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Comment mettre à jour un article par les paramètres ?

Découvrez comment mettre à jour un article directement depuis les paramètres d’Extrabat Piscine pour une gestion précise et efficace de vos articles.

⬇️ Suivez les étapes pour effectuer une mise à jour d’article par les paramètres

  • Cliquez sur le + du menu pour accéder aux options
  • Sélectionnez le module « Paramètres »
  • Accédez à la section « Gest. Com. » puis choisissez « Articles »
  • Utilisez le moteur de recherche pour taper le nom de l’article que vous souhaitez mettre à jour
  • Repérez rapidement le statut de vos articles grâce aux pastilles de couleur : 🟢 pour ACTIF et 🔴 pour INACTIF
  • Apportez les modifications nécessaires à votre article (caractéristiques, caractéristiques complémentaires, nomenclature, stock, fournisseurs, informations financières, etc.)
  • ✅ Validez vos modifications.

⚠️ Important : Si un article change ou n’existe plus, ne le modifiez pas. Créez plutôt un nouvel article et mettez l’ancien en statut inactif.

Optimisez la gestion de vos articles avec Extrabat Piscine en suivant ces recommandations pour une mise à jour efficace !

Demandez une formation Extrabat Piscine

Maintenant que vous savez comment effectuer une mise à jour d’article depuis les paramètres multiple, vous pouvez étendre votre expertise du logiciel en suivant des formations.

Formez votre équipe au logiciel Extrabat Piscine pour tirer le meilleur parti de notre solution de gestion d’entreprise dédiée aux piscinistes. Nos formations certifiées Qualiopi vous permettront de maîtriser tous les aspects du logiciel, garantissant une utilisation optimale.

Comment mettre à jour un article à partir d’une pièce commerciale ?

Découvrez comment mettre à jour un article directement depuis une pièce commerciale dans Extrabat Piscine.

⬇️ Suivez les étapes pour mettre à jour un article à partir d’une pièce commerciale

  • 🔍 Cliquez sur la désignation ou directement sur l’article
  • Utilisez la touche F3 (ou Fn F3) pour accéder rapidement à la fiche article
  • Une fois dans la fiche, apportez les modifications souhaitées : ajustez les caractéristiques, la nomenclature, le stock, les fournisseurs, les informations financières et autres détails pertinents
  • ✅ Validez vos modifications
  • Retournez sur le premier onglet de votre pièce commerciale
  • Cliquez en dehors du cadre pour désélectionner l’article, vous verrez ainsi les mises à jour effectuées
  • ⌨️ Pour visualiser les modifications, tapez de nouveau le code ou le libellé de l’article

Optimisez la gestion de vos articles avec Extrabat Piscine en assurant une mise à jour précise et rapide !

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Maintenant que vous savez comment modifier un article depuis une pièce commerciale, vous pouvez apprendre à maîtriser d’autres fonctionnalités dans le logiciel en suivant des formations.

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Comment faire des étiquettes pour mes articles ?

Imprimer vos étiquettes

  1. Cliquez sur le ➕ puis sur la bulle « Exports »
  2. Rendez-vous dans la section « Gestion commerciale », cliquez sur « Exporter des étiquettes d’articles »
  3. Cliquez sur « Utiliser un format existant » ou « Définir un format »
  4. Choisissez ou définissez celui qui convient à vos étiquettes
  5. Remplissez les champs souhaités (famille, fournisseurs, nombre d’étiquettes…)
  6. Cliquez sur OUI à Encodé en UTF8
  7. Validez
  8. Imprimez

Aucun format vous convient ?

Vous pouvez utiliser Microsoft Office ou LibreOffice en suivant ces liens pour créer le format qui vous convient. Il vous suffit de faire un export d’article pour récupérer les données à afficher sur vos étiquettes puis suivre la procédure.

Je veux créer un article directement à partir d’un devis

Dans votre pièce commerciale, dans la colonne « Article » tapez la référence de votre article. S’il n’existe pas, une fenêtre s’ouvre et vous propose soit d’ajouter un article, soit de rechercher dans les catalogues.

Cliquez sur « Ajouter un article » .

