je vous conseille de sélectionner Menu déroulant + texte car c’est le plus souple d’utilisation ou case à cocher multiple car le plus visuel et le plus facile à cliquer sur smartphone, tablette.

Vous pourrez aussi si besoin faire un export des questions complémentaires afin de faire vivre ce module

Créer un nouveau mode de règlement avec calcul de l’échéance

Si vos droits « Utilisateur » sont autorisés à paramétrer :

Cliquez sur Outils > Paramètres puis dans Gestion commerciale sur Mode de règlements et Ajouter.

Remplissez les différents champs comme indiqué et validez.

Vous pouvez faire en sorte que le logiciel calcule automatiquement l’échéance de règlement en complétant le nombre de jours et si l’échéance est en fin de mois le 30 ou non

PS : Pour plus de précision, vous pouvez créer un mode de règlement « Remboursement client par chèque » et un autre « par CB » par exemple ou bien Perte afin de solder un compte client insolvable.

Modifier les coordonnées de mon IBAN sur mes devis, commandes, factures

Vous cliquez sur « Outils > Paramètres > IBAN ».  »

Vous Cliquez sur « Ajouter » dans le menu à gauche et vous rentrez les informations demandées.

Vous pouvez aussi :

  • Désactiver l’ancien IBAN en cliquant sur la coche verte pour la transformer en croix rouge,
  • Supprimer l’ancien IBAN en cliquant sur la croix au bout de la ligne à droite,
  • Si vous souhaitez conserver les 2 IBAN et utiliser par défaut le dernier créé, vous pouvez via le système d’ascenseur mettre ce dernier en 1ère position dans votre liste d’IBAN

PS : Attention pour les modèles d’impression sur mesure, il est possible que les informations soient saisies dans le code. A ce moment là, faîtes nous suivre une demande via l’assistance.

Choisir de mettre ou non un interlocuteur sur un devis, commande

Vous pouvez via vos préférences utilisateurs ( roue crantée en haut à droite)

activer ou non le nom d’un interlocuteur par défaut.

Vous descendez au menu Gest Com et vous cochez oui ou non selon votre souhait

Par défaut, vous n’aurez pas d’interlocuteur mais vous pouvez si vous le désirez l’activer en cliquant sur l’adresse et la liste des interlocuteurs apparaitra.

 

Un moteur de recherche plus rapide

Toujours en quête de performance, nous venons d’optimiser le moteur de recherche d’Extrabat pour des résultats plus rapides.

Cette nouveauté entraîne une modification dans les critères de recherche, qui sont maintenant « Commence par le terme recherché ».

Si besoin, vous pouvez revenir à l’ancienne méthode « Contient le terme recherché » depuis vos Préférences utilisateurs :

Préférences du moteur de recherche

Paramétrer mon journal de caisse et rentrer mon fond de caisse

Outils –> Paramètres –> Gestion commerciale et Liste des journaux

Journal de caisse

PS : si vous n’avez pas les bons comptes comptable à disposition, il vous faut les créer dans Paramètres et Plan comptable

Pour mettre à jour mon fond de caisse :

Vous cliquez sur la bulle Gestion Commerciale / Livre de caisse et l’icône Calculatrice afin de compter votre fond de caisse

Une fois validé, votre fond de caisse est à jour

Calculez le coût de son Sav sous garantie

Au préalable, il faut paramétrer vos « fournisseurs de soucis principaux » (pensez au 20/80 à savoir 20% de vos soucis qui vous prennent 80% de votre temps) dans    Paramètres –> Sav –> Causalités

Lorsque vous décidez d’archiver, vous avez tout en bas un cadre  » Gestion financière » où vous rentrez votre coût de revient ainsi que la causalité.

Par la suite, dans     Statistiques et Coût du Sav.

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