Gestion commerciale - Extrabat

Signature électronique : comment fonctionne le module ?

📍 Objectifs

Le module de signature électronique Oodrive Sign permet d’envoyer et de gérer des documents à signer électroniquement. Il offre un processus fluide et sécurisé, avec une configuration simple pour chaque utilisateur.

Pré-requis et configuration initiale

Pour utiliser la signature électronique, vous devez au préalable souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre conseiller Extrabat.

Une fois la souscription validée, nos services assurent le paramétrage complet du module pour votre compte via notre prestataire Oodrive.

Une fois l’option activée, vous pouvez modifier à tout moment vos préférences concernant les types de pièces commerciales pour lesquelles la signature électronique est activée :
Paramètres → Configuration de la signature électronique

Première utilisation : génération automatique de la clé

Lorsqu’un utilisateur envoie un document en signature pour la première fois, une clé d’authentification Oodrive Sign doit être générée et associée automatiquement à son compte. Cette clé permet d’assurer la connexion au service de signature et est indispensable pour pouvoir envoyer des documents pour signature.

Si aucune clé n’est encore associée à votre compte, une pastille d’avertissement apparaît sur le bouton « Signature électronique ».

En cliquant sur le bouton, une fenêtre s’ouvre pour vous informer qu’une clé d’authentification est nécessaire.

En cliquant sur « Générer ma clé d’authentification », la clé est automatiquement créée dans votre espace :
Paramètres utilisateur → Clés d’authentification (User API Keys).

À NOTER : Cette opération est à réaliser une seule fois par utilisateur.

Une fois la clé créée, la fenêtre se ferme et vous pouvez poursuivre l’envoi du document pour signature.

Envoyer un document pour signature

Depuis la page d'édition d'une pièce commerciale

1. Renseigner les coordonnées du client

Une fenêtre vous invite à sélectionner l’email et le numéro de téléphone du client.

Ces deux informations sont obligatoires, car elles permettent de valider de manière formelle l’identité et d’assurer la sécurité du parcours de signature.

2. Envoi de la demande

Une fois les coordonnées renseignées, cliquer sur « Envoyer la demande de signature » pour valider l’envoi.

Le document sera transmis à votre client via Oodrive Sign, qui se charge de l’authentification et du processus de signature électronique du document.

3. Authentification et confirmation côté client

Votre client reçoit un email type l’informant d’une demande de signature en cours.

En cliquant sur le bouton « Lire et signer le document », le client est redirigé vers la plateforme de signature, où il peut prendre connaissance du document et le signer.

En cliquant sur « Signer« , un code de vérification est envoyé à votre client par SMS afin de confirmer l’authentification et valider la signature.

Une fois la signature électronique validée, un mail de confirmation est envoyé au client avec un lien vers le document comportant un sceau d’authentification.

Depuis la page d'édition d'une pièce commerciale

Si vous avez activé la signature électronique pour les documents du Porte-document, vous pouvez également envoyer tout fichier PDF en signature directement depuis cet espace.

Rendez-vous dans le Porte-document du client.
Identifiez le document PDF que vous souhaitez faire signer.
Important : sélectionnez la ligne du document dans la liste, sans cliquer sur son nom (ce qui ouvrirait simplement le fichier).
Une fois la ligne sélectionnée, l’action « Signature électronique » apparaît dans le menu d’options.

Vous pouvez alors cliquer sur cette option pour lancer l’envoi du document en signature, selon le même process que pour une pièce commerciale.

Suivi et historique des demandes de signature

Depuis la page d’accueil des widgets

Vous pouvez activer le widget « Signature électronique » depuis votre compte utilisateur, dans la section « Widgets à afficher sur la page d’accueil ». Une fois activé, ce widget affiche en temps réel l’ensemble des signatures électroniques reçues, directement depuis votre page d’accueil.

