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Signature électronique : comment fonctionne le module ?

📍 Objectifs

Le module de signature électronique Oodrive Sign permet d’envoyer et de gérer des documents à signer électroniquement. Il offre un processus fluide et sécurisé, avec une configuration simple pour chaque utilisateur.

Sommaire

Pré-requis et configuration initiale

Pour utiliser la signature électronique, vous devez au préalable souscrire à l’option « Signature électronique » en contactant votre conseiller Extrabat.

Une fois la souscription validée, nos services assurent le paramétrage complet du module pour votre compte via notre prestataire Oodrive.

Une fois l’option activée, vous pouvez modifier à tout moment vos préférences concernant les types de pièces commerciales pour lesquelles la signature électronique est activée :
Paramètres → Configuration de la signature électronique

Première utilisation : génération automatique de la clé

Lorsqu’un utilisateur envoie un document en signature pour la première fois, une clé d’authentification Oodrive Sign doit être générée et associée automatiquement à son compte. Cette clé permet d’assurer la connexion au service de signature et est indispensable pour pouvoir envoyer des documents pour signature.

Si aucune clé n’est encore associée à votre compte, une pastille d’avertissement apparaît sur le bouton « Signature électronique ».

En cliquant sur le bouton, une fenêtre s’ouvre pour vous informer qu’une clé d’authentification est nécessaire.

En cliquant sur « Générer ma clé d’authentification », la clé est automatiquement créée dans votre espace :
Paramètres utilisateur → Clés d’authentification (User API Keys).

À NOTER : Cette opération est à réaliser une seule fois par utilisateur.

Une fois la clé créée, la fenêtre se ferme et vous pouvez poursuivre l’envoi du document pour signature.

Envoyer un document pour signature

Depuis la page d'édition d'une pièce commerciale

1. Renseigner les coordonnées du client

Une fenêtre vous invite à sélectionner l’email et le numéro de téléphone du client.

Ces deux informations sont obligatoires, car elles permettent de valider de manière formelle l’identité et d’assurer la sécurité du parcours de signature.

2. Envoi de la demande

Une fois les coordonnées renseignées, cliquer sur « Envoyer la demande de signature » pour valider l’envoi.

Le document sera transmis à votre client via Oodrive Sign, qui se charge de l’authentification et du processus de signature électronique du document.

3. Authentification et confirmation côté client

Votre client reçoit un email type l’informant d’une demande de signature en cours.

En cliquant sur le bouton « Lire et signer le document », le client est redirigé vers la plateforme de signature, où il peut prendre connaissance du document et le signer.

En cliquant sur « Signer« , un code de vérification est envoyé à votre client par SMS afin de confirmer l’authentification et valider la signature.

Une fois la signature électronique validée, un mail de confirmation est envoyé au client avec un lien vers le document comportant un sceau d’authentification.

Depuis la page d'édition d'une pièce commerciale

Si vous avez activé la signature électronique pour les documents du Porte-document, vous pouvez également envoyer tout fichier PDF en signature directement depuis cet espace.

  1. Rendez-vous dans le Porte-document du client.
  2. Identifiez le document PDF que vous souhaitez faire signer.
    Important : sélectionnez la ligne du document dans la liste, sans cliquer sur son nom (ce qui ouvrirait simplement le fichier).
  3. Une fois la ligne sélectionnée, l’action « Signature électronique » apparaît dans le menu d’options.

Vous pouvez alors cliquer sur cette option pour lancer l’envoi du document en signature, selon le même process que pour une pièce commerciale.

Suivi et historique des demandes de signature

Depuis la page d’accueil des widgets

Vous pouvez activer le widget « Signature électronique » depuis votre compte utilisateur, dans la section « Widgets à afficher sur la page d’accueil ». Une fois activé, ce widget affiche en temps réel l’ensemble des signatures électroniques reçues, directement depuis votre page d’accueil.

Depuis votre éditeur de pièce commerciale

Pour toute demande de signature, l’historique est accessible directement depuis le bouton « Signature électronique » sur la pièce concernée, avec un lien vers le PDF associé.

Pourquoi utiliser la signature électronique ?

En activant la signature électronique dans Extrabat, vous simplifiez vraiment votre quotidien :

  • vos clients signent vos devis, contrats et bons de commande en quelques secondes,
  • vous récupérez immédiatement un document tracé et sécurisé,
  • plus d’impression, plus de scan, plus d’allers-retours papier,
  • tout est automatiquement rangé dans le dossier du client.

