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Synchroniser mon agenda Extrabat sur l’application Calendrier sur mon iphone/ipad

 – Étape 1 (côté Logiciel Extrabat)

Vous cliquez sur l’icône « Préférences Utilisateurs » (qui se trouve en haut à droite entre Messages et Déconnexion).

Au niveau du menu Agenda, vous cliquez sur le bouton « Activer la synchronisation » afin qu’il se mette en position Oui.

 – Étape 2 ( Côté Smartphone Apple)

  1. Aller dans « Réglages »
  2. Aller sur l’application « Calendrier »
  3. Aller dans « Comptes »
  4. Choisir « Ajouter un compte »
  5. Choisir « Autre »
  6. Choisir « Ajouter un compte CalDAV » (Attention ne pas sélectionner CardDAV mais CalDAV)
  7. Saisir les informations suivantes (voir Étape 1):

 

  • Adresse du serveur : https://synchro.extrabat.com/*********/
  • Nom d’utilisateur : ************
  • Mot de passe : ******
  • Description : Agenda Extrabat (par exemple)

Les quatre erreurs les plus courantes :

– oublier le » /  » à la fin de la ligne de l’adresse du Serveur,

– ne pas prendre le bon mot de passe mais prendre son mot de passe d’authentification,

– oublier de mettre son agenda Extrabat par défaut dans son smartphone ou tablette (lorsqu’on revient sur l’application Calendrier),

– oublier d’activer Alertes par défaut /Événements / 1h00 avant par exemple afin de recevoir une notification de rendez-vous avec le nom du client, son adresse, ses téléphones ainsi que son e-mail.

 

Mettre à jour ses tarifs d’articles via la fonction d’Export/Import

Mettre à jour ses tarifs d’achat et de vente ainsi que les libellés via un fichier csv
  •  Aller dans paramètres -> Mise à jour des articles à partir d’un fichier csv
Mettre à jour ses tarifs et ses libellés via un fichier csv
  •  Créer ou transformer votre fichier Excel en .csv de manière a n’avoir que 5 colonnes (ni plus, ni moins, en respectant exactement l’ordre des colonnes)
  • Vous devez obligatoirement mettre les entêtes avec cette orthographe exacte (majuscules incluses)
    Code article Libellé Prix achat HT Prix vente HT Ecotaxe HT
/!\ Attention : Une colonne prix vide mettra votre prix à 0 /!\
En pièce jointe la matrice de ce fichier. Ci-joint un lien pour convertir un xls en csv
  • Importer ce fichier via le bouton « Parcourir »
  • Une fenêtre va apparaitre pour vous notifier que tout se fera en tâche de fond
  • Vous allez recevoir un mail avec 2 fichiers :
* Le premier fichier contiendra tous les articles qui ont été mis à jour avec les anciens/nouveaux libellés/prix achat/prix vente
* Le deuxième fichier contiendra les erreurs (les articles qui ne sont pas présent dans votre dossier Extrabat ou les lignes qui ont un problème de tarifs)

Relance des devis par SMS

A partir de la liste des pièces commerciales (devis), vous pouvez relancer vos devis par Sms et obtenir un retour de votre client par le système :

  • Tapez 1, Je vous recontacte,
  • Tapez 2, Mon projet est reporté,
  • Tapez 3, Mon projet s’est concrétisé.

 

  • 1) Paramétrer le texte ci-dessous dans Paramètres et Alertes mail

Un exemple :

………………………..
Bonjour {client_nom},

Vous nous avez fait l’amabilité de nous consulter et nous vous en remercions.

Afin d’améliorer la qualité de nos relations et de ne pas vous importuner, nous vous proposons de nous répondre sur la suite que vous entendez donner à notre proposition ({piece_code}) en nous répondant par :

1  = Merci de me recontacter,
2 = Mon projet est reporté,

3 = Mon projet s’est concrétisé

Cordialement,
L’équipe {libelle_magasin}

……………………

  • Aller sur la liste de vos devis et cliquez au bout à droite sur le picto SMS,

Liste des devis à relancer

  • Si le client répond et tape 1 (pastille verte), tape 2 (pastille orange), tape 3 (pastille rouge), cela mettra à jour la pastille SMS et vous recevrez un mail qui vous informe de rappeler ce client en fonction de sa réponse

Réponse à la relance des devis par sms

  • Un exemple du mail que vous recevez

PS : l’adresse mail qui reçoit le sms est l’adresse mail qui est renseignée dans Informations et coordonnées générales

Comment fonctionnent les tags et à quoi servent-ils?

Un tag (ou étiquette, marqueur, libellé) est un mot-clé (signifiant)  qui décrit une caractéristique du document et permet un regroupement facile des informations contenant les mêmes mots-clés.

A ce jour,  vos réalisations sont enregistrées dans chaque porte document de chaque client. Avec le principe du Tag, vous pourriez les regrouper et pouvoir ainsi lancer une visualisation de l’ensemble de vos réalisations.

Comment cela se passe ?

