Je veux mettre en place le paiement électronique

C’est une option à demander à activer à l’assistance et qui a un coût de 5€ HT par mois. Cela sera rajouté à votre maintenance habituelle.

Nous utilisons la plateforme Paypal car elle est internationalement connue et la création d’un compte Paypal est gratuite (à votre charge les frais bancaires résultant d’un paiement client).

  1. Vous ouvrez un compte Paypal en cliquant ici
  2. Une fois votre compte crée, vous entre votre identifiant Paypal dans Extrabat (la procédure c’est par là)
  3. Vous trouverez à ce moment là un bouton Paypal en bas de chaque pièce commerciale
  4. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenêtre de demande de paiement s’affiche (par défaut, on demande le montant total du devis ou de la commande)
  5. Votre client reçoit un mail comme ceci et il clique sur le lien « Effectuer le règlement de … » afin de payer
  6.  
  7. Si votre client a un compte Paypal, il rentre son identifiant et son mot de passe sinon il rentre ses coordonnées bancaires de carte bleue

PS : N’oubliez pas de créer un mode de règlement Paypal dans Paramètres et Modes de règlement afin de les associer

De la facturation de la commande jusqu’à la gestion de la préparation du kit (sortie du stock)

Cet article gère la procédure entre deux services qui doivent fonctionner ensemble à savoir :

  • L’administration des ventes qui va facturer sans faire de sortie de stock et
  • le dépôt qui va gérer la livraison avec la sortie de stock sans affecter la commande initiale

Pour l’administration des ventes, cocher à « non » concernant la  sous commande

1. Planifier un rendez-vous à partir du planning en cliquant sur  Livraison (ou autre)

2. Affecter le rendez-vous à la personne qui va faire la préparation

 

3. Pour la gestion du dépôt, cliquez sur le bon de travaux (bien vérifier la référence de la commande et de l’affaire)

 

4. Sélectionnez les articles de votre livraison ainsi que leurs quantités

 

5. Le bon de livraison est crée et n’affecte pas la commande initiale

 

PS : vous pouvez de manière exceptionnelle sortir des articles qui n’étaient pas prévus dans la commande en cliquant sur le bouton + Ajouter un article

Rechercher un article

Vous tapez dans le moteur de recherche par exemple *radiat

Et vous trouvez tous les articles dont le mot radiat est présent comme par exemple accessoires fixation radiateur

Si je désire ne trouver que les articles qui commencent par radiat, il faut que je clique sur mes préférences utilisateurs afin de sélectionner le filtre « commence par le terme recherché «

Une fois ce réglage effectué, vous constaterez le résultat ci-après

 

Bon de travaux

A partir du moment où vous avez calé une tâche planning à un intervenant, il peut en fin de journée saisir son bon de travaux (de son consommé réel)

Une fois cliqué sur le bon de travaux, il se retrouve sur un écran qui lui rappelle ce qui a déjà été consommé à travers des jauges de couleurs différentes (orange, vert et rouge)

Il clique sur les articles qu’il a consommé dans la journée et il peut rajouter des articles si besoin (qui n’était pas prévu dans la commande)

La jauge rouge informe l’intervenant qu’il a dépassé ce qui était prévu dans la commande client

Une fois validé, cela crée un BL à 0 qui effectue la sortie de stock.

PS : Important, dans la gestion des sous commandes côté facturation, il faut bien cliquer sur le bouton Non afin de ne pas faire la sortie des stocks (une deuxième fois)

Créer un Bon de livraison sans prix

Vous pouvez créer via le Module Modèle de document (dans Paramètres/ Module modèle de document) des pièces commerciales sans prix.

Pour se faire, il vous faut activer le fait de  » Ne pas afficher le tableau des Totaux sur la pièce commerciale (permet de faire un modèle sans prix par ex.) »

Cela par exemple de réaliser un BL sans prix ou tout autre pièce commerciale

Comment cela se passe t-il lors de la mise à jour d’un catalogue fournisseur

  • Vous devez vous activer le widget Mise à jour des prix Catalogue Fournisseurs à partir de votre compte utilisateur (Paramètres / Utilisateurs),

  • Vous le retrouvez sur votre page d’accueil

  • Vous cliquez sur Voir le détail,

  • Vous mettez en adéquation le nom du catalogue fournisseur avec le votre qui a été créé dans Extrabat (dans notre exemple le catalogue Fluidra est en phase avec Astral qui est l’ancien nom)

Puis vous avez plusieurs actions à votre disposition à savoir :

  • Forcer le nouveau prix d’achat et le nouveau prix de vente (calculé via votre coefficient de prix de vente),
  • Forcer le prix d’achat sans changer le prix de vente ( ce qui va baisser votre coefficient),
  • Mettre à jour en masse ou ligne à ligne,

PS : ne jamais changer le code article du fournisseur car c’est avec celui-ci que nous vous indiquons le changement de tarif de votre fournisseur

 

La signature électronique

1 – Vous devez souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre chargé de clientèle et une fois vos codes d’accès reçu, renseigner  dans Paramètres / Configuration de la signature électronique  votre identifiant ainsi que votre clé d’authentification.