Résultat : des validations plus rapides, moins de pertes de temps, et une gestion plus propre au quotidien directement depuis votre outil métier Extrabat.

👉 En savoir plus sur la signature électronique dans Extrabat

FAQ

Il est possible, pour les utilisateurs disposant des droits nécessaires, d’accéder aux clés directement dans : Paramètres Utilisateurs → « Clés d’authentification – User API Keys ». Vous pouvez ajouter et gérer vos clés, ce qui peut être utile pour organiser les API Keys ou intervenir dans le cadre de besoins spécifiques.  

Consulter vos signatures électroniques avec Oodrive Sign

Extrabat s’appuie sur Oodrive, notre partenaire de confiance, pour la gestion sécurisée des signatures électroniques.
En complément d’Extrabat, ou en cas d’indisponibilité du service, vous pouvez accéder à vos documents signés directement depuis l’espace Oodrive.

Accéder à vos signatures

  1. Rendez-vous sur le portail Oodrive : https://sign.oodrive.com/
  2. Saisissez l’adresse e-mail utilisée dans Extrabat
  3. Cliquez sur “Mot de passe oublié” pour réinitialiser votre mot de passe et recevoir un lien d’accès
  1. Une fois connecté, cliquez sur l’élément « Documents » dans le menu en haut
  2. Une fois dans « Document », allez dans le menu à gauche, section « Statut du document » et cliquez sur « Archivés » 
  3. Vous pouvez visualiser les documents signés finalisés

Télécharger un dossier de preuve

Pour chaque document signé, Oodrive vous permet également de télécharger un dossier de preuve.

Il faut pour cela, vous devez :

  1. Cliquer sur les « … » verticaux du tableau d’un document
  2. depuis le menu déroulant, cliquer sur « Télécharger les preuves » 

Le fichier téléchargé contiendra :

  • la validation légale de la signature,
  • l’horodatage,
  • l’identité du signataire,
  • les éléments de traçabilité.

Ce fichier peut être utilisé comme justificatif en cas de litige ou conservé dans vos archives internes.

Avantages de l’accès Oodrive

  • Continuer à consulter vos signatures même si l’affichage dans Extrabat est temporairement indisponible
  • Télécharger vos dossiers de preuve à tout moment pour sécuriser vos contrats
  • Centraliser et tracer vos documents signés dans un environnement conforme aux normes en vigueur.

En résumé

  • Les signatures électroniques sont accessibles sur sign.oodrive.com
  • Utilisez l’option “Mot de passe oublié” avec votre adresse e-mail Extrabat pour activer votre accès
  • Les signatures finalisées se trouvent dans le menu Documents, filtre Archivé.
  • Les dossiers de preuve restent disponibles pour chaque document signé.

Connecter Install Bois à Extrabat Chauffage

Connexion entre Install Bois et Extrabat Chauffage

Install Bois, une application métier dédiée aux installateurs de chauffage au bois (cheministes, ramoneurs, âtriers), est désormais connectée à Extrabat Chauffage, le logiciel des chauffagistes. Cette intégration permet de gagner du temps au quotidien et d’éviter les ressaisies d’informations entre les deux outils métiers.

À quoi sert Install Bois ?

Cette application a été conçue pour accompagner les professionnels du secteur bois-énergie dans leur quotidien. Elle offre des outils pratiques pour simplifier la conformité des installations et des entretiens, mais aussi optimiser la gestion des chantiers.

Fonctionnalités principales

  • Calcul de dimensionnement de conduit de fumée : réalisez des calculs conformes aux normes EN 13384 et DTU 24.1, en intégrant l’amenée d’air, pour garantir la sécurité et l’efficacité de vos installations.
  • Relevé technique préalable : enregistrez les particularités de chaque chantier et générez automatiquement un devoir de conseil structuré pour vos clients.
  • Calcul des déperditions thermiques : déterminez la puissance optimale des appareils en fonction des caractéristiques thermiques du logement, assurant ainsi un confort optimal.
  • Gestion de l’installation et du chantier : centralisez toutes les informations essentielles pour un suivi précis et une préparation efficace.
  • Entretien et ramonage : générez en quelques clics des attestations d’entretien et de ramonage, signez-les électroniquement et envoyez-les directement aux clients.
  • Archivage et partage de documents : stockez et partagez facilement les rapports, photos, devis et autres documents liés à vos installations

Que permet la connexion avec Extrabat ?

