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Migration du support vers Zendesk

Votre assistance évolue avec Zendesk dès le 27 janvier 2025 !

Afin de simplifier et d’améliorer votre expérience, l’assistance Extrabat passe sur Zendesk, une nouvelle plateforme performante et intuitive. Ce changement vous permettra d’accéder plus facilement à vos demandes et de bénéficier d’un support encore plus fluide.

Les nouveautés dans votre espace Assistance en ligne

À partir du 27 janvier, l’accès à vos demandes d’assistance sera simplifié grâce à un bouton unique, « Gérer mes demandes », disponible directement depuis la page Assistance en ligne.

Il vous sera également toujours possible de consulter les différentes ressources à votre disposition : le lien vers le prochain Atelier Découverte Extrabat, le guide utilisateur, nos vidéos YouTube et les replays des webinars.

Comment accéder à Zendesk ?

Accès immédiat

Si votre compte Extrabat contient une adresse email unique, vous pourrez accéder directement à Zendesk en cliquant sur « Gérer mes demandes ». Aucun mot de passe ou connexion supplémentaire ne sera nécessaire, grâce à une connexion automatique sécurisée.

Adresse email manquante ou partagée

Pour les comptes sans adresse email ou avec une adresse partagée :

un bandeau d’information apparaîtra pour vous inviter à configurer une adresse email unique dans vos paramètres (Préférences utilisateur > Email Assistance) ;
tant que cette adresse n’est pas renseignée, le bouton « Gérer mes demandes » restera inactif ;
une fois l’adresse configurée, l’accès à Zendesk sera activé.

⚠️ Si plusieurs utilisateurs partagent une même adresse email, seul le premier à la valider pourra l’utiliser. Les autres devront en définir une différente.

L'interface Zendesk

Depuis l’interface Zendesk, il vous sera possible de faire l’un des deux choix suivants pour gérer vos demandes d’assistance :

Créer une demande
Liste de mes demandes

Et mes anciennes demandes ?

Tous vos anciennes demandes seront transférés dans Zendesk. Vous pourrez ainsi retrouver votre historique complet directement depuis la plateforme.

Pourquoi ce changement ?

Nous comprenons qu’un changement d’outil peut parfois soulever des questions, c’est pourquoi nous souhaitons vous expliquer pourquoi cette évolution est mise en place :

Simplifier votre expérience utilisateur : Zendesk est conçu pour vous offrir un accès rapide et direct à vos demandes. Tout est pensé pour que la gestion de vos tickets soit claire et intuitive, sans étapes inutiles.
Gagner en réactivité : grâce à cet outil, nous pourrons traiter vos demandes plus efficacement, avec un suivi encore plus précis de vos besoins. Cela signifie des réponses plus rapides et une meilleure qualité de service.
Préserver vos habitudes : même avec ce nouvel outil, vous retrouverez vos anciens tickets et vous pourrez continuer à suivre toutes vos demandes, sans interruption.
Un support qui évolue avec vous : en adoptant Zendesk, nous investissons dans une solution moderne et évolutive, capable de s’adapter à vos attentes et de répondre à vos besoins, aujourd’hui comme demain.

Ce changement vise ainsi à améliorer durablement votre expérience et à garantir un support toujours à la hauteur de vos attentes.

Mot de passe oublié : que faire ?

Il peut arriver d’oublier son mot de passe pour accéder à votre compte Extrabat. Pas de panique ! Voici les étapes à suivre selon votre profil d’utilisateur.

Oubli de mot de passe

Si vous êtes un utilisateur non administrateur

En tant qu’utilisateur non administrateur, la réinitialisation de votre mot de passe passe par l’intervention d’un administrateur de votre entreprise. Voici les démarches :

Contactez un administrateur de votre compte Extrabat : demandez-lui de réinitialiser votre mot de passe via les paramètres administratifs.
Recevez un nouveau mot de passe : une fois réinitialisé, utilisez le mot de passe temporaire fourni pour vous reconnecter.
Sécurisez votre accès : pensez à changer immédiatement ce mot de passe temporaire pour garantir la sécurité de votre compte.

Si vous êtes un utilisateur administrateur

Contactez le support Extrabat :

Par email : envoyez votre demande à support@extrabat.com.
Par téléphone : appelez le 09 87 87 69 20 pour une assistance rapide.

Vérification d’identité :

Le support vérifiera votre identité afin de garantir la sécurité de votre compte.
Une fois validée, un mot de passe temporaire vous sera transmis.

