Je veux voir mon déboursé à partir d’un devis

En premier lieu, vous devez savoir ce que vous voulez mesurer.

– Par exemple, si vous voulez mesurer sur un devis la répartition  entre la main d’œuvre, la sous traitance et la fourniture, il vous faut créer des types d’articles (Paramètres et Type d’articles) comme Main d’œuvre, Sous traitance, etc..

– Puis mettre à jour votre base articles en leur affectant le bon type d’articles (Paramètres et Mise à jour des articles),

– Une fois que vous avez fait votre devis et Valider, vous cliquez en haut sur la barre des pictos sur  Camembert (à droite du picto Trèfle) afin de visualiser votre déboursé.

Vous constaterez que sur la ligne Main d’œuvre, il a associé les deux lignes main d’œuvre (25+10 soit 35).

Si besoin, vous cliquez sur l’imprimante en haut à droite afin de l’imprimer

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte à envoyer…..

exemple:
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1 = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,
3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

 

Imprimer des étiquettes articles suite à un Bon de réception

1) A partir d’un bon de réception, cliquer sur le bouton  Excel (en haut, à droite du champ date)

Enregistrer la fichier Excel et fermer le fichier (il servira de base de données pour le publipostage sur Word)

2) Ouvrir Word

Choisir le format d’étiquette correspondant à votre planche d’étiquette

Choisir les informations à imprimer sur les étiquettes

3) Il faut ensuite charger le fichier Excel enregistré précédemment puis choisir les colonnes à afficher.

Et voilà le résultat

Le fichier Word peut être enregistré pour ne pas avoir à refaire la manipulation à chaque fois.

PS : S’il y a 2 en quantités pour un article, le fichier excel vous proposera d’imprimer deux étiquettes

Passer une commande fournisseur

Vous cliquez sur la bulle € et sur Nouvelle commande fournisseur

Vous sélectionnez :

  1. Votre fournisseur,
  2. Vos articles que vous désirez commander ainsi qu’un commentaire si besoin,
  3. Vous pouvez mettre à jour votre prix d’achat si vous changez celui-ci (une fenêtre s’ouvre vous demandant si vous désirez le mettre à jour)
  4. Votre adresse de livraison
  5. Vous pouvez masquer vos prix d’achats si besoin en cochant la case  » Masquer le détail des prix »

Astuces : Si lors de la création de votre fournisseur, vous avez saisi l’information du Franco de port (par exemple Franco à 350 HT), celle-ci sera reprise dans votre commande fournisseur afin de vous aider à avoir du franco de port.

 

Un raccourci  » F3″ afin de consulter rapidement la fiche article

Lorsque vous êtes sur une pièce commerciale (devis, commande, facture), vous pouvez consulter l’article sur lequel vous êtes en cliquant sur la touche F3 de votre clavier

PS : Sur un mac, cette touche est pré-définie.

Si vous souhaitez que les touches de la rangée supérieure de votre clavier fassent office de touches de fonction standard, sans qu’il y ait besoin de recourir à la touche Fn, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Préférences Système dans le menu Pomme.
  2. Cliquez sur Clavier.
  3. Cliquez sur l’onglet Clavier si celui-ci n’est pas sélectionné.
  4. Sélectionnez « Utiliser les touches F1, F2 et ainsi de suite, comme des touches de fonction standard ».

Une fois cette option activée, les touches de la rangée supérieure du clavier se comportent comme des touches de fonction standard (F1 à F12). Pour activer la fonctionnalité représentée par une icône, maintenez la touche Fn enfoncée en même temps que vous appuyez sur la touche correspondante.

 

Nouvelle fonctionnalité – Les produits précurseurs d’explosifs

Dans le paramétrage des articles, vous pouvez maintenant notifier que cet article est un produit « Précurseur d’explosif »
Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton « Précurseur d’explosif »

Lorsque vous réaliserez une facture par le mode normal ou par l’interface de caisse, un pictogramme explosif apparaîtra afin de vous signifier que vous vendez un produit dangereux

et vous rappelle de faire signer le registre de police.