Synchronisation automatique des documents générés dans Install Bois (rapports, relevés, attestations) dans la fiche client Extrabat Chauffage, au niveau du porte-documents

Install Bois est connecté à Extrabat Chauffage, permettant une meilleure centralisation des documents clients.

Deux fonctionnalités principales sont disponibles :

  • Import des contacts clients depuis Extrabat vers Install Bois.
  • Synchronisation automatique des documents générés dans Install Bois (rapports, relevés, attestations) dans la fiche client Extrabat Chauffage, au niveau du porte-documents.

Résultat : toutes les informations utiles sont regroupées au même endroit, dans Extrabat, sans double saisie.

Comment souscrire à Install Bois ?

Les utilisateurs intéressés peuvent essayer gratuitement Install Bois et s’abonner directement en ligne depuis leur site :

Essayer Install Bois

💡 Remise -10 % sur la première année avec le code EXTRABAT (réservé aux nouveaux clients) !

Activer la connexion entre Install Bois et Extrabat

1. Récupérer votre clé API Extrabat

  • Connectez-vous sur myextrabat.com
  • Accédez au menu Paramètres > Magasin > Utilisateurs
  • Cliquez sur l’utilisateur à connecter
  • En bas de la page, trouvez la section Clé d’authentification – User API Keys
  • Cliquez sur + Ajouter une clé
  • Donnez un nom explicite à la clé (ex. : Install Bois)
  • Dans le champ Third-Party, sélectionnez install-bois-32a7
  • Validez

Votre clé API est prête à être utilisée.

2. Intégrer la clé dans Install Bois

  • Rendez-vous sur votre espace personnel Install Bois :
    • Mon profil > Intégration API
      Copiez-collez la clé générée depuis Extrabat.

L’intégration est alors opérationnelle.

Besoin d'aide à la connexion ?

Si vous utilisez déjà Extrabat Chauffage et travaillez dans le secteur du chauffage au bois, cette connexion avec Install Bois peut vous faire gagner un temps précieux.

Pour toute question sur cette intégration ou son activation, vous pouvez contacter notre support ou celui d’Install Bois au 09 72 54 16 79.

Migration du support vers Zendesk

Support assistance Extrabat

Votre assistance évolue avec Zendesk dès le 27 janvier 2025 !

Afin de simplifier et d’améliorer votre expérience, l’assistance Extrabat passe sur Zendesk, une nouvelle plateforme performante et intuitive. Ce changement vous permettra d’accéder plus facilement à vos demandes et de bénéficier d’un support encore plus fluide.

Les nouveautés dans votre espace Assistance en ligne

À partir du 27 janvier, l’accès à vos demandes d’assistance sera simplifié grâce à un bouton unique, « Gérer mes demandes », disponible directement depuis la page Assistance en ligne.

Il vous sera également toujours possible de consulter les différentes ressources à votre disposition : le lien vers le prochain Atelier Découverte Extrabat, le guide utilisateur, nos vidéos YouTube et les replays des webinars.

Comment accéder à Zendesk ?

Accès immédiat

Si votre compte Extrabat contient une adresse email unique, vous pourrez accéder directement à Zendesk en cliquant sur « Gérer mes demandes ». Aucun mot de passe ou connexion supplémentaire ne sera nécessaire, grâce à une connexion automatique sécurisée.

Adresse email manquante ou partagée

Assistance en ligne d'Extrabat avec Zendesk

Pour les comptes sans adresse email ou avec une adresse partagée :

  • un bandeau d’information apparaîtra pour vous inviter à configurer une adresse email unique dans vos paramètres (Préférences utilisateur > Email Assistance) ;
  • tant que cette adresse n’est pas renseignée, le bouton « Gérer mes demandes » restera inactif ;
  • une fois l’adresse configurée, l’accès à Zendesk sera activé.

⚠️ Si plusieurs utilisateurs partagent une même adresse email, seul le premier à la valider pourra l’utiliser. Les autres devront en définir une différente.

