Comment cela se passe t-il lors de la mise à jour d’un catalogue fournisseur

  • Vous devez vous activer le widget Mise à jour des prix Catalogue Fournisseurs à partir de votre compte utilisateur (Paramètres / Utilisateurs),

  • Vous le retrouvez sur votre page d’accueil

  • Vous cliquez sur Voir le détail,

  • Vous mettez en adéquation le nom du catalogue fournisseur avec le votre qui a été créé dans Extrabat (dans notre exemple le catalogue Fluidra est en phase avec Astral qui est l’ancien nom)

Puis vous avez plusieurs actions à votre disposition à savoir :

  • Forcer le nouveau prix d’achat et le nouveau prix de vente (calculé via votre coefficient de prix de vente),
  • Forcer le prix d’achat sans changer le prix de vente ( ce qui va baisser votre coefficient),
  • Mettre à jour en masse ou ligne à ligne,

PS : ne jamais changer le code article du fournisseur car c’est avec celui-ci que nous vous indiquons le changement de tarif de votre fournisseur

 

La signature électronique

1 – Vous devez souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre chargé de clientèle et une fois vos codes d’accès reçu, renseigner  dans Paramètres / Configuration de la signature électronique  votre identifiant ainsi que votre clé d’authentification.

Ce paramétrage pourra aussi vous laisser le choix d’activer la signature électronique sur les pièces commerciales que vous désirez (devis, commande, bon de livraison, facture) ainsi que les pièces en PDF stockés dans le porte doc.

2 – Lorsque vous êtes sur un devis par exemple, sous le montant TTC, vous avez le bouton « Signature électronique «.

Vous saisissez le mail ainsi que le numéro de portable de la personne qui validera définitivement le devis. Le fait de demander son numéro de portable permet d’identifier de manière formelle la personne qui valide.

3 – Votre client reçoit un email et il clique sur le bouton « Télécharger le document », il vérifie et valide le devis en demandant son code SMS

Une fois qu’il reçoit son code Sms, il le rentre et cela validera définitivement le devis. Le devis est signé électroniquement avec un sceau d’authentification.

4 – Dans le devis, sous le bouton Signature électronique, vous retrouvez un historique de ou des signatures avec le pdf joint.

 

5 – Vous le retrouvez aussi dans le porte doc du client sous le dossier « Signature électronique »

Dans votre compte utilisateurs, dans la catégorie « Widget à afficher sur la page d’accueil », vous pouvez activer le widget Signature électronique sur votre page d’accueil qui vous informera en temps réel de toutes les signatures électroniques reçues ce jour.

Comment associer un commercial à une commande client pour le calcul de sa commission

Afin d’avoir le chiffres d’affaires par vendeur, il est important d’affecter lors d’une commande client le ou les commerciaux qui seront commissionnés sur cette commande

Pour ce faire, il est important :

  • Lors de la validation de la commande, d’affecter le commercial  afin de calculer sa rémunération (cliquer sur Date prévi)

Par la suite, dans Statistiques et CA par vendeur, vous retrouverez le calcul de la commission du vendeur avec les factures qui s’y rapportent

 

 

Ma pièce commerciale est illisible à l’impression sous Firefox

L’affichage est bon mais à l’impression, j’ai un document illisible avec des caractères incohérents.

C’est un souci concernant Firefox.

La manipulation suivante semble corrige le problème :

Sur Firefox, aller sur les 3 barres en haut à droite, cliquer sur options et rechercher « Polices ».

Ensuite cliquer sur le bouton « Avancé… » et enfin décocher la case « Autoriser les pages web à utiliser leurs propres polices… ».

Cliquez sur le bouton OK et essayez d’imprimer une pièce.

Si l’impression se passe correctement, fermer la pièce et recommencer l’opération pour réactiver la case à cocher « Autoriser les pages web… ». Puis relancer l’impression d’une autre pièce.

