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Comment trouver un article vendu à un client ?

Si votre article fait parti d’un ouvrage :

1° Tapez le nom du client concerné dans le moteur de recherche

2° Cliquez sur son ouvrage dans sa fiche client

3° Cliquez sur Équipements ou Accessoires selon la famille dans laquelle vous avez rangé votre article.

 

Capture articles

 

Si votre article est « hors » ouvrage :

1° Cliquez dans la bulle « Outils » puis « Export »

2° Dans la colonne de droite « Gestion Commerciale » cliquez sur « Détail des achats des clients »

3° Renseignez les informations souhaitées et Validez

Capture detail

Capture details 2

 

Mettre à jour sa base Article

Vous cliquez sur  => Paramètre => Gestion Commerciale => Mise à jour de tous les articles.

  1. Vous sélectionnez les familles d’articles,
  2. Vous sélectionnez les colonnes à afficher,
  3. Vous sélectionnez via les titres de colonnes le type d’articles que vous désirez,
  4. Vous validez.

Mise à jour article 2

PS : Une fois tous les articles mis à jour, la fenêtre se fermera toute seule.

Créer une facture d’acompte et comment déduire l’acompte lors de votre première facturation

1 – Depuis une commande client, cliquez sur « Diviser en sous commande ». (Comme indiqué ci-dessous)

Commande

2 – Dans la fenêtre « Gérer des sous-commandes », cliquez sur « Facturation à la situation => Transformer en % ».

Gerer les sous commandes

3 – Dans Acompte, saisissez le montant de l’acompte à la commande.

Acompte

4 – Générez la facture d’acompte en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

PS : N’oubliez pas de valider la facture d’acompte avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement si besoin.

Comment déduire l’acompte lors de votre première facturation :

1 – Retournez sur la commande client  (via le moteur de recherche avec **et le nom du client) et cliquez sur « Diviser en sous commande ».

Faîtes glisser par un cliquer-déplacer les articles dans la sous commande N°1.

Cliquer deplacé commande

6 – Saisissez le pourcentage de facturation à faire (vous pouvez le faire aussi par quantité) puis faites glisser par un cliquer-déplacer l’acompte du dessus dans la sous commande N°1.

Glisse deplace

7 – Générez la facture en cliquant sur « Générer la facture ».

Generer facture

8 – La facture est générée avec la déduction de la facture d’acompte.

Facture finale

PS : N’oubliez pas de valider la facture avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement.

Comment créer des types d’articles ?

 

Depuis les paramètres, il est désormais possible de créer des types d’articles en cliquant sur la Bulle Paramètres => Gestion Commerciale => Type d’article.

Vous cliquez sur le menu à gauche « Ajouter un type d’article ».

Type d'article

PS : L’idée de créer un type d’article permet sur un devis d’avoir une répartition entre la main d’œuvre, la location, la sous-traitance et les matériaux par exemple.

Tableau repartition

 

Module SMS

Vous pouvez dès à présent confirmer vos rendez-vous (commercial, sav, contrat de services, chantier) par SMS depuis l’agenda Extrabat !

Vous pouvez activer votre module SMS via la bulle Paramètres et le menu à droite Module SMS

parametre-module

L’ouverture et le renouvellement du contrat pour l’abonnement SMS est réalisé depuis votre magasin Extrabat en sélectionnant l’offre qui vous correspond la mieux :

Pour l’ouverture au service,

-> 1 000 sms (99€ ht)
-> 3 000 sms (195€ ht)
-> 5 000 sms (289€ ht)

Et en renouvellement

-> 1 000 sms (70€ ht)
-> 3 000 sms (204€ ht)
-> 5 000 sms (275€ ht)

souscription

Une fois l’offre souscrite, vous pouvez paramétrer votre texte dans Paramètres –> Magasin –> Alertes mail (tout en bas de la page)

alerte-mails

Un exemple d’un texte standard « Bonjour, nous vous rappelons votre rendez-vous du {rdv_date} avec {rdv_user}. Toutes nos actualités sur www.extrabat.com » (160 caractères maximum)

parametre-texte

Dès lors, vous pouvez depuis votre agenda envoyer des confirmations de vos rendez-vous. Par défaut, le système renvoie un sms de confirmation un jour avant votre rendez-vous mais vous pouvez le changer si vous le désirez.

module-sms

PS : A tout moment, vous pouvez forcer l’envoi d’un sms en cliquant sur votre rendez-vous et consulter aussi le nombre de sms restant.

sms1

PS : Par définition, le système renvoie le sms un jour avant le rendez-vous. Par exemple, si vous prenez un rendez-vous le lundi pour le samedi, le système renverra un sms de confirmation de rendez-vous le vendredi soit un jour avant.

Comment bloquer la gestion commerciale pour un client (indépendant de l’encours)

Pour cela, il faut se rendre sur la fiche client onglet « Contact », cliquer sur Modifier puis sur Oui/Non du champ « Bloquer la gestion commerciale » puis Valider. Dans le champ texte à côté du champ Oui/Non, vous pouvez saisir la raison pour laquelle le client n’a plus accès à la gestion commerciale.

capture-du-2016-10-28-12-17-21

Une fois bloqué, si vous désirez faire un devis ou une facture, ce message apparaitra.

capture

Mon email revient « not delivery » alors que l’adresse mail est bonne et fonctionne sous une autre messagerie

Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :
mail-non-remis
Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :
- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : 
 "include:_spf.extrabat.com"

Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.

Comment savoir si un article est à jour (période de moins d’un an)

Lorsque vous tapez *+ le nom de l’article par exemple *main d’oeuvre, vous constatez que vous avez des articles avec un prix en vert et d’autres avec une couleur noire.

Mise à jour articles

Cela signifie pour :

– la couleur verte = l’article a été mis à jour depuis moins d’un an

– la couleur noire = l’article n’a pas été mis à jour depuis plus d’un an.

PS : si vous désirez connaître exactement la date de la dernière mise à jour ainsi que le nom de la personne, il vous faut cliquer sur l’article afin d’ouvrir sa fiche et mettre votre curseur sur le point d’interrogation.

? sur la fiche article

Si vous ne voyez pas le point d’interrogation, c’est que l’article n’a jamais été mis à jour.

Ce système fonctionne à plusieurs endroits du logiciel  à savoir :

– Moteur de recherche lorsque vous recherchez un article,

– Lorsque vous faîtes un devis, commande, facture,

– Lorsque vous passez une commande fournisseur

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