Remplissez les champs demandés (fournisseur, famille, compte vente, tva, tenue en stock..) et cliquez sur « Ajouter l’article ».

Vous avez ainsi créer et ajouter un article dans votre base d’articles. Vous vous créez ainsi une base articles au fil de l’eau.

PS : Étant donné que beaucoup de personnes peuvent créer un article (selon vos droits utilisateurs) et que la notion de plan comptable peut être très relative, nous vous recommandons de créer une famille qui se nommerait  » Article à classer ».

Avant un export comptable, la personne chargée de cette tâche pourrait les reclasser dans les bons comptes afin d’avoir des statistiques les plus justes possible.

 

 

Comment trouver un article vendu à un client ?

Si votre article fait parti d’un ouvrage :

1° Tapez le nom du client concerné dans le moteur de recherche

2° Cliquez sur son ouvrage dans sa fiche client

3° Cliquez sur Équipements ou Accessoires selon la famille dans laquelle vous avez rangé votre article.

 

Capture articles

 

Si votre article est « hors » ouvrage :

1° Cliquez dans la bulle « Outils » puis « Export »

2° Dans la colonne de droite « Gestion Commerciale » cliquez sur « Détail des achats des clients »

3° Renseignez les informations souhaitées et Validez

Capture detail

Capture details 2

 

Désactiver ou rendre inactif un article

Par défaut, un article ne peut pas être supprimé s’il a déjà été utilisé. On peut juste le désactiver, ce qui le fait disparaître du moteur de recherche et de la liste des articles lorsque vous faîtes un devis, une commande ou une facture.

Pour ce faire, vous pouvez soit :

  1. Dans la liste des articles (Paramètres et Articles), vous cliquez sur la pastille verte pour la mettre en rouge et votre article est désactivé,
  2. Soit par le moteur de recherche, vous détectez un article en doublon, vous cliquez dessus afin d’ouvrir l’article et vous cliquez (en haut à gauche) sur Actif afin de le rendre inactif.

PS : Vous pouvez retrouver les articles inactifs via le moteur de recherche qui se trouve dans la liste des articles ou en cliquant sur le bouton Afficher les articles inactifs

Rechercher article inactif

Les raccourcis indispensables du moteur de recherche

1) Pour rechercher toutes les pièces commerciales (devis, factures, avoir, etc..) d’un client :

**Nom du client

Le code couleur pour la facture (vert pour payé, orange pour partiellement payé et noir pour non payé)

2) Pour rechercher un article et connaître son prix de vente et l’état de son stock

*Code De l’Article (ou libellé)

Filtre plus précis :

Si vous recherchez un article par exemple « pompe de filtration Badu » et une référence Triphasé , vous pouvez taper dans le moteur de recherche *badu+tri (* afin de rechercher seulement dans la base articles et « + » afin que la recherche se porte sur tous les libellés qui ont le terme badu et tri).

Un code couleur (vert ou noir) apparaît. Si la couleur est verte, cela signifie que l’article a été mis à jour depuis moins d’un an.

3) Pour rechercher les dates de construction du chantier d’un client :

//Nom du client

4) Pour rechercher par adresse en saisissant la ville, le code postal voire le nom de la rue

5) Pour rechercher par numéro de série

6) Pour rechercher par code comptable, par responsable technique,

7) Pour rechercher par titre des devis ou factures,

8) Pour rechercher dans votre Espace Serveur,

9) Pour rechercher dans votre tag,

8) Pour rechercher dans vos affaires,

Bref, votre meilleur ami 🙂

Relier une notice et/ou un éclaté à un article dans un dossier client

Au préalable, il faut que les documents soient enregistrées dans votre bibliothèque par exemple dossier Technique sous dossier Robots.

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Une fois votre document enregistré, il faut cliquer sur le Crayon (picto entre l’enveloppe et la croix à droite) afin de relier ce document à votre base article.

Vous pouvez relier plusieurs articles à un même document.

Dès maintenant, lors de la consultation d’un dossier client, les notices, images ou éclatés techniques seront en consultation et préchargement direct.

capture vortex

 

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