Gestion commerciale - Page 5 sur 10 - Extrabat

Créer un nouveau mode de règlement avec calcul de l’échéance

Si vos droits « Utilisateur » sont autorisés à paramétrer :

Cliquez sur Outils > Paramètres puis dans Gestion commerciale sur Mode de règlements et Ajouter.

Remplissez les différents champs comme indiqué et validez.

Vous pouvez faire en sorte que le logiciel calcule automatiquement l’échéance de règlement en complétant le nombre de jours et si l’échéance est en fin de mois le 30 ou non

PS : Pour plus de précision, vous pouvez créer un mode de règlement « Remboursement client par chèque » et un autre « par CB » par exemple ou bien Perte afin de solder un compte client insolvable.

Faire une remise en banque d’espèces

Cliquez sur la bulle € Gestion commerciale > Livre de caisse puis sur le sigle des billets.

Cliquez sur l’onglet Remises en banque.

Choisissez votre banque en tapant le début du compte 512, notez votre libellé et le montant de votre remise d’espèces puis validez.

Vous verrez ainsi le mouvement de votre journal de caisse que vous pouvez imprimer si vous souhaitez en cliquant sur l’icône de l’imprimante.

Je veux affecter une pièce commerciale ( devis,commande, bon de livraison, facture, avoir) à un autre client

Dans le moteur de recherche, tapez **et le nom du client afin d’appeler le devis recherché puis cliquez sur l’icône « Affecter à un autre client »

Nommez le client à qui vous voulez affecter cette facture et validez.

Voici la facture au nom du nouveau client.

Validez et enregistrez le règlement de ce nouveau client si c’est une facture.

Attention à ne pas oublier l’ancien règlement

PS : Si vous ne trouvez pas l’icône « Affecter à un autre client », c’est que la facture est lettrée (ou exportée en comptabilité).

Dans le premier cas, pensez à la délettrer et ré affecter les règlements et dans le second, il vous faut faire un avoir et créer à nouveau une nouvelle facture.

Je veux regrouper plusieurs commandes ou bons de livraison en une seule facture

Sur votre fiche client, cliquez sur Liste des pièces ou sur la gestion commerciale (en cliquant sur liste des pièces). Attention à la plage de dates.

Choisissez les commandes à regrouper en une seule facture en cochant les cases au bout à droite.

Puis choisissez dans le menu déroulant en bas, le mode de transformation.

Vous avez ainsi vos 2 commandes regroupées.

Pensez à valider votre facture.

Lettrer ou payer une facture avec un avoir

Une facture et un avoir ont été faits pour un même client.

Dans la fiche de ce client, cliquez sur « Règlements et lettrage » > « Ecritures non lettrées »

Puis cliquez sur le montant du règlement du côté de la colonne Facture, il va s’afficher en gras et faites de même du côté de la colonne Règlement.

« Validez le lettrage » apparaîtra en bas de la page, vous n’avez plus qu’à cliquer dessus et votre facture sera lettrée avec votre avoir.

Je veux supprimer une facture

Suite à la loi du 01 01 2018 sur l’inaltérabilité et l’historisation des données, nous ne pouvons plus supprimer de factures.

Les 3 choses que vous pouvez faire, c’est :

– Changer des articles ou les enlever.

– Affecter la pièce commerciale à un autre client.

– Faire un avoir et lettrer votre facture avec cet avoir.

Je me suis trompé de type de règlement (espèces, carte bleue, chèques)

Afin de modifier un règlement enregistré, allez sur le dossier du client et cliquez sur > Règlements et lettrage (dans le menu à gauche).

Il vous faut delettrer l’écriture concernée afin de pouvoir voir l’icône « Contrepasser »

En cliquant sur « Contrepasser », cela vous génèrera une écriture en négatif qui se lettrera automatiquement avec le règlement à modifier.

Il vous suffira ensuite de cliquer sur « Ajouter nouveau règlement », enregistrer le bon montant et/ou mode de règlement afin de pouvoir lettrer et solder l’écriture.

A ce jour, la loi du 1er Janvier 2018 veut historiser tous les mouvements bancaires donc nous n’avons plus la possibilité de modifier ou supprimer un règlement si j’ai fait une erreur d’affectation.

Dupliquer un devis, une commande ou une facture ?

Afin de dupliquer une pièce commerciale (devis, commande ou facture), positionnez-vous sur votre pièce et cliquer sur l’icône « Dupliquer » comme ci-dessous.

Une fenêtre va s’ouvrir et vous choisissez le type de pièce commerciale que vous souhaitez dupliquer ainsi que le nom du client.

Modifier les coordonnées de mon IBAN sur mes devis, commandes, factures

Vous cliquez sur « Outils > Paramètres > IBAN ». »

Vous Cliquez sur « Ajouter » dans le menu à gauche et vous rentrez les informations demandées.

Vous pouvez aussi :

Désactiver l’ancien IBAN en cliquant sur la coche verte pour la transformer en croix rouge,
Supprimer l’ancien IBAN en cliquant sur la croix au bout de la ligne à droite,
Si vous souhaitez conserver les 2 IBAN et utiliser par défaut le dernier créé, vous pouvez via le système d’ascenseur mettre ce dernier en 1ère position dans votre liste d’IBAN

PS : Attention pour les modèles d’impression sur mesure, il est possible que les informations soient saisies dans le code. A ce moment là, faîtes nous suivre une demande via l’assistance.

Pratiquer une augmentation par % d’une commande à renouveler type contrat de services

Pour faire une augmentation :

Gestion commerciale –> Récurrences à venir –>

Liste des commandes à renouveler (en haut à droite) -> Sélectionner les commandes ->

Puis (en bas de la liste) Cliquer sur « Renouveler les commandes » ->

Saisir le % d’augmentation et Valider

Les bonnes règles afin de créer une affaire et de la gérer

PS : Au niveau des droits, si l’utilisateur a le droit de voir les marges, alors il a accès à la liste des affaires.

Mettre à jour mes prix d’achat via un devis ou une commande

Sur un devis ou une commande, vous cliquez sur le Trèfle qui va vous permettre de visualiser vos prix d’achat et la marge globale (en prix et %).

Si vous désirez changer ce prix d’achat (car conditions exceptionnelles) ou mettre à jour votre prix d’achat, il vous suffit de cliquer sur le prix d’achat afin d’ouvrir une fenêtre de modification