L'interface Zendesk

Interface de Zendesk d'Extrabat pour vos demandes d'assistance

Depuis l’interface Zendesk, il vous sera possible de faire l’un des deux choix suivants pour gérer vos demandes d’assistance :

  • Créer une demande
  • Liste de mes demandes

Et mes anciennes demandes ?

Tous vos anciennes demandes seront transférés dans Zendesk. Vous pourrez ainsi retrouver votre historique complet directement depuis la plateforme.

Pourquoi ce changement ?

Nous comprenons qu’un changement d’outil peut parfois soulever des questions, c’est pourquoi nous souhaitons vous expliquer pourquoi cette évolution est mise en place :

  • Simplifier votre expérience utilisateur : Zendesk est conçu pour vous offrir un accès rapide et direct à vos demandes. Tout est pensé pour que la gestion de vos tickets soit claire et intuitive, sans étapes inutiles.
  • Gagner en réactivité : grâce à cet outil, nous pourrons traiter vos demandes plus efficacement, avec un suivi encore plus précis de vos besoins. Cela signifie des réponses plus rapides et une meilleure qualité de service.
  • Préserver vos habitudes : même avec ce nouvel outil, vous retrouverez vos anciens tickets et vous pourrez continuer à suivre toutes vos demandes, sans interruption.
  • Un support qui évolue avec vous : en adoptant Zendesk, nous investissons dans une solution moderne et évolutive, capable de s’adapter à vos attentes et de répondre à vos besoins, aujourd’hui comme demain.

Ce changement vise ainsi à améliorer durablement votre expérience et à garantir un support toujours à la hauteur de vos attentes.

Mot de passe oublié : que faire ?

Il peut arriver d’oublier son mot de passe pour accéder à votre compte Extrabat. Pas de panique ! Voici les étapes à suivre selon votre profil d’utilisateur.

Oubli de mot de passe

Si vous êtes un utilisateur non administrateur

En tant qu’utilisateur non administrateur, la réinitialisation de votre mot de passe passe par l’intervention d’un administrateur de votre entreprise. Voici les démarches :

  • Contactez un administrateur de votre compte Extrabat : demandez-lui de réinitialiser votre mot de passe via les paramètres administratifs.
  • Recevez un nouveau mot de passe : une fois réinitialisé, utilisez le mot de passe temporaire fourni pour vous reconnecter.
  • Sécurisez votre accès : pensez à changer immédiatement ce mot de passe temporaire pour garantir la sécurité de votre compte.

Si vous êtes un utilisateur administrateur

Contactez le support Extrabat :

Vérification d’identité :

  • Le support vérifiera votre identité afin de garantir la sécurité de votre compte.
  • Une fois validée, un mot de passe temporaire vous sera transmis.

Connexion sécurisée et changement obligatoire :

Conseils de sécurité pour vos mots de passe

  • Choisissez un mot de passe robuste : combinez des lettres (majuscules et minuscules), des chiffres, et des caractères spéciaux.
  • Ne partagez jamais votre mot de passe : il doit rester strictement personnel.
  • Mettez à jour régulièrement vos mots de passe : pour limiter les risques d’intrusion, pensez à le changer périodiquement.
    En suivant ces étapes, vous pourrez retrouver rapidement et en toute sécurité l’accès à votre compte Extrabat.

Mots de passe : nouvelle mesure de sécurité

Une nouvelle mesure de sécurité a été mise en place pendant les fêtes de fin d’année, vous invitant à créer un mot de passe sécurisé lors de votre prochaine connexion. Voici comment faire :

Critères pour un mot de passe sécurisé

Le nouveau mot de passe devra comporter au moins 12 caractères, inclure au moins une lettre minuscule et majuscule, un chiffre et un caractère spécial (comme @, #, $, %). Ce sont les bonnes pratiques de mots de passe à respecter pour sécuriser votre compte Extrabat.

Outils pour enregistrer le mot de passe

Nous vous recommandeons de conserver votre mot de passe de manière sécurisée, en utilisant un gestionnaire de mots de passe (exemple : Dashlane, Bitwarden, Keepass, Lastpass, etc.).

Il est aussi possible de l’enregistrer directement sur votre navigateur Internet (exemple : Chrome, Firefox, Edge), mais cette pratique est considérée comme moins sécurisé.

Besoin d'assistance sur votre mot de passe ?

Si vous rencontrez des difficultés pour changer le mot de passe lors de cette mesure exceptionnelle, consultez la vidéo.