Connexion sécurisée et changement obligatoire :

Lors de votre première connexion avec le mot de passe temporaire, vous serez invité à le changer immédiatement.
Veillez à choisir un mot de passe robuste pour sécuriser votre compte et votre entreprise.

Conseils de sécurité pour vos mots de passe

Choisissez un mot de passe robuste : combinez des lettres (majuscules et minuscules), des chiffres, et des caractères spéciaux.
Ne partagez jamais votre mot de passe : il doit rester strictement personnel.
Mettez à jour régulièrement vos mots de passe : pour limiter les risques d’intrusion, pensez à le changer périodiquement.
En suivant ces étapes, vous pourrez retrouver rapidement et en toute sécurité l’accès à votre compte Extrabat.

Mots de passe : nouvelle mesure de sécurité

Une nouvelle mesure de sécurité a été mise en place pendant les fêtes de fin d’année, vous invitant à créer un mot de passe sécurisé lors de votre prochaine connexion. Voici comment faire :

Critères pour un mot de passe sécurisé

Le nouveau mot de passe devra comporter au moins 12 caractères, inclure au moins une lettre minuscule et majuscule, un chiffre et un caractère spécial (comme @, #, $, %). Ce sont les bonnes pratiques de mots de passe à respecter pour sécuriser votre compte Extrabat.

Outils pour enregistrer le mot de passe

Nous vous recommandeons de conserver votre mot de passe de manière sécurisée, en utilisant un gestionnaire de mots de passe (exemple : Dashlane, Bitwarden, Keepass, Lastpass, etc.).

Il est aussi possible de l’enregistrer directement sur votre navigateur Internet (exemple : Chrome, Firefox, Edge), mais cette pratique est considérée comme moins sécurisé.

Besoin d'assistance sur votre mot de passe ?

Si vous rencontrez des difficultés pour changer le mot de passe lors de cette mesure exceptionnelle, consultez la vidéo.

Si vous ne retrouvez pas votre mot de passe, deux solutions s’offrent à vous :

demandez à l’administrateur de votre compte Extrabat (exemple : gérant de la société) de réinitialiser votre mot de passe, il a les accès pour le faire
contactez l’assistance Extrabat

Comment changer votre mot de passe

Modification de votre mot de passe

Accéder à la fiche utilisateur : Allez dans Paramètres > Utilisateurs, puis sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe.
Modifier votre mot de passe : dans la section Identifiants, vous pouvez changer votre mot de passe en indiquant votre ancien mot de passe.

⚠️ Cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de gestion des utilisateurs.

Pour créer un mot de passe sécurisé dans Extrabat, celui-ci doit au moins contenir au moins :

une minuscule ;
une majuscule ;
un chiffre ;
un caractère spécial ;
et 12 caractères.

Pour les cas de mot de passe oublié

Si vous êtes un utilisateur non administrateur

Demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe :
Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe

Si vous êtes un utilisateur administrateur

Demander la réinitialisation par le support Extrabat : si vous êtes un administrateur et que vous avez oublié votre mot de passe, vous devez contacter le support Extrabat à l’adresse support@extrabat.com ou 09 87 87 69 20 pour demander la réinitialisation de votre mot de passe.
Réinitialisation par l’assistance : l’assistance vérifiera votre identité et vous fournira un mot de passe temporaire pour vous permettre de vous reconnecter.
Première connexion et changement obligatoire : lors de la première connexion avec le mot de passe temporaire, vous devrez obligatoirement changer votre mot de passe pour des raisons de sécurité.

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Yahoo

Configurer un serveur SMTP Yahoo dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Yahoo. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En configurant le serveur SMTP de Yahoo, vous pouvez utiliser votre propre adresse Yahoo comme expéditeur, améliorant ainsi la fiabilité et renforçant votre image professionnelle.

Ce guide pas à pas vous explique comment paramétrer le serveur SMTP de Yahoo dans Extrabat pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Yahoo comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Yahoo du compte utilisateur.
Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Yahoo

Connectez-vous à votre compte Yahoo et accédez à vos Paramètres :
- Cliquez sur votre nom d’utilisateur/icône en haut à droite.
- Accédez à l’onglet Sécurité du compte.
Sous la section Autres moyens de se connecter, cliquez sur Générer un mot de passe d’application.
Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Commencer.
Entrez un nom pour l’application, par exemple Extrabat. Ce nom est uniquement pour vous aider à identifier cette configuration.
Cliquez sur Générer un mot de passe et copiez le mot de passe affiché.

Étape 5 : Finaliser et tester la configuration

Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Gmail

Configurer un serveur SMTP Gmail dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Google. Cela inclut des communications essentielles comme l’envoi de devis, les confirmations de commande ou encore les relances de paiement.