Ce paramétrage pourra aussi vous laisser le choix d’activer la signature électronique sur les pièces commerciales que vous désirez (devis, commande, bon de livraison, facture) ainsi que les pièces en PDF stockés dans le porte doc.

2 – Lorsque vous êtes sur un devis par exemple, sous le montant TTC, vous avez le bouton « Signature électronique «.

Vous saisissez le mail ainsi que le numéro de portable de la personne qui validera définitivement le devis. Le fait de demander son numéro de portable permet d’identifier de manière formelle la personne qui valide.

3 – Votre client reçoit un email et il clique sur le bouton « Télécharger le document », il vérifie et valide le devis en demandant son code SMS

Une fois qu’il reçoit son code Sms, il le rentre et cela validera définitivement le devis. Le devis est signé électroniquement avec un sceau d’authentification.

4 – Dans le devis, sous le bouton Signature électronique, vous retrouvez un historique de ou des signatures avec le pdf joint.

 

5 – Vous le retrouvez aussi dans le porte doc du client sous le dossier « Signature électronique »

Dans votre compte utilisateurs, dans la catégorie « Widget à afficher sur la page d’accueil », vous pouvez activer le widget Signature électronique sur votre page d’accueil qui vous informera en temps réel de toutes les signatures électroniques reçues ce jour.

Comment associer un commercial à une commande client pour le calcul de sa commission

Afin d’avoir le chiffres d’affaires par vendeur, il est important d’affecter lors d’une commande client le ou les commerciaux qui seront commissionnés sur cette commande

Pour ce faire, il est important :

  • Lors de la validation de la commande ou d’une facture d’affecter le commercial  afin de calculer sa rémunération (cliquer sur Date prévi)

Par la suite, dans Statistiques et CA par vendeur, vous retrouverez le calcul de la commission du vendeur avec les factures qui s’y rapportent

PS : ce n’est pas le suivi par de la fiche contact qui a autorité car le commercial peut être en vacances ou être parti de l’entreprise et vous pouvez aussi affecter plusieurs commerciaux sur la commande ou la facture

 

Ma pièce commerciale est illisible à l’impression sous Firefox

L’affichage est bon mais à l’impression, j’ai un document illisible avec des caractères incohérents.

C’est un souci concernant Firefox.

La manipulation suivante semble corrige le problème :

Sur Firefox, aller sur les 3 barres en haut à droite, cliquer sur options et rechercher « Polices ».

Ensuite cliquer sur le bouton « Avancé… » et enfin décocher la case « Autoriser les pages web à utiliser leurs propres polices… ».

Cliquez sur le bouton OK et essayez d’imprimer une pièce.

Si l’impression se passe correctement, fermer la pièce et recommencer l’opération pour réactiver la case à cocher « Autoriser les pages web… ». Puis relancer l’impression d’une autre pièce.

PS :il y a aussi une autre méthode si besoin.

Aller sur les 3 barres en haut à droite, cliquer sur options / Général / Applications et définissez le comportement de Firefox avec les fichiers que vous téléchargez…..

et vous modifiez l’affichage des documents PDF par l’aperçu dans Acrobat Reader

Mettre un article en option

Sur une pièce commerciale (devis, commande, facture, etc..) :

Vous cochez la case à cocher de l’article à mettre en option voire plusieurs articles,

Pour la sélection, vous sélectionnez Créer une option,

PS : l’article en option n’est pas repris dans le calcul total du devis ou de la commande mais l’article et sa valeur seront présents.

Vous pouvez aussi si besoin Cliquer/Déplacer des lignes d’articles à l’intérieur de l’option afin d’en rajouter ou en enlever

PS : Bien expliquer à votre client (car il y a des personnes qui vous expliquent qu’ils n’avaient pas compris cela) que le ou les articles en option ne sont pas compris dans l’offre du devis et donc son total 🙂

Utiliser le Copier / Coller

Sur une pièce commerciale (devis, commande, facture, etc..) :

  1. Vous cochez la case à cocher de l’article à copier voire plusieurs articles,
  2. Pour la sélection, vous sélectionnez Copier,
  3. Puis vous ajoutez un article, vous cochez la case à cocher  et pour la sélection, vous choisissez Coller

PS : vous pouvez copier des articles voire des nomenclatures d’un devis et coller dans un autre devis voire dans une commande fournisseur

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