Depuis votre éditeur de pièce commerciale

Pour toute demande de signature, l’historique est accessible directement depuis le bouton « Signature électronique » sur la pièce concernée, avec un lien vers le PDF associé.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

En activant la signature électronique dans Extrabat, vous simplifiez vraiment votre quotidien :

vos clients signent vos devis, contrats et bons de commande en quelques secondes,
vous récupérez immédiatement un document tracé et sécurisé,
plus d’impression, plus de scan, plus d’allers-retours papier,
tout est automatiquement rangé dans le dossier du client.

Résultat : des validations plus rapides, moins de pertes de temps, et une gestion plus propre au quotidien directement depuis votre outil métier Extrabat.

👉 En savoir plus sur la signature électronique dans Extrabat

FAQ

Comment voir et gérer mes clés d’authentification (User API) ?

Il est possible, pour les utilisateurs disposant des droits nécessaires, d’accéder aux clés directement dans : Paramètres Utilisateurs → « Clés d’authentification – User API Keys ». Vous pouvez ajouter et gérer vos clés, ce qui peut être utile pour organiser les API Keys ou intervenir dans le cadre de besoins spécifiques.

Consulter vos signatures électroniques avec Oodrive Sign

Extrabat s’appuie sur Oodrive, notre partenaire de confiance, pour la gestion sécurisée des signatures électroniques.
En complément d’Extrabat, ou en cas d’indisponibilité du service, vous pouvez accéder à vos documents signés directement depuis l’espace Oodrive.

Accéder à vos signatures

Rendez-vous sur le portail Oodrive : https://sign.oodrive.com/
Saisissez l’adresse e-mail utilisée dans Extrabat
Cliquez sur “Mot de passe oublié” pour réinitialiser votre mot de passe et recevoir un lien d’accès

Une fois connecté, cliquez sur l’élément « Documents » dans le menu en haut
Une fois dans « Document », allez dans le menu à gauche, section « Statut du document » et cliquez sur « Archivés »
Vous pouvez visualiser les documents signés finalisés

Télécharger un dossier de preuve

Pour chaque document signé, Oodrive vous permet également de télécharger un dossier de preuve.

Il faut pour cela, vous devez :

Cliquer sur les « … » verticaux du tableau d’un document
depuis le menu déroulant, cliquer sur « Télécharger les preuves »

Le fichier téléchargé contiendra :

la validation légale de la signature,
l’horodatage,
l’identité du signataire,
les éléments de traçabilité.

Ce fichier peut être utilisé comme justificatif en cas de litige ou conservé dans vos archives internes.

Avantages de l’accès Oodrive

Continuer à consulter vos signatures même si l’affichage dans Extrabat est temporairement indisponible
Télécharger vos dossiers de preuve à tout moment pour sécuriser vos contrats
Centraliser et tracer vos documents signés dans un environnement conforme aux normes en vigueur.

En résumé

Les signatures électroniques sont accessibles sur sign.oodrive.com
Utilisez l’option “Mot de passe oublié” avec votre adresse e-mail Extrabat pour activer votre accès
Les signatures finalisées se trouvent dans le menu Documents, filtre Archivé.
Les dossiers de preuve restent disponibles pour chaque document signé.

Comment joindre une pièce commerciale à un SAV ?

Découvrez comment joindre une pièce commerciale à un Service Après-Vente (SAV) dans Extrabat, assurant ainsi une traçabilité et une organisation optimales pour vos interventions.

⬇️ Suivez les étapes pour joindre une pièce commerciale à un SAV

Commencez par sélectionner le client concerné
Dirigez-vous vers l’ouvrage associé au SAV
Accédez à la section « SAV » et cliquez sur le SAV souhaité
Procédez à la création d’un devis pour le SAV
Une fois le devis complété, validez-le

🔎 Note : le devis est désormais visible et lié directement dans la section SAV.

Avec Extrabat, assurez-vous d’une gestion optimale de vos interventions SAV, renforçant la satisfaction de vos clients et la traçabilité de vos actions.

Demandez une formation Extrabat

Maintenant que vous savez comment joindre une pièce commerciale à un SAV avec Extrabat, sachez que ce n’est qu’une des nombreuses fonctionnalités du logiciel pour optimiser votre gestion d’entreprise.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation efficace et professionnelle.