Si vous ne retrouvez pas votre mot de passe, deux solutions s’offrent à vous :

  1. demandez à l’administrateur de votre compte Extrabat (exemple : gérant de la société) de réinitialiser votre mot de passe, il a les accès pour le faire
  2. contactez l’assistance Extrabat

Comment changer votre mot de passe

Modification de votre mot de passe

  1. Accéder à la fiche utilisateur : Allez dans Paramètres > Utilisateurs, puis sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le mot de passe.
  2. Modifier votre mot de passe : dans la section Identifiants, vous pouvez changer votre mot de passe en indiquant votre ancien mot de passe.

⚠️ Cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs ayant les droits de gestion des utilisateurs.

Pour créer un mot de passe sécurisé dans Extrabat, celui-ci doit au moins contenir au moins :
  • une minuscule ;
  • une majuscule ;
  • un chiffre ;
  • un caractère spécial ;
  • et 12 caractères.

Pour les cas de mot de passe oublié

Si vous êtes un utilisateur non administrateur

  1. Demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe :
    Si vous avez oublié votre mot de passe, vous devez demander à un administrateur de réinitialiser votre mot de passe

Si vous êtes un utilisateur administrateur

  1. Demander la réinitialisation par le support Extrabat : si vous êtes un administrateur et que vous avez oublié votre mot de passe, vous devez contacter le support Extrabat à l’adresse support@extrabat.com ou 09 87 87 69 20 pour demander la réinitialisation de votre mot de passe.
  2. Réinitialisation par l’assistance : l’assistance vérifiera votre identité et vous fournira un mot de passe temporaire pour vous permettre de vous reconnecter.
  3. Première connexion et changement obligatoire : lors de la première connexion avec le mot de passe temporaire, vous devrez obligatoirement changer votre mot de passe pour des raisons de sécurité.
  4.  

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Yahoo

Configurer un serveur SMTP Yahoo dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Yahoo. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En configurant le serveur SMTP de Yahoo, vous pouvez utiliser votre propre adresse Yahoo comme expéditeur, améliorant ainsi la fiabilité et renforçant votre image professionnelle.

Ce guide pas à pas vous explique comment paramétrer le serveur SMTP de Yahoo dans Extrabat pour tirer pleinement parti de cette fonctionnalité.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
  2. Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
  3. Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
  4. Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Yahoo comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Yahoo du compte utilisateur.
  3. Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Yahoo

  1. Connectez-vous à votre compte Yahoo et accédez à vos Paramètres :
    • Cliquez sur votre nom d’utilisateur/icône en haut à droite.
    • Accédez à l’onglet Sécurité du compte.
  2. Sous la section Autres moyens de se connecter, cliquez sur Générer un mot de passe d’application.
  3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton Commencer.
  4. Entrez un nom pour l’application, par exemple Extrabat. Ce nom est uniquement pour vous aider à identifier cette configuration.
  5. Cliquez sur Générer un mot de passe et copiez le mot de passe affiché.

Étape 5 : Finaliser et tester la configuration

  1. Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
  2. Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
  3. Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
  4. Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
  5. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  6. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  7. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  8. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat avec Gmail

Configurer un serveur SMTP Gmail dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur Google. Cela inclut des communications essentielles comme l’envoi de devis, les confirmations de commande ou encore les relances de paiement.

En utilisant Gmail, vous pouvez personnaliser vos envois en affichant votre propre adresse Gmail comme expéditeur, garantissant une meilleure délivrabilité et une communication professionnelle.

Ce tutoriel vous guide étape par étape pour configurer le serveur SMTP de Gmail dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres, puis sélectionnez Mode d’envoi des emails.
  2. Choisissez la deuxième option parmi les choix proposés.
  3. Cliquez sur le lien situé sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez Gmail comme fournisseur. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement remplis.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, entrez l’adresse email Gmail du compte utilisateur.
  3. Dans le champ Mot de passe SMTP, vous devrez renseigner un mot de passe d’application généré depuis votre compte Google.

Étape 4 : Générer un mot de passe d’application Gmail

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Précédent
Suivant
  1. Connectez-vous à votre compte Google.
  2. Accédez à l’onglet Sécurité dans les paramètres du compte (activez la validation en deux étapes si elle n’est pas encore configurée).
  3. Dans la barre de recherche « Rechercher dans le compte Google », tapez et sélectionnez « Mots de passe des applications ». Vous devrez peut-être vous reconnecter.

