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Comment fonctionnent les tags et à quoi servent-ils?

Un tag (ou étiquette, marqueur, libellé) est un mot-clé (signifiant)  qui décrit une caractéristique du document et permet un regroupement facile des informations contenant les mêmes mots-clés.

A ce jour,  vos réalisations sont enregistrées dans chaque porte document de chaque client. Avec le principe du Tag, vous pourriez les regrouper et pouvoir ainsi lancer une visualisation de l’ensemble de vos réalisations.

Comment cela se passe ?

  • Vous stockez une photo dans le porte doc de votre client et vous lui assignez un TAG par exemple Diaporama (en cliquant sur le crayon)
  • Une fois que vous avez fait cela pour une dizaine de clients, vous tapez dans le Moteur de recherche Filtre Tags, le mot Diaporama, et vous retrouverez instantanément toutes les photos qui avaient le mot Diaporama en Tag,
  • Vous cliquez sur la touche Entrée de votre clavier et vous aurez ce tableau récapitulatif à suivre
  • Vous cliquez sur le picto Loupe du document et vous pourrez ainsi visualiser les photos les unes à la suite des autres

PS : vous pouvez aussi créer des tags aussi avec les documents de la bibliothèque

Les exemples les plus utiliser à ce jour :

  • charte graphique ou cg avec les logos, pied de page, en-tête, etc..
  • indispensable avec rib, kbis, chèque barré et attestation décennale,
  • Avant/Après avec toujours deux photos une Avant et une après,
  • emailing pour les images qui vont dans les emailings,
  • Nocturne pour les photos de nuit, etc…

 

 

Je veux envoyer des mails à partir d’Extrabat mais avec ma boîte mail

Si vous ne désirez plus envoyer vos mails à partir du serveur d’Extrabat mais à partir de votre adresse mail professionnelle (sauf les mails en @orange.fr ou @orange.com voir plus bas)

 

vous retrouvez dans vos paramètres (Outils et Paramètres) un menu Configurateur SMTP :

    Il ne vous reste plus qu’à :

PS : Bien effectuer le test de délivrabilité

Si toutefois vous avez une adresse en @nomDeVotreEntreprise.com alors il faudra faire la demande de ces informations à votre technicien informatique.
Vous trouverez ci dessous le mail type que vous pouvez leur envoyer :

Bonjour,
Je souhaite configurer l’envoi de mail via le SMTP de mon nom de domaine.
Il me faudrait les informations suivante :
– Adresse du serveur SMTP (ssl ou tls)
– Numéro du port du serveur SMTP

 

Pour les mails en orange :
Nous vous conseillons vivement de prendre contact avec un prestataire informatique pour qu »il vous fasse une boite mail professionnelle afin d’envoyer les mails à partir d’extrabat. Cela n’aura aucun impact sur votre mail actuel puisque tout sera redirigé dessus.

Pour les mails sur  Google (Gmail)
cliquez sur le lien ici

Pour les mails sur  Yahoo
Si vous l’avez fait sous Yahoo par exemple, cliquez sur le lien ici

Je veux personnaliser mes préférences utilisateurs

Il vous faut cliquer en haut à droite sur la roue crantée (à droite de l’avatar)

Vous pourrez personnaliser :

  • l’ apparence du logiciel (fond visuel, l’image des bulles),
  • Personnaliser votre moteur de recherche dans son mode de recherche (contient le terme recherché, commence par le terme recherché, etc..)
  • Donner des droits à votre agenda (qui peut consulter, qui peut modifier, etc..),
  • Paramétrer le délai des alertes SMS par défaut (1 jour, 2 jours, etc..),
  • Activer la synchronisation de votre agenda (sur iphone ou android),
  • Gérer les vues de son planning (figer l’en tête ou non, orienter l’écriture, etc..),
  • Gérer ses préférences au niveau de la gestion commerciale (liste des pièces, dépôt par défaut, journal de caisse par défaut, etc..),
  • Activer ou désactiver les numéros de lignes sur une pièce commerciale
  • Gérer ses préférences lors de la création d’un client
  • Gérer ses préférences lors de l’affichage du tableau de bord (à partir du sélecteur du moteur de recherche et tableau de bord)
  • Gérer ses préférences lors de l’envoi par mail du tableau de bord (par jour, par semaine ou par mois),

 

Rechercher un article

Vous tapez dans le moteur de recherche par exemple *radiat

Et vous trouvez tous les articles dont le mot radiat est présent comme par exemple accessoires fixation radiateur

Si je désire ne trouver que les articles qui commencent par radiat, il faut que je clique sur mes préférences utilisateurs afin de sélectionner le filtre « commence par le terme recherché «

Une fois ce réglage effectué, vous constaterez le résultat ci-après

 

Optimiser ses tournées par zone géographique

Lorsque vous prenez un nouveau rendez-vous pour :

  • les commerciaux,
  • Le suivi de projet ou de chantier,
  • Le Sav,
  • vos contrat de services,

le logiciel vous propose sous le rendez-vous à planifier les clients qui ont déjà des rendez-vous de fixés au plus proche de celui-ci, ce qui vous permet d’optimiser votre tournée

Dans l’exemple, sous mon rendez-vous à planifier,  il me notifie des rendez-vous  qui sont à proximité du rendez-vous que je veux  planifier.