Dans le module Export (si vous avez les droits), vous pouvez exporter tous les clients qui ont acheté des produits précurseurs d’explosifs, ce qui vous permettra de faire une correspondance avec le livre de police.

PS : Pour rappel, vous devez avoir un livre de police (fourni par les fournisseurs produits de précurseurs d’explosifs) signé par le centre de police le plus proche de votre magasin.

Je veux créer un article directement à partir d’un devis

Dans votre pièce commerciale, dans la colonne « Article » tapez la référence de votre article. S’il n’existe pas, une fenêtre s’ouvre et vous propose soit d’ajouter un article, soit de rechercher dans les catalogues.

Cliquez sur « Ajouter un article » .

Remplissez les champs demandés (fournisseur, famille, compte vente, tva, tenue en stock..) et cliquez sur « Ajouter l’article ».

Vous avez ainsi créer et ajouter un article dans votre base d’articles. Vous vous créez ainsi une base articles au fil de l’eau.

PS : Étant donné que beaucoup de personnes peuvent créer un article (selon vos droits utilisateurs) et que la notion de plan comptable peut être très relative, nous vous recommandons de créer une famille qui se nommerait  » Article à classer ».

Avant un export comptable, la personne chargée de cette tâche pourrait les reclasser dans les bons comptes afin d’avoir des statistiques les plus justes possible.

 

 

Je ne peux pas modifier un mode de règlement

Suite à l’article 88, le logiciel Extrabat a été mis à jour au 01 Janvier 2018. Cela concerne entre autres la sécurisation des données, ainsi que son inaltérabilité.

Cela signifie que nous archivons numériquement tous vos enregistrements (et vos erreurs) sans possibilité de modification ou de suppression.

C’est pour cela que les boutons Modifier et Supprimer ont disparu et ont été remplacés par le bouton Contrepasser.

 

Si vous vous trompez dans le montant ou le mode, il vous suffit de cliquer sur le bouton Contrepasser et la solution enregistre un règlement négatif et réalise le lettrage automatiquement.

Vous pouvez alors enregistrer le nouveau et bon règlement.

PS : Attention aux bordereaux de remise de chèque ou carte bleue car la solution enregistre deux règlements.

Vous avez un bouton au bout de la ligne qui vous permet de ne pas mettre ce règlement en remise de chèque ou carte bleue

 

Je n’arrive pas à imprimer sous Firefox suite mise à jour de Firefox

Suite à la mise à jour récente du navigateur Firefox, le Plugin d’impression JS Print n’est plus compatible.
Voila pourquoi vous ne pouvez plus imprimer comme avant.

Nous sommes en train de mettre en place une alternative.

En attendant, afin de pouvoir effectuer vos impressions, voici la démarche à suivre :

1° Sur la pièce commerciale, quand vous voulez imprimer, une fenêtre de message d’erreur s’ouvre : cliquez sur « Ne pas installer. »

2° Ouvrir le menu de Firefox

3° Cliquez sur « Imprimer » puis « Mise en page. »

4° Dans « Marges, entêtes et pieds de page, » mettez tout à « vide. »

Puis dans « Formats et options, » cochez « adapter la taille de la page » et « imprimer fond de page. »

5° Quand vous avez fait cette manipulation (à ne faire qu’à la première impression), cliquez sur Ctrl + P afin de lancer le module d’impression.


Si extrabat vous fait télécharger le PDF au lieu de l’afficher il faut aller dans

Puis préférences => choisir « Portable Document Format » et sélectionner « Aperçu dans Firefox, » et valider.

Historique des ventes dans la Gestion commerciale

Afin de gagner en rapidité et en visibilité, un nouveau menu a été rajouté dans la gestion commerciale à savoir « Historique des ventes ».

Cela vous permet instantanément d’avoir une liste de tous les articles vendus à un client avec les prix et les remises.

Par defaut, le système remonte sur un an mais vous pouvez élargir les zones de dates et exporter sous Excel si besoin.

PS : si vous recherchez un article précis, faîtes CTRL F sur pc ou Pomme F sur mac afin de mettre cet article en surbrillance.

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