⚠️ Si l’option ne s’affiche pas, voici quelques raisons possibles :

  • La validation en deux étapes n’est pas configurée pour votre compte.
  • La validation en deux étapes est configurée uniquement pour les clés de sécurité.
  • Votre compte a été créé via une organisation (entreprise, école, etc.).

  1. Dans la section Nom de l’appli, saisissez Extrabat, puis cliquez sur Créer.
  2. Copiez le mot de passe généré.

Étape 6 : Finaliser et tester la configuration

  1. Revenez sur la page du configurateur SMTP dans myextrabat.com.
  2. Collez le mot de passe dans le champ Mot de passe SMTP.
  3. Vérifiez le mot de passe en cliquant sur l’icône « œil » pour supprimer les éventuels espaces superflus.
  4. Cliquez sur Valider pour enregistrer la configuration.
  5. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  6. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  7. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  8. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Paramétrer son SMTP Extrabat

Configurer un serveur SMTP personnalisé dans Extrabat vous permet de continuer à envoyer vos emails transactionnels via l’interface du logiciel, tout en utilisant les serveurs de votre fournisseur. Cela inclut des communications essentielles telles que l’envoi de devis, les confirmations de commande ou les relances de paiement.

En optant pour votre propre serveur, ces emails s’afficheront avec votre adresse professionnelle comme expéditeur, garantissant à la fois fiabilité, crédibilité et une meilleure personnalisation dans vos échanges avec vos clients

Ce tutoriel vous guide pour configurer un serveur SMTP, autre que Gmail ou Yahoo dans Extrabat.

Étape 1 : Accéder à la configuration SMTP

  1. Cliquez sur le bouton « + », accédez aux Paramètres
  2. Sélectionnez Mode d’envoi des emails depuis la section « Email »
  3. Choisissez la deuxième option « SMTP : Mail expédié depuis botre boite mail / nom de domaine » parmi les choix proposés.
  4. Cliquez sur le lien sous cette option : « Si vous choisissez cette option, vous devez paramétrer vos comptes SMTP en suivant ce lien ».

Étape 2 : Ajouter une configuration SMTP

  1. Une fois dans le configurateur SMTP, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la section « Vous pouvez choisir une configuration pré-saisie (optionnel) », sélectionnez le fournisseur de votre boîte mail si disponible. Les champs Adresse du serveur SMTP et Numéro de port seront automatiquement renseignés

⚠️ Plusieurs choix de serveurs SMTP sont pré-configurés : 1&1, Aol, Bouygues, Free, Gandi, Gmail, GMX, Ionos, La Poste, Microfost 365, Hotmail Live, Monaco Telecom, Numericable, Noos, Orange, Outlook, Msn, OVH, SFR, Cegetem, Club Internet, Neuf, Wanadoo et Yahoo.

Étape 3 : Renseigner vos informations de connexion

  1.  Dans la section « Vos Informations » où le mot « magasin » apparaît par défaut, sélectionnez le nom du compte utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le serveur SMTP
  2. Dans le champ Identifiant SMTP, saisissez l’adresse email associée au compte utilisateur
  3. Pour le Mot de passe SMTP, entrez le mot de passe de la boîte mail associée

⚠️ Le mot de passe SMTP est généralement celui utilisé pour accéder à la boîte mail.

Étape 4 : Finaliser et tester la configuration

  1. Laissez l’encodage SMTP sur UTF-8 par défaut
  2. Cliquez sur Valider une fois toutes les informations saisies
  3. Après validation, sélectionnez le profil que vous venez de créer et cliquez sur Tester
  4. Si les informations sont correctes, un message de succès s’affichera et vous recevrez un email confirmant la bonne configuration

Comment paramétrer le SMTP Brevo dans Extrabat ?

Découvrez comment créer un compte Brevo, paramétrer le SMTP dans Extrabat, et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

Pour ce faire, il est essentiel de posséder un nom de domaine associé à une adresse email professionnelle.

Comment créer un compte Brevo ?