  • Vous stockez une photo dans le porte doc de votre client et vous lui assignez un TAG par exemple Diaporama (en cliquant sur le crayon)
  • Une fois que vous avez fait cela pour une dizaine de clients, vous tapez dans le Moteur de recherche Filtre Tags, le mot Diaporama, et vous retrouverez instantanément toutes les photos qui avaient le mot Diaporama en Tag,
  • Vous cliquez sur la touche Entrée de votre clavier et vous aurez ce tableau récapitulatif à suivre
  • Vous cliquez sur le picto Loupe du document et vous pourrez ainsi visualiser les photos les unes à la suite des autres

PS : vous pouvez aussi créer des tags aussi avec les documents de la bibliothèque

Les exemples les plus utiliser à ce jour :

  • charte graphique ou cg avec les logos, pied de page, en-tête, etc..
  • indispensable avec rib, kbis, chèque barré et attestation décennale,
  • Avant/Après avec toujours deux photos une Avant et une après,
  • emailing pour les images qui vont dans les emailings,
  • Nocturne pour les photos de nuit, etc…

 

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle (sauf les mails en @orange.fr ou @orange.com voir plus bas)

 

vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Si toutefois vous avez une adresse en @nomDeVotreEntreprise.com alors il faudra faire la demande de ces informations à votre technicien informatique.
Vous trouverez ci dessous le mail type que vous pouvez leur envoyer :

Bonjour,
Je souhaite configurer l’envoi de mail via le SMTP de mon nom de domaine.
Il me faudrait les informations suivante :
– Adresse du serveur SMTP (ssl ou tls)
– Numéro du port du serveur SMTP

 

Pour les mails en orange :
Nous vous conseillons vivement de prendre contact avec un prestataire informatique pour qu »il vous fasse une boite mail professionnelle afin d’envoyer les mails à partir d’extrabat. Cela n’aura aucun impact sur votre mail actuel puisque tout sera redirigé dessus.

Pour les mails sur  Google (Gmail)
cliquez sur le lien ici

Pour les mails sur  Yahoo
Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Rechercher un article

Vous tapez dans le moteur de recherche par exemple *radiat

Et vous trouvez tous les articles dont le mot radiat est présent comme par exemple accessoires fixation radiateur

Si je désire ne trouver que les articles qui commencent par radiat, il faut que je clique sur mes préférences utilisateurs afin de sélectionner le filtre « commence par le terme recherché «

Une fois ce réglage effectué, vous constaterez le résultat ci-après

 

Optimiser ses tournées par zone géographique

Lorsque vous prenez un nouveau rendez-vous pour :

  • les commerciaux,
  • Le suivi de projet ou de chantier,
  • Le Sav,
  • vos contrat de services,

le logiciel vous propose sous le rendez-vous à planifier les clients qui ont déjà des rendez-vous de fixés au plus proche de celui-ci, ce qui vous permet d’optimiser votre tournée

Dans l’exemple, sous mon rendez-vous à planifier,  il me notifie des rendez-vous  qui sont à proximité du rendez-vous que je veux  planifier.

PS : selon la vue que vous choisissez (jour, semaine ou mois), le logiciel recalcule les rendez-vous les plus proche de la journée, de la semaine ou du mois

 

Je veux prendre un rendez-vous

Plusieurs solutions :

  1. Soit par la fiche client et vous cliquez sur Nouveau Rendez-vous. Cela vous renvoie sur tous les agendas et vous cliquez déposez le rdv à planifier dans l’agenda de l’utilisateur concerné (dans ce cas ci-dessous, mr test),

  1. Soit par l’icône Agenda directement et vous étirez par exemple de 09h00 à 11h00 au niveau des plages horaires de l’utilisateur choisi. Dans le cas ci-dessous, cela vous ouvre une fenêtre où vous pouvez choisir :

– le nom du client,

– l’adresses du client ou l’adresse de votre bureau,

– Un champ Notes afin d’y apporter une précision,

– Sélectionner un type de rendez-vous ou une couleur,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par mail,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par sms (par défaut trois jours avant),

– Pouvoir cacher ce rendez-vous en le rendant privé

  1. Soit par votre agenda de smartphone (Android ou IOS) et grâce à la synchronisation, celui-ci se retrouvera sur l’agenda Extrabat

Créer un article texte sans prix ni quantité

Si vous désirez créer des titres ou des sous titres, il vous suffit de créer des articles type txt.

Il vous suffit d’ajouter un article et d’écrire txt_ puis le code que vous désirez afin de créer un paragraphe, un chapitre ou un titre

Lors de l’impression du devis ou facture, la colonne quantité, unité ou total ne seront pas reprises

Je veux voir mon déboursé à partir d’un devis

En premier lieu, vous devez savoir ce que vous voulez mesurer.

– Par exemple, si vous voulez mesurer sur un devis la répartition  entre la main d’œuvre, la sous traitance et la fourniture, il vous faut créer des types d’articles (Paramètres et Type d’articles) comme Main d’œuvre, Sous traitance, etc..

– Puis mettre à jour votre base articles en leur affectant le bon type d’articles (Paramètres et Mise à jour des articles),

– Une fois que vous avez fait votre devis et Valider, vous cliquez en haut sur la barre des pictos sur  Camembert (à droite du picto Trèfle) afin de visualiser votre déboursé.

Vous constaterez que sur la ligne Main d’œuvre, il a associé les deux lignes main d’œuvre (25+10 soit 35).

Si besoin, vous cliquez sur l’imprimante en haut à droite afin de l’imprimer

Comment le code client ou code comptable se crée

Un code client se crée à partir du moment :

  • vous transformez un devis en commande ou facture,
  • vous créez directement une pièce commerciale commande, bl, facture, avoir).

Si un code client existe déjà dans la fiche contact, le logiciel n’en créera pas un autre.

PS : Bien vérifier dans Paramètres / Export comptable que la case à cocher soit bien sûr Oui pour l’information ci-après

463b4e6b5d1e825bcb9fd9e4b7897331))))))))))))))