En utilisant Gmail, vous pouvez personnaliser vos envois en affichant votre propre adresse Gmail comme expéditeur, garantissant une meilleure délivrabilité et une communication professionnelle.

Ce tutoriel vous guide étape par étape pour configurer le serveur SMTP de Gmail dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres, puis sélectionnez Mode d’envoi des emails.
Choisissez la deuxième option parmi les choix proposés.
Cliquez sur le lien situé sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Gmail comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Gmail du compte utilisateur.
Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application généré depuis votre compte Google.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Gmail

Connectez-vous à votre compte Google.
Accédez à l’onglet Sécurité dans les paramètres du compte (activez la validation en deux étapes si elle n’est pas encore configurée).
Dans la barre de recherche « Rechercher dans le compte Google », tapez et sélectionnez « Mots de passe des applications ». Vous devrez peut-être vous reconnecter.

⚠️ Si l’option ne s’affiche pas, voici quelques raisons possibles :
La validation en deux étapes n’est pas configurée pour votre compte.

La validation en deux étapes est configurée uniquement pour les clés de sécurité.

Votre compte a été créé via une organisation (entreprise, école, etc.).

Dans la section Nom de l’appli, saisissez Extrabat, puis cliquez sur Créer.
Copiez le mot de passe généré.

Étape 6 : Finaliser et tester la configuration

Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat

Configurer un serveur SMTP personnalisé dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En optant pour votre propre serveur, ces emails s’afficheront avec votre adresse professionnelle comme expéditeur, garantissant à la fois fiabilité, crédibilité et une meilleure personnalisation dans vos échanges avec vos clients

Ce tutoriel vous guide pour configurer un serveur SMTP, autre que Gmail ou Yahoo dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez le fournisseur de votre boîte mail si disponible. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement renseignés

⚠️ Plusieurs choix de serveurs SMTP sont pré-configurés : 1&1, Aol, Bouygues, Free, Gandi, Gmail, GMX, Ionos, La Poste, Microfost 365, Hotmail Live, Monaco Telecom, Numericable, Noos, Orange, Outlook, Msn, OVH, SFR, Cegetem, Club Internet, Neuf, Wanadoo et Yahoo.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
Dans le champ Identifiant SMTP, saisissez l’adresse email associée au compte utilisateur
Pour le Mot de passe SMTP, entrez le mot de passe de la boîte mail associée

⚠️ Le mot de passe SMTP est généralement celui utilisé pour accéder à la boîte mail.

Étape 4 : Finaliser et tester la configuration

Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Comment paramétrer le SMTP Brevo dans Extrabat ?

Découvrez comment créer un compte Brevo, paramétrer le SMTP dans Extrabat, et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

Pour ce faire, il est essentiel de posséder un nom de domaine associé à une adresse email professionnelle.

Comment créer un compte Brevo ?

Découvrez comment créer un compte Brevo efficacement et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un compte :

🔎 Préparez les ressources nécessaires :
- Votre adresse email professionnel – Un nom de domaine est recommandé pour la création d’un compte Brevo.
- L’accès à votre boite mail professionnel
Rendez-vous sur www.brevo.com
Créer votre compte Brevo en suivant les étapes
Renseignez votre email professionnel
Renseignez votre mot de passe
- 💡 Astuce : Utilisez au moins 12 caractères avec 1 chiffre, 1 lettre majuscule, et 1 caractère spécial.
Ouvrez le mail envoyé par Brevo
- 💡 Astuce : Assurez-vous de vérifier le dossier « Spam » ou « Courriers indésirables » si vous ne voyez pas l’email dans votre boîte de réception.
Activez votre compte avec l’offre gratuite
Renseignez les informations demandées

Comment paramètrer la clé SMTP Brevo dans Extrabat

Découvrez comment paramétrer la clé SMTPH Brevo dans Extrabat pour une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour paramétrer votre clé SMTP :

🔎 Sur Brevo :

1. Cliquez sur votre compte utilisateur en haut à droite
2. Cliquez sur « SMTP et API » dans la liste déroulante du menu
3. Copiez la valeur de la clé SMTP pour utiliser plus tard

🔎 Sur Extrabat :

Ouvrez myextrabat.com dans un nouvel onglet
Cliquez sur « Paramètres »
Cliquez sur « Configuration emailing »
Activez la configuration sur « oui »
Sélectionnez le gestionnaire d’emailing : Brevo
Renseignez votre email pro expéditeur dans le champ « Email expéditeur de la campagne de mailing : »
Renseigner l’identifiant de Brevo dans le champ « Identifiant »
Collez la valeur de la clé SMTP de Brevo dans le champ « Mot de passe SMTP »
Validez

💡 Astuce : Assurez-vous de suivre chaque étape attentivement pour garantir une intégration réussie.