Découvrez comment créer un compte Brevo efficacement et assurer une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour créer un compte :

 
  • 🔎 Préparez les ressources nécessaires :
    • Votre adresse email professionnel – Un nom de domaine est recommandé pour la création d’un compte Brevo.
    • L’accès à votre boite mail professionnel
  • Rendez-vous sur www.brevo.com
  • Créer votre compte Brevo en suivant les étapes
  • Renseignez votre email professionnel
  • Renseignez votre mot de passe
    • 💡 Astuce : Utilisez au moins 12 caractères avec 1 chiffre, 1 lettre majuscule, et 1 caractère spécial.
  • Ouvrez le mail envoyé par Brevo
    • 💡 Astuce : Assurez-vous de vérifier le dossier « Spam » ou « Courriers indésirables » si vous ne voyez pas l’email dans votre boîte de réception.
  • Activez votre compte avec l’offre gratuite
  • Renseignez les informations demandées

Comment paramètrer la clé SMTP Brevo dans Extrabat

Découvrez comment paramétrer la clé SMTPH Brevo dans Extrabat pour une gestion optimale de vos communications par email.

⬇️ Suivez les étapes pour paramétrer votre clé SMTP :

🔎 Sur Brevo :

    1. Cliquez sur votre compte utilisateur en haut à droite
    2. Cliquez sur « SMTP et API » dans la liste déroulante du menu
    3. Copiez la valeur de la clé SMTP pour utiliser plus tard

🔎 Sur Extrabat :

  1. Ouvrez myextrabat.com dans un nouvel onglet
  2. Cliquez sur « Paramètres »
  3. Cliquez sur « Configuration emailing »
  4. Activez la configuration sur « oui »
  5. Sélectionnez le gestionnaire d’emailing : Brevo
  6. Renseignez votre email pro expéditeur dans le champ « Email expéditeur de la campagne de mailing : »
  7. Renseigner l’identifiant de Brevo dans le champ « Identifiant »
  8. Collez la valeur de la clé SMTP de Brevo dans le champ « Mot de passe SMTP »
  9. Validez

💡 Astuce : Assurez-vous de suivre chaque étape attentivement pour garantir une intégration réussie.

Avec ces étapes, votre clé SMTP est désormais active ✅ !

Vous êtes prêt à profiter d’une gestion efficace de vos emails avec Extrabat et Brevo.

Nouvelle fonctionnalité : Gestion du consentement

Extrabat lance sa nouvelle fonctionnalité, la gestion du consentement pour des campagnes emailings plus sûres et conformes au RGPD.

Pour garantir la délivrabilité de vos futures campagnes d’emailing, nous vous recommandons fortement de commencer par lancer une campagne de consentement. Sans cette étape, vous risquez de ne pas obtenir leur accord pour l’envoi de vos communications.

Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité de gestion du consentement d’Extrabat, vous pouvez configurer simplement un nouvel expéditeur de campagne emailing comme Mailjet ou Brevo, des articles tutoriels avec vidéo vous expliquent comment faire.

Nouvelle fonctionnalité de gestion du consentement aux campagne emailing

Pourquoi ?

Lorsque vous utilisez Extrabat pour vos campagnes d’emailing, nous assumons à la fois la responsabilité technique et légale en tant qu’expéditeur. Ce service est partagé entre tous les utilisateurs, ce qui implique une responsabilité collective.

Tout usage non conforme, tel que l’envoi massif à des listes d’adresses dont le consentement n’a pas été explicitement donné à l’entreprise, peut entraîner des blocages du système, impactant ainsi l’expérience de l’ensemble de nos utilisateurs.

Comment ça marche ?

Nous allons introduire un nouveau bouton de consentement dans les fiches de contact, permettant de solliciter l’accord des destinataires de manière transparente et conforme à la réglementation.

Seuls les contacts qui auront donné leur consentement recevront vos campagnes d’emailing, assurant ainsi le respect de leurs préférences et des lois en vigueur.

À noter : Vos clients pourront également gérer le consentement directement depuis leur espace client.

Première fois

Dans le cadre de la mise en place de cette nouvelle solution, nous vous recommandons de suivre cette procédure : lancez votre campagne de consentement avant d’envoyer vos prochaines campagnes d’emailing afin de maximiser la portée de vos futurs envois.

Comment ?

Préparation d'un nouveau emailing
Depuis la page création d’un emailing (bulle campagne Mailing > Ajouter), créez votre prochain mailing, renseignez le filtre d’envoi (les destinataires), puis validez.
Chargement de votre liste d'envoi

À noter : le temps de chargement peut prendre quelques minutes.