Comment paramétrer l’interface de caisse ?

Apprenez à paramétrer l’interface de caisse d’Extrabat Piscine, afin de gérer vos transactions de manière fluide.

⬇️ Suivez les étapes du paramétrage de l’interface de caisse :

🔍 Cliquez sur le + du menu – Accédez au module « Paramètres »
Sélectionnez la section « Gest. Com. »
Choisissez « Interface de caisse »
Configurez votre interface selon vos besoins : journal de vente, modèle d’impression, modes de règlement (carte bleue, chèque, espèces)
✅ Cliquez sur « Valider » pour sauvegarder vos paramètres

Optimisez votre gestion des transactions avec Extrabat Piscine grâce à une interface de caisse adaptée à vos besoins !

Demandez une formation Extrabat Piscine

Maintenant que vous savez comment paramétrer votre interface de caisse, vous pouvez découvrir de nouvelles fonctionnalités dans notre logiciel en suivant des formations.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat Piscine pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise dédiée aux piscinistes. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation optimale.

Comment rentrer un règlement rapidement sur une facture ?

Comment faire des étiquettes pour mes articles ?

Imprimer vos étiquettes

Cliquez sur le ➕ puis sur la bulle « Exports »
Rendez-vous dans la section « Gestion commerciale », cliquez sur « Exporter des étiquettes d’articles »
Cliquez sur « Utiliser un format existant » ou « Définir un format »
Choisissez ou définissez celui qui convient à vos étiquettes
Remplissez les champs souhaités (famille, fournisseurs, nombre d’étiquettes…)
Cliquez sur OUI à Encodé en UTF8
Validez
Imprimez

Aucun format vous convient ?

Vous pouvez utiliser Microsoft Office ou LibreOffice en suivant ces liens pour créer le format qui vous convient. Il vous suffit de faire un export d’article pour récupérer les données à afficher sur vos étiquettes puis suivre la procédure.

Comment dupliquer un modèle de document

Vous pouvez dupliquer les modèles d’impression personnalisés du générateur de document.

Pour cela, il vous faut aller sur le puis la bulle « paramètres » => Module modèle de document => générateur modèle de document.

Cliquez sur l’icône « Dupliquer » pour dupliquer votre modèle.

Evolutions plage de dates au niveau des pièces commerciales

Suite à la migration vers une nouvelle infrastructure et en parallèle à notre démarche qualité, nous avons mis en place depuis quelques semaines de nombreux marqueurs afin de comprendre l’origine de ces ralentissements :

De nombreuses pistes d’amélioration sont sorties à ce moment là et comme je vous l’ai précisé lors du dernier webinar, nos équipes vont être tournées sur les prochains mois à de la technique et pas de produit afin de retrouver une application la plus fluide possible.

De nombreux chantiers techniques sont entamés, beaucoup invisibles à vos yeux car cela passe par de l’optimisation des requêtes, de l’allégement du code.

Une évolution sur la liste des pièces est mise en œuvre afin de mesurer son impact sur l’infrastructure. Nous allons limiter le filtre des dates à un mois et vous mettre à disposition les exports en consultation via le point d’interrogation

Pour consulter toutes les pièces pour un client précis il suffira d’aller dans le porte document et de cliquer sur les différents dossiers que vous souhaitez retrouver.

Cela nous permettra de voir l’impact sur de nombreux indicateurs et de pouvoir prendre les décisions les plus optimales.

Merci pour votre compréhension

Un tutorial est disponible ici :

Un raccourci » F3″ afin de consulter rapidement la fiche article sur une pièce commerciale

Lorsque vous êtes sur une pièce commerciale (devis, commande, facture), vous pouvez consulter l’article sur lequel vous êtes en cliquant sur la touche F3 de votre clavier

Vous pouvez aussi en cliquant sur les boutons :

Consulter et voir les commandes fournisseurs en cours
Modifier l’article si besoin
Voir s’il y a des articles de réservé et à qui
Voir l’historique des ventes de cet article,
Voir l’historique de ses réceptions voire des inventaires

ASTUCES TOUCHES FN : Sur un mac, cette touche est pré-définie.