PS :il y a aussi une autre méthode si besoin.

Aller sur les 3 barres en haut à droite, cliquer sur options / Général / Applications et définissez le comportement de Firefox avec les fichiers que vous téléchargez…..

et vous modifiez l’affichage des documents PDF par l’aperçu dans Acrobat Reader

Mettre un article en option

Sur une pièce commerciale (devis, commande, facture, etc..) :

Vous cochez la case à cocher de l’article à mettre en option voire plusieurs articles,

Pour la sélection, vous sélectionnez Créer une option,

PS : l’article en option n’est pas repris dans le calcul total du devis ou de la commande mais l’article et sa valeur seront présents.

Vous pouvez aussi si besoin Cliquer/Déplacer des lignes d’articles dedans

Utiliser le Copier / Coller

Sur une pièce commerciale (devis, commande, facture, etc..) :

  1. Vous cochez la case à cocher de l’article à copier voire plusieurs articles,
  2. Pour la sélection, vous sélectionnez Copier,
  3. Puis vous ajoutez un article, vous cochez la case à cocher  et pour la sélection, vous choisissez Coller

PS : vous pouvez copier des articles voire des nomenclatures d’un devis et coller dans un autre devis voire dans une commande fournisseur

Je veux rembourser un client en espèces par l’interface de caisse

Si un client vous ramène un article, vous sélectionnez :

  • le nom du client,
  • vous sélectionnez l’article et la quantité,
  • vous cliquez sur Avoir (par défaut le logiciel le réintègre en stock),
  • vous cliquez sur l’icône Remboursement (par défaut espèces),

  •  vous validez le remboursement en espèces (ce qui occasionnera un mouvement de caisse négatif dans le livre électronique de caisse)

Créer un article texte sans prix ni quantité

Si vous désirez créer des titres ou des sous titres, il vous suffit de créer des articles type txt.

Il vous suffit d’ajouter un article et d’écrire txt_ puis le code que vous désirez afin de créer un paragraphe, un chapitre ou un titre

Lors de l’impression du devis ou facture, la colonne quantité, unité ou total ne seront pas reprises

Je veux voir mon déboursé à partir d’un devis

En premier lieu, vous devez savoir ce que vous voulez mesurer.

– Par exemple, si vous voulez mesurer sur un devis la répartition  entre la main d’œuvre, la sous traitance et la fourniture, il vous faut créer des types d’articles (Paramètres et Type d’articles) comme Main d’œuvre, Sous traitance, etc..

– Puis mettre à jour votre base articles en leur affectant le bon type d’articles (Paramètres et Mise à jour des articles),

– Une fois que vous avez fait votre devis et Valider, vous cliquez en haut sur la barre des pictos sur  Camembert (à droite du picto Trèfle) afin de visualiser votre déboursé.

Vous constaterez que sur la ligne Main d’œuvre, il a associé les deux lignes main d’œuvre (25+10 soit 35).

Si besoin, vous cliquez sur l’imprimante en haut à droite afin de l’imprimer

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte à envoyer…..

exemple:
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1 = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,
3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

 

Imprimer des étiquettes articles suite à un Bon de réception

1) A partir d’un bon de réception, cliquer sur le bouton  Excel (en haut, à droite du champ date)

Enregistrer la fichier Excel et fermer le fichier (il servira de base de données pour le publipostage sur Word)

2) Ouvrir Word

Choisir le format d’étiquette correspondant à votre planche d’étiquette

Choisir les informations à imprimer sur les étiquettes

3) Il faut ensuite charger le fichier Excel enregistré précédemment puis choisir les colonnes à afficher.

Et voilà le résultat

Le fichier Word peut être enregistré pour ne pas avoir à refaire la manipulation à chaque fois.

PS : S’il y a 2 en quantités pour un article, le fichier excel vous proposera d’imprimer deux étiquettes

4d38f3385d52dfb8e187c3600593a175...