Après votre validation, la section “RÉCAPITULATIF DE VOTRE LISTE” sera mise à jour pour vous indiquer le nombre de contacts/destinataires disponibles (ayant donné leur consentement) pour vos campagnes d’emailing.

Récapitulatif de votre liste : à qui sera envoyé votre campagne emailing

Vous souhaitez avoir plus de détails sur vos contacts (statut, éligibilité…) ? Cliquez sur “PLUS DE DÉTAILS” situé en-dessous de la barre des destinataires

Préparer une campagne de consentement

Si vous avez des contacts qui n’ont pas encore donné leur accord, cliquez sur le bouton “PRÉPARER UNE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT” pour déclencher une campagne générale de demande de consentement depuis le bouton “ENVOYER VOTRE CAMPAGNE DE CONSENTEMENT”.

Au quotidien

La gestion se fait depuis 4 endroits différents, chacun étant représenté par l’icône suivante : à la suite de chaque email renseigné.

Gestion du consentement de manière individuelle depuis la fiche client, fournisseur ou répertoire
Individuelle
  • 01 – Fiche client
  • 02 – Fiche répertoire
  • 03 – Fiche fournisseur
Gestion globale du consentement depuis le module emailing

Globale

  • 04 – Création d’une campagne emailing

Exemple fiche client :

Depuis la fiche client, retrouvez l’action pour la gestion du consentement par l’icône suivante : , situé à côté de chaque email renseigné.

Gestion du consentement depuis la fiche client
Cliquez sur l’icône pour ouvrir la gestion de cette adresse email.
Gérer le consentement pour un utilisateur ayant accepté

Consultez l’email renseigné ainsi que son statut :

  • Accepté :
    Le destinataire a donné son consentement pour recevoir les campagnes emailings.

  • Refusé :
    Le destinataire ne consent pas à recevoir les campagnes emailings.

  • En attente :
    Le destinataire a été consulté mais n’a pas encore donné son consentement ou refusé de recevoir les campagnes emailing.

  • Non sollicité :
    Le destinataire n’a pas reçu de demande de consentement pour recevoir les campagnes emailings
Gérer le consentement pour un contact non solicité
Cliquez sur l’icône pour accéder aux actions pour cet email

Les actions disponibles diffèrent en fonction du statut :

  • Demander le consentement :
    Réaliser la demande ou le renouvellement de la demande de consentement depuis cette action.

  • Retirer le consentement :
    Retirer le consentement de cette adresse email depuis cette action.

    ⚠️ Attention, cette action n’est pas réversible depuis cette interface. Seul le destinataire pourra revenir sur cette décision depuis l’espace client.

  • Afficher l’historique :
    Accéder à l’ensemble de l’historique sur la gestion du consentement de cette adresse email depuis cette action.
Historique du consentement

Quand ?

La fonctionnalité sera disponible courant décembre 2023 pour tous nos utilisateurs disposant du module campagne emailing.

Quelles alternatives ?

Pour ceux qui souhaitent une gestion plus autonome, il sera possible de connecter son compte MyExtrabat à des services d’emailing externes tels que Mailjet ou Brevo.

FAQ

Le « consentement de mailing » fait référence à l’autorisation explicite donnée par un individu pour recevoir des courriers électroniques promotionnels ou informatifs de la part d’une entreprise ou d’une organisation. Cela garantit que les emails ne sont envoyés qu’aux personnes qui ont donné leur accord préalable.
Votre client peut retirer son consentement en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Retirer le consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.
Pour que votre client puisse recevoir nos emailings, il peut donner son consentement en acceptant l’email de demande de consentement ou en accédant à son profil depuis son Espace client et en utilisant l’option « Donner son consentement » disponible dans la section de gestion du consentement.
Oui, vous pouvez toujours importer des listes de contacts email. Cependant, il est important de noter que seuls les emails qui sont déjà enregistrés dans votre Extrabat seront utilisés lors de vos campagnes.
Certaines adresses email sont marquées comme externes à votre magasin, car elles ne sont pas encore enregistrées dans votre Extrabat. La gestion du consentement ne s’applique qu’aux emails présents dans votre Extrabat, afin de prévenir les abus et de garantir que seuls les contacts légitimes déjà établis avec votre magasin peuvent être sollicités pour des actions telles que les demandes de consentement.
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