PS : selon la vue que vous choisissez (jour, semaine ou mois), le logiciel recalcule les rendez-vous les plus proche de la journée, de la semaine ou du mois

 

Je veux prendre un rendez-vous

Plusieurs solutions :

  1. Soit par la fiche client et vous cliquez sur Nouveau Rendez-vous. Cela vous renvoie sur tous les agendas et vous cliquez déposez le rdv à planifier dans l’agenda de l’utilisateur concerné (dans ce cas ci-dessous, mr test),

  1. Soit par l’icône Agenda directement et vous étirez par exemple de 09h00 à 11h00 au niveau des plages horaires de l’utilisateur choisi. Dans le cas ci-dessous, cela vous ouvre une fenêtre où vous pouvez choisir :

– le nom du client,

– l’adresses du client ou l’adresse de votre bureau,

– Un champ Notes afin d’y apporter une précision,

– Sélectionner un type de rendez-vous ou une couleur,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par mail,

– Pouvoir confirmer le rendez-vous par sms (par défaut trois jours avant),

– Pouvoir cacher ce rendez-vous en le rendant privé

  1. Soit par votre agenda de smartphone (Android ou IOS) et grâce à la synchronisation, celui-ci se retrouvera sur l’agenda Extrabat

Comment le code client ou code comptable se crée

Un code client se crée à partir du moment :

  • vous transformez un devis en commande ou facture,
  • vous créez directement une pièce commerciale commande, bl, facture, avoir).

Si un code client existe déjà dans la fiche contact, le logiciel n’en créera pas un autre.

PS : Bien vérifier dans Paramètres / Export comptable que la case à cocher soit bien sûr Oui pour l’information ci-après

Le RGPD – Tout savoir sur le Règlement Général sur la Protection des Données

Au démarrage, quelques liens afin de vous aider à y voir plus clair

  1. https://www.cnil.fr/fr/rgpd-par-ou-commencer
  2. Guide pratique pour les tpe
  3. Ce qui change pour les professionnels

Ce que vous propose la solution Extrabat :

  • Se donner un droit utilisateur « RGPD » afin d’avoir un compte administrateur RGPD avec un widget « RGPD » sur sa page d’accueil récapitulatif de toutes les demandes de vos clients concernant leurs données,

  • Via son Espace Client, votre client pourra faire une demande sur ses informations personnelles (afin d’avoir une traçabilité),

  • Pouvoir envoyer à vos prospects, clients toutes les informations que vous possédez sur eux via le menu qui s’est rajouté Données personnelles (attention de bien regarder toutes les informations que vous envoyez à vos clients),

  • Pouvoir supprimer définitivement un client de votre base et  l’en informer. Il faudra au préalable lui affecter le statut Corbeille puis aller sur la bulle Gestion clients et Corbeille. Sur la liste des noms, vous avez une croix au bout à droite qui vous permettra de supprimer définitivement les données de ce client (sauf les pièces commerciales (devis, commande, facture, avoir).

Nouvelle fonctionnalité – Les produits précurseurs d’explosifs

Dans le paramétrage des articles, vous pouvez maintenant notifier que cet article est un produit « Précurseur d’explosif »
Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton « Précurseur d’explosif »

Lorsque vous réaliserez une facture par le mode normal ou par l’interface de caisse, un pictogramme explosif apparaîtra afin de vous signifier que vous vendez un produit dangereux

et vous rappelle de faire signer le registre de police.

Dans le module Export (si vous avez les droits), vous pouvez exporter tous les clients qui ont acheté des produits précurseurs d’explosifs, ce qui vous permettra de faire une correspondance avec le livre de police.

PS : Pour rappel, vous devez avoir un livre de police (fourni par les fournisseurs produits de précurseurs d’explosifs) signé par le centre de police le plus proche de votre magasin.

Comment recevoir son tableau de bord par mail ?

 

Dans Préférences Utilisateurs (roue crantée en haut à droite à côté du bouton déconnexion), vous allez tout en bas et vous cliquez sur « Accéder au formulaire » dans la rubrique Recevoir le tableau de bord par e-mail.

Vous cochez sur les éléments que vous désirez recevoir ainsi que sa périodicité et vous validez.

 

Un moteur de recherche plus rapide

Toujours en quête de performance, nous venons d’optimiser le moteur de recherche d’Extrabat pour des résultats plus rapides.

Cette nouveauté entraîne une modification dans les critères de recherche, qui sont maintenant « Commence par le terme recherché ».

Si besoin, vous pouvez revenir à l’ancienne méthode « Contient le terme recherché » depuis vos Préférences utilisateurs :

Préférences du moteur de recherche

Créer une facture d’acompte et comment déduire l’acompte lors de votre première facturation

1 – Depuis une commande client, cliquez sur « Diviser en sous commande ». (Comme indiqué ci-dessous)

Commande

2 – Dans la fenêtre « Gérer des sous-commandes », cliquez sur « Facturation à la situation => Transformer en % ».

Gerer les sous commandes

3 – Dans Acompte, saisissez le montant de l’acompte à la commande.

Acompte

4 – Générez la facture d’acompte en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

PS : N’oubliez pas de valider la facture d’acompte avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement si besoin.

Comment déduire l’acompte lors de votre première facturation :

1 – Retournez sur la commande client  (via le moteur de recherche avec **et le nom du client) et cliquez sur « Diviser en sous commande ».

Faîtes glisser par un cliquer-déplacer les articles dans la sous commande N°1.

Cliquer deplacé commande

6 – Saisissez le pourcentage de facturation à faire (vous pouvez le faire aussi par quantité) puis faites glisser par un cliquer-déplacer l’acompte du dessus dans la sous commande N°1.

Glisse deplace

7 – Générez la facture en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

8 – La facture est générée avec la déduction de la facture d’acompte.

Facture finale

PS : N’oubliez pas de valider la facture avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement.

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