Avec ces étapes, votre clé SMTP est désormais active ✅ !

Vous êtes prêt à profiter d’une gestion efficace de vos emails avec Extrabat et Brevo.

Alerte en cas d’ajout ou suppression de RIB

Chez Extrabat, la sécurité de vos informations bancaires est une priorité absolue.

Face à une récente tentative d’attaque ciblant les informations bancaires (RIB) de nos utilisateurs, nous avons pris des mesures immédiates pour renforcer la sécurité de vos comptes. Bien que les mots de passe n’aient pas été directement compromis, les attaquants exploitent les mots de passe faibles pour accéder aux comptes.

Nouvelle fonctionnalité d'alerte pour votre RIB

Pour assurer la protection de vos informations bancaires, nous avons mis en place une alerte automatique pour toute modification ou ajout de votre document RIB.

Cette fonctionnalité est essentielle pour vous informer immédiatement de toute activité suspecte.

Qui sera alerté en cas d'ajout modification du RIB ?

L’alerte sera envoyée via email et SMS à l’administrateur et au contact principal renseigné sur l’entité de votre compte MyExtrabat.

Le contact principal est celui que vous avez indiqué dans Paramètres > Coordonnées et Infos Générales.

Si les champs Email et Téléphone ne sont pas encore renseignées ou obsolètes, nous vous invitons fortement à les mettre à jour.

Traçabilité des modifications

Prochainement, chaque alerte inclura également l’information sur l’identité de l’utilisateur du compte MyExtrabat à l’origine de l’action (modification ou ajout de RIB).

Cette mesure vise à augmenter la transparence et à vous aider à mieux suivre les activités de modification sur votre compte.

En cas d'attaque ou de suspicion d'attaque

Que faire si vous avez subi ou suspectez une cyber-attaque en cours ? Voici la marche à suivre :

🔑 Changez immédiatement votre mot de passe : Utilisez le générateur de mots de passe de la CNIL pour créer un mot de passe solide et unique.
🛡️ Contactez votre assurance : Informez-les de l’incident pour une éventuelle couverture de préjudice.
🚔 Portez plainte : Signalez l’incident aux autorités.
📞 Informez-nous : Contactez notre support au 09 87 87 69 20 pour assistance.

Pour plus de détails, apprenez à identifier une cyberattaque et appliquer les mesures de base pour protéger son entreprise en cas d’attaque informatique.

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle (sauf les mails en @orange.fr ou @orange.com voir plus bas)

vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

Il ne vous reste plus qu’à :

Choisir un utilisateur (le votre par exemple)
Choisir un des choix du menu déroulant.
Remplir les champs demandés et effectuer un test de délivrabilité
https://www.myextrabat.com/parametres/coordonnees/mode_email (et activer la dernière option)

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Si toutefois vous avez une adresse en @nomDeVotreEntreprise.com alors il faudra faire la demande de ces informations à votre technicien informatique.
Vous trouverez ci dessous le mail type que vous pouvez leur envoyer :

Bonjour,
Je souhaite configurer l’envoi de mail via le SMTP de mon nom de domaine.
Il me faudrait les informations suivante :
– Adresse du serveur SMTP (ssl ou tls)
– Numéro du port du serveur SMTP

Pour les mails en orange :
Nous vous conseillons vivement de prendre contact avec un prestataire informatique pour qu »il vous fasse une boite mail professionnelle afin d’envoyer les mails à partir d’extrabat. Cela n’aura aucun impact sur votre mail actuel puisque tout sera redirigé dessus.

Pour les mails sur Google (Gmail)
cliquez sur le lien ici

Pour les mails sur Yahoo
Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Mon email revient « not delivery » alors que l’adresse mail est bonne et fonctionne sous une autre messagerie

Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :

Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :

- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : 
 "include:_spf.extrabat.com"

Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.

Pour Noël le widget météo refait son retour

Le widget météo refait son apparition, vous pouvez désormais le retrouver depuis votre page d’accueil.

Vous pouvez l’activer depuis vos préférences utilisateurs (roue crantée entre le bouton Messages et Déconnexion en haut à droite).

Il ne vous reste plus qu’à l’activer (Actif/Inactif)

Simple et efficace, ce widget s’affichera sur votre page d’accueil pour vous informer du temps et de la température qu’il va faire dans la journée ainsi que dans la semaine.