Si vous souhaitez que les touches de la rangée supérieure de votre clavier fassent office de touches de fonction standard, sans qu’il y ait besoin de recourir à la touche Fn, procédez comme suit :

Sélectionnez Préférences Système dans le menu Pomme.
Cliquez sur Clavier.
Cliquez sur l’onglet Clavier si celui-ci n’est pas sélectionné.
Sélectionnez « Utiliser les touches F1, F2 et ainsi de suite, comme des touches de fonction standard ».

Une fois cette option activée, les touches de la rangée supérieure du clavier se comportent comme des touches de fonction standard (F1 à F12). Pour activer la fonctionnalité représentée par une icône, maintenez la touche Fn enfoncée en même temps que vous appuyez sur la touche correspondante.

Créer un modèle de document sur mesure (devis, facture, etc..)

L’objectif est de pouvoir créer des documents (devis, commandes, factures) en conformité avec la loi et personnalisable avec du contenu afin de mettre en valeur votre entreprise.

Le module « Module Modèle de document/Générateur modèle de document » que vous pouvez trouver via :
puis bulle Paramètres.

Vous permet d’avoir la main sur un certain nombre de paramètres, afin de pouvoir mettre en place vos propres modèles d’impressions.

Vous pouvez donc, via ce module, vous créer (ou modifier) des modèles personnalisés se rapprochant de ce que vous souhaitez obtenir comme résultat (ajout de document, modification de texte, mentions légales…).

Les nouveaux modèles créés à partir de cette interface se retrouvent dans la liste des modèles d’impressions sur la page d’édition de vos pièces commerciales.

A noter que ce module permet de répondre aux principales demandes et comporte les éléments nécessaires afin d’être en conformité avec la législation.

Si ce module n’est pas activé sur votre dossier, vous pouvez en faire la demande via l’assistance Extrabat (cela est gratuit).

Liste des fonctionnalités du générateur de documents :

Création illimitée de modèles,
Plus de 26 colonnes à disposition,
Calcul automatique des acomptes,
Calcul automatique de la date de validité,
Champ signature,
Tableau récapitulatif de situation avec toutes les factures,
Possibilité d’associer des PDF (présentation d’entreprise, attestation de tva simplifiée, garantie décennale, etc..) avant et/ou après le chiffrage

Avoir en temps réel sur un article toutes ses affectations (Réassort, Réservé, A commander)

Dans le moteur de recherche, vous tapez*et le nom de votre article

Une fois que vous êtes sur l’article, vous cliquez sur le bouton » Affectation du stock »

Vous atterrissez sur un tableau récapitulatif des affectations de cet article (Réassort, réservé, A commander) avec la date et les totaux

PS : A connaître aussi le raccourci F3 lorsqu’on est sur un article dans un devis, facture par exemple

Comment créer une facture Proforma ?

Via le générateur de documents (Paramètres / Module Modèle de document), vous pouvez créer un modèle de document que vous nommez Proforma ou Pro Forma

Dans le choix « Choix d’intitulé des pièces commerciales », vous remplacez Devis par Facture Pro Forma

Et vous validez.

Cela rajoute un modèle d’impression que vous sélectionnez lors de l’impression de votre devis

PS : Plus de précisions techniques sur le proforma

Le terme proforma est le plus souvent utilisé pour facture proforma. Ce type de facture représente une proposition d’offre avec des quantités et prix prédéfinis et des conditions de vente qui, au cas où le destinataire n’est pas d’accord, pourront être modifiées ou tout simplement refusées. Si cette proposition convient au client (destinataire), il pourra la confirmer en envoyant à son vendeur un bon de commande. Une facture proforma n’a pas la valeur comptable d’une facture et ne constitue à cet égard pas une pièce à inclure dans la comptabilité.