Depuis la fiche client => Menu sur la gauche « Gestion Commerciale => Liste des affaires.
PS : Vous pouvez clôturer une affaire en cliquant sur le cadenas ou Modifier son nom en cliquant sur le crayon.
Vous cliquez sur => Paramètre => Gestion Commerciale => Mise à jour de tous les articles.
PS : Une fois tous les articles mis à jour, la fenêtre se fermera toute seule.
1 – Depuis une commande client, cliquez sur « Diviser en sous commande ». (Comme indiqué ci-dessous)
2 – Dans la fenêtre « Gérer des sous-commandes », cliquez sur « Facturation à la situation => Transformer en % ».
3 – Dans Acompte, saisissez le montant de l’acompte à la commande.
4 – Générez la facture d’acompte en cliquant sur « Générer la facture ».
PS : N’oubliez pas de valider la facture d’acompte avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement si besoin.
Comment déduire l’acompte lors de votre première facturation :
1 – Retournez sur la commande client (via le moteur de recherche avec **et le nom du client) et cliquez sur « Diviser en sous commande ».
Faîtes glisser par un cliquer-déplacer les articles dans la sous commande N°1.
6 – Saisissez le pourcentage de facturation à faire (vous pouvez le faire aussi par quantité) puis faites glisser par un cliquer-déplacer l’acompte du dessus dans la sous commande N°1.
7 – Générez la facture en cliquant sur « Générer la facture ».
8 – La facture est générée avec la déduction de la facture d’acompte.
PS : N’oubliez pas de valider la facture avec le V vert en haut à droite et d’enregistrer le règlement.
Depuis les paramètres, il est désormais possible de créer des types d’articles en cliquant sur la Bulle Paramètres => Gestion Commerciale => Type d’article.
Vous cliquez sur le menu à gauche « Ajouter un type d’article ».
PS : L’idée de créer un type d’article permet sur un devis d’avoir une répartition entre la main d’œuvre, la location, la sous-traitance et les matériaux par exemple.
Pour générer les écritures de votre gestion commerciale dans votre comptabilité depuis Extrabat :
• Se rendre dans la bulle « Gestion Commerciale » -> « Export comptable »,
• Par défaut, toutes les écritures non-exportées sont visibles. Des filtres sont disponible en haut de page (par plage de dates, pour retrouver les pièces déjà exportées, etc…),
• Sélectionner les écritures à exporter (en cochant la case tout sélectionner ou en cochant case par case ou en étirant le curseur comme si vous preniez un rendez-vous dans votre agenda),
• En bas de page, cliquer sur « Afficher les écritures », cela vous permet de voir le masque du fichier que vous allez exporter,
• S’il y a un message en rouge « Attention, X écritures sont déséquilibrées » (cela peux arriver pour 1 ou 2 centimes), il faut mettre à jour votre lettrage voire contacter l’assistance si besoin,
• Sinon, cliquer sur « Générer les écritures » en bas de page,
• Cela génère le fichier à importer dans votre logiciel de comptabilité. Par défaut Firefox place ce fichier dans le dossier « Téléchargements », cela est modifiable depuis les options de Firefox.
Le fichier généré s’appellera « extrabat_export_ecritures_gcn_XXXXXXXXXXX.csv ». Les XXXX représente la date et l’heure à laquelle a été généré le fichier, au format YYYYMMJJHHMMSS.
Vous pouvez déplacer une ou plusieurs lignes lors de l’édition d’une pièce commerciale (exemple en vidéo ci-dessous) :
La gestion des nomenclatures dynamique a également été prise en compte, vous pouvez maintenant masquer/afficher le contenu d’une nomenclature dynamique (un fond bleu a été ajouté pour plus de visibilité), et déplacer toute une nomenclature dynamique :
Vous appelez l’article par exemple par le moteur de recherche en faisant *et le nom de l’article.
Cela ouvre directement la fiche article.
Vous allez tout en bas et à droite, et vous cliquez sur le bouton Dupliquer.
PS : vous serez obligé de donner un nouveau code interne car le logiciel ne supporte qu’un code unique
Votre client envoie des emails depuis l'application Extrabat avec son adresse @masociete.com.
Or, le domaine masociete.com n'autorise pas les envois de mail depuis des serveurs différents des siens. Les messages envoyés par l'application sont donc rejetés et vous avez un message d'erreur (voir ci-dessous) :
Il faut que votre client utilise une autre adresse email(gmail.com ou yahoo.com), ou que votre administrateur de nom de domaine accepte d'expédier ses emails via son propre serveur SMTP.
Pour ce faire, il suffit de demander à la personne qui gère votre nom de domaine (donc vos mails) de :
- Ajouter le paramètre suivant à l'enregistrement SPF du domaine masociete.com : "include:_spf.extrabat.com" Une fois ceci fait, les serveurs Extrabat seront autorisés à envoyer des emails depuis votre nom de domaine.
Lorsque vous tapez *+ le nom de l’article par exemple *main d’oeuvre, vous constatez que vous avez des articles avec un prix en vert et d’autres avec une couleur noire.
Cela signifie pour :
– la couleur verte = l’article a été mis à jour depuis moins d’un an
– la couleur noire = l’article n’a pas été mis à jour depuis plus d’un an.
PS : si vous désirez connaître exactement la date de la dernière mise à jour ainsi que le nom de la personne, il vous faut cliquer sur l’article afin d’ouvrir sa fiche et mettre votre curseur sur le point d’interrogation.
Si vous ne voyez pas le point d’interrogation, c’est que l’article n’a jamais été mis à jour.
Ce système fonctionne à plusieurs endroits du logiciel à savoir :
– Moteur de recherche lorsque vous recherchez un article,
– Lorsque vous faîtes un devis, commande, facture,
– Lorsque vous passez une commande fournisseur
